Các khâu trong quy trình quản lý kho hàng hóa

Ngày đăng: 15/05/2023

Các khâu trong quy trình quản lý kho

Như chúng ta đã biết quy trình quản lý kho được xây dựng cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa sẽ được quản lý chặt chẽ, hạn chế được những phát sinh thất thoát hàng hoá cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, để sự lưu thông hàng hóa được tốt nhất. Dưới đây, mời bạn cùng tham khảo các khâu cơ bản trong một quy trình quản lý kho.

1. Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

- Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.

- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.

2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất khi có yêu cầu nhập liệu phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp cần thông báo với các phòng ban khác như: kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư,… để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Nếu có hỏng hoặc kém chất lượng cần báo ngay cho nhà cung cấp để kịp thời khắc phục. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho thường do thủ kho đảm nhận. Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho bắt đầu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp sao cho hợp lý và thuận tiện khi lấy nguyên vật liệu, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.

Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).

3. Các bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng hóa

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất. Nếu hàng đầy đủ thì bắt đầu thực hiện xuất kho

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Phiếu xuất kho được lập dựa trên thông tin đơn hàng mà khách yêu cầu

Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu để lấy chính xác những sản phẩm, nguyên vật liệu mà người mua cần.

Bước 5: Cập nhật thông tin chính xác ngay khi vừa xuất kho xong, tránh trường hợp quên

4. Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Bước 1: Đơn vị có như cầu chuyển kho cần gửi đề xuất lên ban giám đốc, trong đó nếu rõ địa điểm và mức độ cần thiết của việc chuyển kho

Bước 2: Ban giám đốc khi nhận được yêu cầu cần xem xét kĩ lưỡng, nếu chấp thuận, yêu cầu sẽ được đưa đến cho kế toán

Bước 3: Kế toán nhận được thông tin từ trên giám đốc, cần thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời gian chuyển kho, số lượng người hỗ trợ và lập phiếu xuất kho

Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.

Bước 5: Kế toán cập nhập lại thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng

Trên đây là các khâu cơ bản của một quy trình quản lý kho. Bên cạnh việc xây dựng quy trình quản lý kho cụ thể, để góp phần tăng hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong quản lý kho nhà lãnh đạo có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho vào doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp cải thiện hiệu quả vòng quay hàng tồn kho mà còn giúp quản lý hiệu quả việc xuất nhập tồn và báo cáo mọi lúc mọi nơi một cách chính xác, nhanh chóng.

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý kho, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: