Các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp

Các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp

 

Trong một doanh nghiệp, quản lý kho hàng là điều không thể thiếu đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý hiệu quả kho hàng, đòi hỏi nhà quản lý phải vạch ra được quy trình rõ ràng cụ thể. Sau đây, là một số quy trình quản lý kho hàng mời bạn cùng tham khảo

---

1. Quy trình quản lý mã hàng

- Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.

- Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

- Bước 3: Thực hiện cập nhật:

• Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
• Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.

- Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.

 

2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

2.1 Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu – Quy trình mua hàng

- Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất (có thể là phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.

- Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì cán bộ chịu trách nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.

Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.

- Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.

Ở một số công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định của từng đơn vị.

- Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.

Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).

2.2 Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm

Các bước cũng khá giống với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau:

- Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

- Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.

- Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

- Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho

 

 

3. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

3.1 Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng

- Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.

- Bước 2: Kiểm tra tồn kho

Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất.

Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho.

- Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.

- Bước 4: Xuất kho

Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)

- Bước 5: Cập nhật thông tin

Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất.

3.2 Quy trình xuất kho sản xuất

- Bước 1: Các bộ phận trong công ty khi có nhu cầu xuất kho để sản xuất sẽ gửi Phiếu đề nghị xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp đến ban Giám đốc. Nếu công ty có phòng Kế hoạch sản xuất thì sẽ gửi đến bộ phận này.

- Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị.

- Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Trường hợp số lượng nguyên vật liệu thiếu so với đề xuất sẽ thông báo lại cho Bộ phận yêu cầu để có kế hoạch điều chỉnh.

Nếu số lượng đảm bảo thì in phiếu xuất kho.

- Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy định

- Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới vào hệ thống.

3.3 Các bước xuất kho hàng hóa để lắp ráp

Quy trình quản lý kho hàng này áp dụng đối với các doanh nghiệp có mô hình khép kín

- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách.

- Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét đề nghị và phê duyệt

- Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.

- Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các nguyên vật liệu theo như yêu cầu.

- Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã.

- Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin.

- Bước 7: Khi thành phẩm được bộ phận kỹ thuật lắp ráp hoàn chỉnh sẽ chuyển về quy trình nhập kho thành phần đã nêu ở trên.

Lưu ý: Các loại giấy tờ khi xuất kho hoặc chuyển giao giữa các bộ phận đều phải có chữ ký xác nhận của các bên.

3.4 Quy trình xuất để chuyển kho

Quy trình xuất kho hàng hóa chuyển kho áp dụng đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc mong muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục đích thuận tiện hơn cho việc vận chuyển hoặc kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng.   

- Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng với mục đích của việc chuyển kho.

- Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề xuất mà chấp thuận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình. Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.

- Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các chính sách cũng như số lượng và thời gian chuyển kho.

- Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.

- Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống

Lưu ý, các quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quá trình vận hành, tổ chức cũng như phân quyền sẽ có nhiều khác biệt.

Với doanh nghiệp nhỏ, thủ kho nếu giàu kinh nghiệm, nắm rõ quy trình xuất nhập kho hàng hóa có thể sẽ được tín nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán. Trong khi đó tại các công ty lớn, có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản lý các công đoạn nhất định.

---

Trên đây là các quy trình quản lý hàng tồn kho khá phổ biến hiện nay. Tuỳ vào điệu kiện cũng như đặc thù mà doanh nghiệp ứng dụng quy trình hoặc cải tiến sao cho phù hợp. Để góp phần mang lại hiệu quả trong việc quản lý kho hàng, bên cạnh việc chọn quy trình phù hợp, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho vào công ty mình. Phần mềm quản lý kho là giải pháp quản lý xuất nhập tồn kho một cách hiệu quả, chính xác, nâng cao năng suất giảm giá thành.

 

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý kho, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: