Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

 

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng quyết định nhiều đến thành công của tổ chức đó là hình thành được mô hình cơ cấu tổ chức hiệu quả. Vậy cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì? Các loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Mời bạn cùng tham khảo qua bài viết sau:

 

I. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

 

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận(đơn vị, cá nhân) có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức. 

 

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.

 

II. Các loại cơ cấu tổ chức

 

1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng

 

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là mô hình cấu trúc phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Cơ cấu này được tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung như: Một tổ chức sẽ có các bộ phận chuyên biệt gồm Sales, Marketing, Dịch vụ khách hàng, Tài chính,…

 

Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép nhân viên chuyên môn hóa cao và có thể mở rộng quy mô khi tổ chức phát triển.

 

Nhược điểm: Có thể gây ra rào cản giữa các bộ phận khác nhau và sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức có nhiều loại sản phẩm hay thị trường mục tiêu khác nhau. Bên cạnh đó, rào cản cũng có thể gây ra những hạn chế về hiểu biết và giao tiếp của mọi người với bộ phận khác, đặc biệt là các bộ phận phụ thuộc vào bộ phận khác để thành công.

 

2. Cấu trúc tổ chức theo ma trận

 

Cấu trúc tổ chức theo ma trận không tuân theo mô hình phân cấp hay truyền thống. Thông tin sẽ được truyền đạt theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và theo chiều ngang (tuyến sản phẩm). Theo biểu đồ dưới đây, các tuyến đường liền nét dùng để chỉ thị mối quan hệ mạnh mẽ, báo cáo trực tiếp, còn các tuyến đường nét đứt cho biết mối quan hệ này là thứ yếu hoặc không mạnh mẽ.

 

Ưu điểm: Cấu trúc tổ chức này cung cấp tính linh hoạt và khả năng cân bằng hơn, vì có 2 chuỗi mệnh lệnh để thực hiện. Ngoài ra, sơ đồ này còn tạo cơ hội cho các bộ phận chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở với nhau hơn.

 

Nhược điểm: Có tính phức tạp cao. Nhân viên cần phải trải qua nhiều tầng phê duyệt, họ có thể bị bối rối về người mà họ phải trả lời những câu hỏi. Sự nhầm lẫn này có thể gây ra tranh cãi về việc ai là người có thẩm quyền đối với những quyết định và sản phẩm nào, ai là người sẽ chịu trách nhiệm về những quyết định đó khi có sai sót xảy ra.

 

3. Cơ cấu tổ chức phân theo bộ phận

 

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận thường được áp dụng tại các công ty lớn. Cơ cấu này được sử dụng nhiều quyền tự chủ hơn các loại cấu trúc khác. Về cơ bản, sơ đồ này cho thấy mỗi một bộ phận của doanh nghiệp như một công ty riêng, số tiền được chi cho các dự án hoặc một số khía cạnh nhất định của bộ phận.

 

Ưu điểm: Cấu trúc này mang lại sự linh hoạt hơn cho công ty lớn có nhiều bộ phận khác nhau. Cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng biệt hay hai người báo cáo cho giám đốc điều hành hoặc nhân viên quản lý cấp trên của công ty mẹ. Thay vì các sự kiện được phê duyệt ở cấp cao nhất, những sự kiện đó có thể được trả lời ở cấp bộ phận.

 

Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức này chỉ tập trung vào các bộ phận, vì vậy các nhân viên cùng một chức năng ở bộ phận khác không được giao tiếp mạnh mẽ.

 

4. Cấu trúc tổ chức phẳng

 

Các loại cơ cấu tổ chức truyền thống giống hình kim tự tháp với nhiều cấp độ giám sát, lãnh đạo và nhân viên. Cấu trúc tổ chức phẳng giới hạn các cấp quản lý tất cả nhân viên chỉ cách lãnh đạo vài bước. Vì thế không nhất thiết sơ đồ tổ chức lúc nào cũng dạng hình kim tự tháp, hoặc bất kỳ hình dạng nào khác.

 

Ưu điểm: Cấu trúc này tạo cho nhân viên làm việc trong môi trường ít bị áp lực về hệ thống cấp bậc. Nhân viên sẽ cảm thấy người quản lý ngang hàng hoặc là thành viên trong nhóm làm việc sẽ thỏa mái hơn là những cấp trên đáng sợ

 

Nhược điểm: Khi nhóm xảy ra những bất đồng về quan điểm, thì khó có thể liên kết và đi đúng hướng nếu không có sự hướng dẫn từ các nhà lãnh đạo. Nhân viên khó xác định người quản lý hay nhà lãnh đạo để xin ý kiến, tham khảo hướng giải quyết cho các tình huống này.

 

5. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm gồm nhiều cơ cấu chức năng nhỏ (trong từng bộ phận của cấu trúc sẽ có các nhóm marketing riêng, nhóm bán hàng riêng,…). Trong trường hợp như thế, mỗi bộ phận trong tổ chức sẽ được giao cho một dòng sản phẩm cụ thể.

 

Ưu điểm: Cấu trúc theo sản phẩm là loại cấu trúc lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm giúp rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm. Đồng thời giúp  doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận thị trường và sản phẩm một cách nhanh chóng.

 

Nhược điểm: Khó mở rộng quy mô và tổ chức có thể bị trùng lặp nguồn lực khi các bộ bận khác nhau đều cố gắng phát triển dịch vụ mới.

 

 

6. Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường

 

Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường là một dạng khác của cơ cấu tổ chức bộ phận. Trong tổ chức này có các bộ phận dựa trên thị trường, ngành và từng loại khách hàng.

 

Ưu điểm: Là một cấu trúc phổ biến tại các tổ chức có sản phẩm/dịch vụ dành riêng cho các phân đoạn thị trường cụ thể. Các tổ chức đạt sẽ đạt được hiệu quả cao nếu có kiến thức chuyên môn sâu về đoạn thị trường đó. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp nhận thức về sự thay đổi nhu cầu của các phân khúc đối tượng của mình.

 

Nhược điểm: Quá nhiều quyền làm chủ. Vì vậy có thể dẫn đến việc các bộ phận phát triển hệ thống không tương thích với nhau và dễ làm trùng lặp các hoạt động mà bộ phận khác đang xử lý.

 

7. Cấu trúc doanh nghiệp phân chia theo địa lý

 

Cấu trúc  doanh nghiệp phân chia theo địa lý dựa trên từng khu vực mà tổ chức hoạt động. Cấu trúc địa lý được phân chia theo lãnh thổ, vùng hoặc quận.

 

Ưu điểm: Loại cấu trúc lý tưởng dành cho doanh nghiệp gần nguồn cung cấp hoặc khách hàng (ví dụ: Giao hàng hoặc hỗ trợ tại chỗ). Đồng thời cơ cấu này cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý tự đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.

 

Nhược điểm: Khi một doanh nghiệp có nhiều bộ phận marketing, mỗi bộ phận cho mỗi khu vực rất dễ gặp rủi ro khi tạo các chiến dịch cạnh tranh với các bộ phận khác trên các kênh của mình.

 

8. Cơ cấu tổ chức theo quy trình

 

Cơ cấu tổ chức dự án theo quy trình được thiết kế dựa trên chuỗi đầu và cuối của các quy trình khác nhau ví dụ như nghiên cứu và phát triển, chuỗi cung ứng,… Cấu trúc được dựa trên quy trình không chỉ xem xét các hoạt động mà các nhân viên đang thực hiện. Ngoài ra còn xem xét cách thức hoạt động khác tương tác với nhau.

 

Ưu điểm: Cấu trúc này làm cải thiện và tăng hiệu quả của tổ chức. Bên cạnh đó, cơ cấu này có tính thích ứng cao nên phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.

 

Nhược điểm: Có thể gây ra rào cản giữa các nhóm, quy trình khác nhau. Từ đó làm xảy ra các vấn đề trong giao tiếp và bàn giao công việc.

 

9. Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn

 

Loại cấu trúc này dựa trên hệ thống phân cấp, các nhân viên cấp cao chiếm các vòng trong và những nhân viên cấp thấp chiếm các vòng ngoài. Giám đốc hay các nhà lãnh đạo không được xem là người đứng đầu của tổ chức. Thay vào đó là trung tâm của tổ chức, truyền bá tầm nhìn ra bên ngoài.

 

Ưu điểm: Thúc đẩy giao tiếp và truyền đạt thông tin tự do giữa các bộ phận khác nhau. Còn cấu trúc truyền thống cho thấy các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau là các nhánh riêng lẻ. Đối với cấu trúc tổ chức vòng tròn là một phần của một tổng thể.

 

Nhược điểm: Dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt đối với nhân viên mới. So với cấu trúc truyền thống từ trên xuống, cấu trúc hình tròn có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm hiểu xem họ sẽ báo cáo với ai và phù hợp với tổ chức như thế nào.

 

10. Cơ cấu tổ chức dạng mạng lưới (phù hợp Remote Work)

 

Cấu trúc tổ chức dạng mạng lưới phù hợp cho các công ty làm việc với một số tổ chức khác, để chia sẻ tài nguyên hoặc công ty có nhiều địa điểm với chức năng lãnh đạo khác nhau. Cấu trúc này được sử dụng khi có phần lớn nhân sự, các dịch vụ được thuê ngoài. Ngoài ra, cơ cấu dạng mạng lưới có thể giúp liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các địa điểm khác bên ngoài văn phòng chính.

 

Ưu điểm: Nhân viên có thể hình dung quy trình làm việc và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau trên toàn bộ hệ thống. Khuyến khích tất cả nhân viên cộng tác với nhau để hoàn thành dự án một cách tốt nhất. Vì hệ thống không phân cấp nghiêm ngặt, nhân viên được trao quyền chủ động và đưa ra quyết định.

 

Nhược điểm: Hình dạng sơ đồ có thể bị thay đổi dựa trên số lượng công ty hay vị trí làm việc. Nếu như cấu trúc trở nên quá phức tạp sẽ gây ra hiểu lầm giữa các phòng ban hoặc nhân viên làm những việc tương tự. Biểu đồ mạng lưới cần phải đảm bảo nêu rõ vị trí của từng vai trò và chức năng công việc cụ thể.

 

Qua bài viết trên, phần nào chúng ta đã nắm được cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì và có những dạng tổ chức nào. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát, từ đó có những lựa chọn mô hình hình tổ chức phù hợp với doanh nghiệp mình.

 

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý Nhân sự, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: