Các bước xây dựng quy trình SOP

Các bước xây dựng quy trình SOP

Như chúng ta đã biết nhờ vào quy trình SOP mà quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Vậy SOP được xây dựng như thế nào? Mời bạn cùng LinkQ tham khảo ngay trong bài viết sau.

1. Xác định các quy trình cần được tiêu chuẩn hóa

Trình tự đầu tiên của việc xây dựng SOP là tạo danh sách các quy trình cần được tiêu chuẩn hóa. Công ty hãy thực hiện một cuộc khảo sát nội bộ để biết nhân viên thường xuyên làm gì.

2. Xác định đối tượng mục tiêu của SOP

Doanh nghiệp cần xây dựng SOP cho đúng đối tượng. Điều này giúp quy trình trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc xác định đúng đối tượng sẽ khó khăn khi công ty không có nhiều thông tin. Vì vậy, Doanh nghiệp cần đặt ra một vài câu hỏi để giải quyết vấn đề này.

Việc hiểu rõ đối tượng đọc sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng SOP hiệu quả hơn. Cụ thể, khi viết thư cho nhân viên mới, công ty nên hạn chế sử dụng từ ngữ quá học thuật hoặc hơi khó hiểu. 

3. Xác định các mục tiêu của SOP

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cho SOP. Giả sử công ty đang xây dựng SOP cho nhân viên sắp thôi việc. Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin cũng như mong muốn của nhân viên khi họ chuẩn bị thôi việc. Đây là cách để doanh nghiệp hiểu nhân viên cũng như giúp doanh nghiệp có những phương án phù hợp để tuyển dụng nhân viên mới.

4. Lựa chọn hình thức phù hợp cho SOP

Khi xây dựng quy trình chuẩn, Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức phù hợp cho SOP. Doanh nghiệp hãy cân nhắc vào mức độ phức tạp của công việc. Trong một vài trường hợp Doanh nghiệp chỉ cần đưa ra một danh sách kiểm tra phù hợp, đơn giản với công việc mà nhân viên đang thực hiện.

5. Tiến hành viết SOP

Sau khi đã hoàn thành các bước trên, đã đến lúc bạn bắt tay vào viết SOP. Để SOP đạt được hiệu quả, bạn sẽ cần sự tư vấn và đóng góp ý kiến từ những thành viên có liên quan. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng SOP chi tiết và đầy đủ nhất.

Cuối cùng, trước khi hoàn thiện SOP, bạn có thể mời những người liên quan đọc thử. Điều này giúp tài liệu của bạn được chỉn chu và đúng chuẩn nhất. Lưu ý rằng, bạn cũng nên xem và đánh giá sop ít nhất 1-2 lần/năm để có thể cập nhật các nội dung phù hợp khi cần thiết.

Trên đây là các bước xây dựng nên quy trình SOP. Khi nhận thức được tầm quan trọng của SOP, Doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Đồng thời, việc kiểm soát và đào tạo nhân viên cũng trở nên dễ dàng. Để mang lại hiệu quả tối đa, bên cạnh việc ứng dụng SOP, doanh nghiệp có thể kết hợp với phần mềm ERP. Phần mềm ERP là giải pháp quản lý giúp doanh nghiệp tự động hoá, tối ưu năng suất, giảm thiểu chi phí, thời gian và nhân lực.

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ Phần mềm ERP doanh nghiệp, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: