Các bước lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

Ngày đăng: 19/06/2023

Các bước lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

Lập kế hoạch mua hàng có ý nghĩa quan trọng giúp hoạt động lưu thông hàng hóa được tổ chức và kiểm soát kịp thời, thường xuyên trong doanh nghiệp. Dựa vào bản kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp có thể đảm bảo được hàng hóa phù hợp về nhu cầu, số lượng, chất lượng, giá cả. Dưới đây, mời bạn cùng tìm hiểu kế hoạch mua hàng là gì và lập được kế hoạch mua hàng bao gồm những bước nào.

1. Đôi nét về kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng hay còn được gọi là kế hoạch quản lý mua hàng, là một tài liệu được sử dụng để chỉ đạo quá trình lựa chọn và tìm kiếm nhà cung cấp. Mục tiêu của bảng kế hoạch mua hàng là nâng cao tính minh bạch và hiệu quả của quy trình mua hàng cho doanh nghiệp.

Bảng kế hoạch mua hàng sẽ giải thích lý do vì sao cần sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài, các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, mô tả quá trình tìm kiếm và giám sát nhà cung cấp,… Kế hoạch mua hàng cũng bao gồm các loại hợp đồng sẽ được sử dụng, điều khoản giao hàng, số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và quy trình mua hàng sẽ bắt đầu như thế nào.

Lập kế hoạch mua hàng là quá trình tổng hợp và xác định các yêu cầu cũng như khung thời gian cho việc mua hàng của doanh nghiệp để đảm bảo các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua ở tình trạng tốt và đáp ứng ngay khi được yêu cầu.

2. Các bước thực hiện bảng kế hoạch mua hàng

2.1. Xác định mục tiêu

Đầu tiên, quản lý thu mua phải xác định nhu cầu của công ty về hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi tất cả các nhu cầu đã được xác định, cần tiến hành nghiên cứu sâu rộng để xác định số lượng, yêu cầu sản xuất, chi phí lý tưởng,…Đội ngũ quản lý cũng cần xác định rõ ràng:

- Bộ phận nào cần mặt hàng này?

- Mục này sẽ được sử dụng để làm gì?

- Mục này có cần thiết để hoàn thành dự án không? …

Nếu mặt hàng đó hợp lý, đội ngũ thu mua sẽ bắt đầu thiết lập lịch trình mua hàng nhằm hạn chế lượng hàng tồn kho dư thừa để giảm thiểu chi phí lưu kho và tận dụng bất kỳ chiết khấu theo mùa nào của nhà cung cấp. Lịch trình cũng phải đáp ứng ngày đáo hạn của công ty và cho phép có đủ thời gian để giao hàng cho khách hàng.

2.2. Xây dựng đội ngũ, chính sách mua hàng

Trong bản kế hoạch mua hàng, bạn cần xây dựng cho đội ngũ thu mua của mình các công việc phù hợp nhất. Mỗi nhân sự sẽ phụ trách một nhiệm vụ khác nhau như tổng hợp số lượng hàng hóa được yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, tạo yêu cầu báo giá, … Việc này sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ thu mua của bạn biết được các công việc mình cần phải làm là gì, thực hiện thư thế nào để có thể đạt được các yêu cầu mà bạn đề ra.

Tùy thuộc vào nhu cầu sản phẩm / dịch vụ của công ty mà doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể thỏa thuận các điều khoản và điều kiện mua hàng khác nhau. Doanh nghiệp có thể xem xét các yếu tố sau để lên chính sách mua hàng phù hợp: đơn đặt hàng: Thường được sử dụng để mua hàng hóa hữu hình, giá cố định, giá cố định cộng với ưu đãi, giá cố định có điều chỉnh kinh tế, thời gian và Vật liệu, hoàn trả chi phí.

2.3. Đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá nhà cung cấp là hoạt động đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại cũng như lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. Đây là một khâu quan trọng trong lập kế hoạch mua hàng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài, phụ thuộc vào nhiều nhà cung cấp.

Một số chỉ tiêu để đánh giá nhà cung cấp như:

- Sự uy tín của nhà cung cấp

- Chất lượng của sản phẩm / dịch vụ

- Tiến độ giao hàng sản phẩm / dịch vụ

- Giá cả, chính sách và phương thức thanh toán

- Dịch vụ chắm sóc khách hàng

- Tính bền vững và lâu dài

- Sự ổn định về mặt tài chính

2.4. Xác định thời gian và chi phí mua hàng

Ở bước này, kế hoạch mua hàng cần mô tả quy trình mua sắm nên bắt đầu, khi nào cần hoàn thành và liệt kê các dấu mốc quan trọng như: ngày giao hàng, thời điểm cần có hàng, … Việc này giúp đội ngũ thu mua có thể hiểu rõ hơn thời gian mà họ cần thực hiện nhiệm vụ, để đảm bảo thực hiện dự án kịp thời, tránh ngừng trệ.

Bên cạnh đó, bản kế hoạch mua hàng cần dự phòng trước các khoản chi phí và phương thức thanh toán khác nhau sẽ được sử dụng trong quá trình mua hàng. Nếu các khoản thanh toán được thực hiện định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng năm, thì các điều khoản cho các khoản thanh toán này phải được nêu chi tiết để đảm bảo rằng không có xung đột giữa công ty và nhà cung cấp.

2.5. Xác định chiến lược, giảm thiểu rủi ro

Bảng kế hoạch mua hàng cũng giúp các doanh nghiệp xác định được chiến lược giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra khi giao dịch với các nhà cung cấp.

Quản lý rủi ro hiệu quả khi xem xét toàn diện các rủi ro tiềm ẩn và nội bộ.

- Các vấn đề tiềm ẩn là bất kỳ lỗi bên ngoài nào có thể gây ra sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng. Điều này có thể bao gồm sự chậm trễ trong vận chuyển, sự cố máy móc, chất lượng dưới mức trung bình hoặc xung đột giữa công ty và nhà cung cấp.

- Các vấn đề nội bộ, chẳng hạn như hạn chế về ngân sách hoặc kỳ vọng sản phẩm không thực tế, cũng có thể gây nguy hiểm cho việc thực hiện đơn hàng