8 Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Lựa chọn tìm kiếm cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp cho việc quản lý kho tăng tính chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian cho doanh nghiệp, đưa ra được những giải pháp then chốt, cân bằng việc quản lý kho, tránh hàng tồn đọng hay thiếu hụt sản phẩm. Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

 

Thế nào là quản lý hàng tồn kho

 

 

Quản lý hàng tồn kho là khâu quan trọng trong chuỗi các hoạt động doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ các quá trình từ đặt hàng, lưu trữ và sử dụng các loại hàng tồn như nguyên vật liệu, hàng hóa sản phẩm. Đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời và hạn chế mức tối thiểu việc gánh chịu nhiều chi phí cho hàng tồn kho quá lớn. Để một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả doanh nghiệp cần theo sát số lượng hàng hóa, dự trù sản lượng cần có nhằm giảm thiểu rủi ro hàng tồn vượt mức. Điều này đã giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được số tiền và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp

 

Vai trò của việc quản lý hàng tồn kho

 

Nhằm đảm bảo cung ứng đủ hàng hóa cho thị trường việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần được tối ưu hóa các khâu như mua vào, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được dòng chảy hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhiều sản phẩm trong kho.

 

 

Để duy trì một hệ thống tồn kho hiệu quả cần đảm bảo nguồn cung ổn định và phải giúp tối ưu được lượng hàng hóa lưu thông trong kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu chi phí đầu tư.

 

Xem thêm: Top 7 cách quản lý kho hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

 

8 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả tốt nhất

 

Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

 

 

Hiện nay có hai phương pháp thiết lập hàng hóa phổ biến được nhiều doanh nghiệp ứng dụng vào sử dụng quản lý kho hàng hiệu quả. Đó là phương pháp thiết lập vị trí kho cố định và sắp xếp linh hoạt. 

 

Đối với mỗi phương pháp đều có những lợi ích thiết thực riêng phù hợp với từng nhu cầu và thời điểm. Vì vậy, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng lựa chọn phương pháp thiết lập vị trí kho để có thể tận dụng tối ưu được những ưu điểm.

 

Đầu tiên, đối với sắp xếp vị trí kho cố định là phương pháp dễ dàng thực hiện. Cách thức thiết lập bằng cách người dùng phân loại hàng hóa và đặt chúng vào một vị trí kho dành riêng cho loại hàng đó. Phương pháp này tuy dễ dàng quản lý và sắp xếp nhưng sẽ gây ra nhiều khó khăn như một số loại hàng hóa cần được xuất đi. Lúc này xuất hiện khoảng trống lớn vị trí hàng, dẫn đến không tối ưu được khoảng trống đó cho loại hàng khác. Đối với những doanh nghiệp lớn cần chứa nhiều mặt hàng khác nhau nên cân nhắc sử dụng phương pháp này. 

 

Đối với những doanh nghiệp cần tối ưu kho hàng hiệu quả, lựa chọn phương pháp sắp xếp vị trí kho linh hoạt sẽ phù hợp và tận dụng được triệt để kho một cách hợp lý. Qua cách cho phép người dùng sử dụng vị trí kho trống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng không gian kho lưu trữ hàng, tuy nhiên người dùng sẽ khó quan sát và theo dõi. Vì vậy, cần cập nhập thường xuyên vị trí kho chính xác để hạn chế việc tìm kiếm và kiểm soát tốt hơn tránh thất thoát hàng hóa.

 

Ứng dụng phương pháp quản lý kho FIFO hoặc LIFO

 

 

Trong quá trình quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp cần lựa chọn một phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả, phù hợp với đặc điểm từng loại hàng hóa khác nhau. Vì vậy, việc xem xét một trong hai phương pháp FIFO hoặc LIFO sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho khác nhau như thế nào. 

 

Phương pháp FIFO (nhập trước - xuất sau) hàng hóa được sản xuất trước được lên kệ trước và sẽ được tiêu thụ trước. Điều này, giảm thiểu được tình trạng hàng hóa bị tồn đọng, lỗi thời, hư hỏng năng làm mất giá trị của sản phẩm. Đối với LIFO (nhập sau - xuất trước) cho phép doanh nghiệp tính giá vốn gần với chi phí nhập kho gần nhất, từ đó định giá sản phẩm phù hợp. Tuy nhiên, phương pháp này có thể dẫn đến tình trạng tồn kho sản phẩm cũ.

 

Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu và đặc điểm của từng loại hàng hóa để lựa chọn phương pháp tính giá vốn phù hợp, nhằm quản lý tồn kho hiệu quả và tính giá thành chính xác.

 

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho vật tư tốt nhất hiện nay

 

Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

 

 

Để đảm bảo nguồn cung ứng nhu cầu khách hàng và hạn chế được hàng tồn kho quá nhiều. Doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu phải có trong kho, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và tiêu thụ của thị trường. Điều này, giúp doanh nghiệp ứng phó kịp thời với những sự cố bất ngờ. Đây sẽ là sự lựa chọn phù hợp dành cho doanh nghiệp hướng tới.

 

Đối với với mức tồn kho tối đa doanh nghiệp có thể lưu trữ số lượng lớn hàng hóa tránh được tình trạng sản xuất quá nhiều dẫn đến ứ đọng hàng hóa, chiếm số lượng lớn chi phí của doanh nghiệp. Dù sử dụng phương pháp nào của hai phương pháp trên cũng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp cách quản lý tồn kho hiệu quả và tối ưu.

 

Mã hóa và dán nhãn tất cả hàng tồn kho

 

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng đến hệ thống mã hóa cho toàn bộ sản phẩm. Điều này, đã giúp cho người dùng dễ dàng phân biệt được các loại hàng hóa, kiểm soát kho và mang lại nhiều lợi ích cho quá trình vận hành

 

Tuỳ theo yêu cầu và mức độ chi tiết mà doanh nghiệp mong muốn, họ có thể xây dựng hệ thống mã hóa riêng phù hợp và dán nhãn lên từng hàng hóa. Điều này cho phép thông tin về từng sản phẩm, như vị trí kệ hàng, số lượng tồn kho, v.v được hiển thị một cách chính xác và nhanh chóng khi quét mã qua thiết bị.

 

Nhờ sự rõ ràng, minh bạch của hệ thống mã hóa, việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định được vị trí và số lượng của từng loại sản phẩm, từ đó đưa ra các quyết định quản lý kho hàng hiệu quả.

 

 

Kiểm soát quy trình xuất - nhập kho

 

Từ khâu tiếp nhận nguyên liệu thô cho đến quản lý hàng thành phẩm, mỗi công đoạn đều cần được giám sát kỹ lưỡng.

 

Đối với khâu nhập kho nguyên liệu, doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng và chất lượng theo đúng dự kiến. Điều này không chỉ giúp đảm bảo đủ nguồn cung ứng cho quá trình sản xuất, mà còn tránh được tình trạng ăn chặn từ những thành phần xấu. Đây là khâu vô cùng quan trọng và kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu sử dụng có đúng mục đích.

 

Khi sản phẩm hoàn thiện được nhập kho hàng, người quản lý nên đối chiếu số lượng và chất lượng sản phẩm với nguyên liệu thô. Nắm rõ hiệu quả quy trình sản xuất, nhằm phát hiện kịp thời những thất thoát hoặc sản phẩm lỗi trước khi đưa đến tay khách hàng.

 

Với sự kiểm soát chặt chẽ ở từng khâu, doanh nghiệp có thể nắm bắt toàn diện dòng chảy hàng hóa, đảm bảo nguồn cung ứng đủ và kịp thời, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm.

 

Kiểm kê kho định kỳ

 

Việc kiểm kê kho định kỳ là cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo sự chính xác và kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện và khắc phục các sai lệch về số lượng, giúp tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng tồn kho. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách kịp thời. Với mỗi kết quả định kỳ được cung cấp đầy đủ những dữ liệu đáng tin cậy để doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược về quản lý hàng tồn kho, như xác định điểm đặt hàng, tối ưu hóa chu kỳ đơn hàng, hay lên kế hoạch sản xuất, nhập khẩu.

 

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

 

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp chính là yếu tố then chốt dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, những công ty chú trọng vào việc nuôi dưỡng những mối quan hệ này thường đạt được những kết quả vượt trội về lợi nhuận, tăng trưởng và hiệu quả hoạt động.

 

Để xây dựng và duy trì mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần triển khai một kế hoạch hành động cụ thể. Trước tiên, cần tìm hiểu và đánh giá kỹ lưỡng về năng lực, uy tín của các nhà cung cấp tiềm năng. Tiếp theo, xây dựng một mối quan hệ giao tiếp hiệu quả, thường xuyên chia sẻ thông tin để tạo dựng sự tin tưởng và cam kết lâu dài.

 

 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chủ động lắng nghe phản hồi từ nhà cung cấp, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi và linh hoạt trong quá trình hợp tác. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và củng cố mối quan hệ bền vững, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp và nhà cung cấp.

 

Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

 

Người quản lý cần lường trước những thay đổi đột ngột để có thể kịp thời xử lý những khó khăn bất chợt nhằm không bị gián đoạn, thiếu hụt hay tồn đọng nhiều sản phẩm tồn kho, tránh tình trạng sử dụng quá nhiều chi phí cho hàng hóa không cần thiết. Nhằm xây dựng kế hoạch dự phòng và phù hợp để doanh nghiệp có thể giải quyết kịp thời những tình huống bất ngờ. Đây là một trong những nhiệm vụ then chốt cần người quản lý kho phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và liên tục. Người quản lý cần chủ động trong việc đưa ra những đề xuất như dự trữ nguyên liệu, tăng công suất quản lý, dự trù nguồn vốn và mở rộng kho bãi nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.

 

Việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Áp dụng các phương pháp quản lý tồn kho phù hợp giúp doanh nghiệp nắm chắc số lượng và giá trị hàng hóa trong kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa lưu chuyển, kiểm soát chi phí, và tăng cường năng lực cạnh tranh. Nắm rõ và áp dụng đúng cách quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận, tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường. Truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để biết thêm kiến thức hữu ích.

 

 >>>Có thể bạn quan tâm:

 

• Phần mềm Quản lý kho sản xuất

• Phần mềm kế toán kho cho doanh nghiệp sản xuất

• Quy trình quản lý kho thép bằng mã vạch

 

​Để đăng ký nhận tư vấn chi tiết, bạn vui lòng bấm vào link bên dưới: