Các bước lập quy trình làm việc hiệu quả

Các bước lập quy trình làm việc hiệu quả

 

Với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả? Mời bạn cùng LinkQ tham khảo ngay sau đây:

 

1. Quy trình làm việc là gì?

 

Quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động cần được triển khai theo thứ tự ưu tiên để đạt được một mục tiêu nhất định.  Quy trình làm việc có thể linh động theo theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ hoặc dự án, công việc mới nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được. 

 

2. Các bước lập quy trình làm việc

 

2.1 Xác định nhu cầu

 

Bước đầu tiên để xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả thì bạn cần xác định được nhu cầu. Cụ thể như sau:

• Để nâng cấp hệ thống tốt hơn.
• Để áp dụng các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
• Do yêu cầu từ ban lãnh đạo, nhà quản lý,…
• Do nhu cầu tái cấu trúc.

 

2.2 Xác định mục đích của quy trình

 

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… một cách cụ thể. Để xác định mục đích quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Quy trình này cần tuân thủ những điều gì?
• Bản chất của quy trình là gì?

 

Ý nghĩa của bước này là lập ra các mục tiêu, phương pháp kiểm soát, thời hạn công việc dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình thực hiện công việc.

 

 

2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc

 

Các doanh nghiệp cần xác định được phạm vi của quy trình như sau:

• Doanh nghiệp xác định được đối tượng nào sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Đó có thể là cá nhân, phòng ban,…
• Quy trình có thể được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá nhân, theo không gian, thời gian,…

 

2.4. Xác định số bước công việc cần làm

 

Bên cạnh việc xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi, bạn cũng cần xác định số bước công việc cần làm để quy trình công việc tốt hơn.

• Số bước có thể được xác định dựa vào tính chất của công việc.
• Số bước của quy trình không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, một quy trình với quá nhiều bước sẽ rất khó để quản lý, còn nếu quá ít bước thì không đủ để quản lý.
• Một quy trình phù hợp nên có từ 8-15 bước.

 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để phân tích các bước quy trình:

• Input: Quy trình gồm những yếu tố đầu vào nào?
• Output: Quy trình gồm những yếu tố đầu ra nào?

 

Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của quy trình.

 

2.5 Xác định các điểm kiểm soát chính

 

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn, không đủ để kiểm soát tất cả các bước, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình. 

 

2.6. Xác định người thực hiện

 

Sau khi hoành thành các bước thực hiện, tiếp theo bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu kỹ xem họ có đủ năng lực để thực hiện công việc không và phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó.

 

2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng

 

Quy trình tiến hành công việc việc cần có bản giải thích các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình.

 

2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc

 

Nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát, để đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp phù hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Việc xác định phương pháp kiểm soát cần quan tâm đến các yếu tố như:

• Các bước cần thực hiện kiểm tra.
• Những điểm chính cần kiểm tra.
• Người kiểm tra là ai.
• Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việc của công ty.

 

2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm

 

Bạn cần xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau:

• Xác định các công việc có đang thực hiện đúng theo quy định không?
• Pre-test: Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm các công việc trước khi đưa vào thực hiện chính.
• Kiểm tra thường xuyên quá trình thực hiện.
• Đo lường tính thực thi của quy trình.

​

2.10 Mô tả/diễn giải các bước công việc

 

Tiếp theo là mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong các bước cho nhân viên. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.

 

2.11 Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm

 

Ở bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu đi kèm:

• Phần định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ của quy trình.
• Tài liệu đi kèm: Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu.

 

​Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ số để tối ưu hoá quy trình và nâng cao năng suất công việc, doanh nghiệp thường ứng dụng phần mềm vào quản lý và vận hành doanh nghiệp.

 

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: