Các nguyên tắc trong thu mua

Các nguyên tắc trong thu mua

 

Thu mua là một trong những hoạt động không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp thương mại hay sản xuất. Để nâng cao hiệu quả trong thu mua các nhà quản lý thường có những nguyên tắc nhất định. Vậy nguyên tắc trong thu mua là gì, mời bạn cùng LinkQ tham khảo ngay trong bài viết sau.

 

1. Hoạt động thu mua là gì?

Thu mua (tiếng Anh: Procurement) là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.

 

2. Các nguyên tắc trong thu mua

2.1 Chất lượng phù hợp

Chất lượng được định nghĩa là khả năng làm một việc nhất định hoặc sức mạnh để thỏa mãn một nhu cầu cụ thể.

Chất lượng của một vật liệu có mối quan hệ trực tiếp với việc sử dụng cuối cùng của nó. Nói cách khác, chất lượng không phù hợp có nghĩa là sản phẩm cuối cùng quá tốt hoặc quá xấu cho một mục đích cụ thể. Cả hai điều này đều có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng cạnh tranh của sản phẩm cuối cùng.

Yêu cầu chất lượng phải được xác định trước và sau đó được chỉ định một cách chính xác. Sự mơ hồ trong việc xác định chất lượng là một trong những vấn đề lớn trong thu mua hàng hóa. Điều này có thể tránh được bằng cách đảm bảo rằng nhà cung cấp thực sự hiểu chính xác những gì người mua yêu cầu.

Nếu nhà cung cấp không hiểu đúng các yêu cầu chất lượng, một số loại vật liệu sai nhất định sẽ được cung cấp.

Chất lượng đúng nghĩa là chất lượng phải vừa phải, không quá cao cũng không quá thấp. Quy trình sản xuất luôn muốn có chất lượng tốt nhất để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng có chất lượng tốt nhất trong trường hợp phụ tùng và linh kiện. Cần phải đảm bảo rằng máy không bị mất kiểm soát do chất lượng kém của các vật liệu đó.

 

 

2.2 Số lượng phù hợp

Vật liệu thu mua phải đúng số lượng. Số lượng phù hợp là số lượng có thể được mua tại một thời điểm với tổng chi phí tối thiểu và hạn chế được tình trạng thiếu nguyên vật liệu.

Đảm bảo và duy trì dòng nguyên vật liệu thường xuyên để thực hiện hoạt động sản xuất là mục tiêu quan trọng của bất kỳ tổ chức mua hàng nào. Nên tránh mua quá nhiều, dẫn đến dự trữ quá nhiều và vốn bị chặn một cách không cần thiết và chi phí ghi sổ hàng tồn kho tăng lên.

2.3 Đúng giá

Không dễ để xác định đúng giá nguyên vật liệu. Tuy nhiên, thông qua phân tích chi phí và giá trị, người ta có thể đoán được giá của một hàng hoá. Sau đó, kỹ năng thương lượng của người thu mua, mối quan hệ của anh ta với nhà cung cấp và bản chất cạnh tranh trên thị trường sẽ cùng xác định giá mua thực tế.

Chức năng này có tầm quan trọng hàng đầu vì đây là nơi người mua thực sự có thể giúp ích nhiều cho công ty. Nhưng để thực hiện đúng chức năng này, người mua phải có một ý tưởng thấu đáo về giá cả thị trường, đặc biệt là giá nguyên vật liệu hiện tại, xu hướng có thể xảy ra trong tương lai và điều kiện môi trường ảnh hưởng đến giá cả. Người mua không nên bị người bán ép phải chấp nhận bất kỳ mức giá nào do nhà cung cấp đưa ra. Có nhiều cách khác nhau để xác định giá phù hợp.

Nhà cung cấp có thể được yêu cầu đưa ra bảng phân tích giá thể hiện chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung, lợi nhuận,... và người mua nên kiểm tra các khoản mục chi phí khác nhau bằng cách so sánh chúng với dữ liệu có sẵn. Anh ta cũng có thể nhận được sự giúp đỡ của bộ phận sản xuất. Trong một số tình huống đấu thầu với một số lượng lớn các nhà cung cấp cũng có thể giúp có được mức giá chính xác.

2.4 Đúng nguồn

Lựa chọn nguồn mua nguyên vật liệu phù hợp là điều cần quan tâm trong thủ tục thu mua hàng. Nguồn cung cấp vật liệu phù hợp là nhà cung cấp có thể cung cấp vật liệu đúng chất lượng như đã đặt hàng, đúng số lượng đã đặt hàng, vào đúng thời điểm mà vật liệu được yêu cầu cung cấp, với giá thỏa thuận với nhà cung cấp, người có vị trí để tôn trọng cam kết mà không cần theo dõi nhiều, người có nguồn lực tài chính cần thiết và nhân lực đầy đủ để xử lý đơn đặt hàng và người có uy tín cao hơn và sự liêm chính trong kinh doanh đã được chứng minh.

Nguồn nguyên liệu phải được đặt trong một khoảng cách hợp lý từ tổ chức của người mua. Điều này sẽ giảm thiểu sự chậm trễ giao hàng, phí vận chuyển cao hơn và cải thiện mối liên hệ cá nhân giữa người mua và nhà cung cấp và cho phép dịch vụ sau bán hàng tốt hơn,...

2.5 Đúng thời điểm

Thời điểm mà việc mua hàng được thực hiện có tầm quan trọng sống còn. Trường hợp vật phẩm được sử dụng thường xuyên, đúng thời điểm nghĩa là thời điểm lượng hàng tồn kho đạt mức tối thiểu. Mức độ sắp xếp lại vật liệu được cố định cho từng mặt hàng theo nguyên tắc đúng thời điểm.

Hành động mua vật tư mới phải được bắt đầu ngay lập tức, khi vật liệu đạt đến mức sắp xếp lại. Mức độ sắp xếp lại cho từng loại vật liệu được tính bằng cách áp dụng công thức sau.

Mức sắp xếp lại = Mức tiêu thụ tối đa x Khoảng thời gian sắp xếp lại tối đa. Bộ phận kiểm soát nguyên vật liệu gửi đơn đề nghị mua hàng đến bộ phận mua hàng để mua nguyên vật liệu. Trong trường hợp nguyên vật liệu được yêu cầu cho những công việc đặc biệt, Bộ phận mua hàng đảm bảo nguyên vật liệu được giao đúng thời hạn.

Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét trong việc thu mua là việc vận chuyển nguyên vật liệu từ các cửa hàng đến các bộ phận sản xuất. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho các công việc khác nhau sẽ làm chậm quá trình sản xuất.

2.6 Đúng địa điểm

Bên cạnh việc thu mua nguyên vật liệu đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng nguồn gốc với giá cả phù hợp, cần đảm bảo nguyên vật liệu được cung cấp đúng nơi. Chi phí vận chuyển và xử lý vật liệu bị ảnh hưởng rất nhiều bởi việc lựa chọn địa điểm phù hợp từ nơi thu mua vật liệu.

Để giảm thiểu những chi phí này, việc lựa chọn đúng địa điểm để mua vật liệu là điều quan trọng hàng đầu. Nếu nhà cung cấp trong nước cũng như bên ngoài đáp ứng các điều kiện này, thì điều kiện trước nên được ưu tiên hơn.

Thông thường, rủi ro sẽ có những tác động tiêu cực đến doanh nghiệp. Trong khi đó, sự không chắc chắn là trung tâm của rủi ro. Bạn không thể tuyên bố một cách chắc chắn rằng một sự kiện có khả năng xảy ra hay không. Ngoài ra, bạn có thể không thể lường trước được mọi hậu quả của nó nếu sự việc không may xảy ra.

Ngược lại, những doanh nghiệp không có một chiến lược quản trị rủi ro hiệu quả hoặc không có phương án dự phòng trong những trường hợp cực đoan nhất sẽ có nguy cơ phải chịu đựng những hậu quả vượt quá khả năng phản ứng của doanh nghiệp đó. Thậm chí có thể sụp đỗ nếu rủi ro xảy ra là quá lớn.

---

Qua bài viết trên, chúng ta có thể thấy mỗi doanh nghiệp sẽ có nguyên tắc thu mua hàng khác nhau, tuỳ vào đặc thù ngành nghề. Để hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả, bên cạnh những nguyên tắc trong thu mua thì phần mềm quản lý doanh nghiệp, điển hình là phần mềm ERP là một trong những giải pháp được nhiều nhà lãnh đạo lựa chọn hiện nay. Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp giảm tải công việc, cập nhật chính xác công việc các phòng ban. Giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất giảm thiếu thời gian, nhân lực và chi phí.

 

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: