Doanh nghiệp nên dùng phần mềm chuyên biệt hay tổng thể?

Doanh nghiệp nên dùng phần mềm chuyên biệt hay tổng thể?

 

 

Nên dùng phần mềm chuyên biệt hay phần mềm tổng thể là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn. Vậy đâu sẽ là lựa chọn phù hợp, mời bạn cùng tham khảo những phân tích về phần mềm chuyên biệt và phần phần mềm tổng thể ngay trong bài viết sau.

 

 

1. Phần mềm chuyên biệt

1.1 Giải quyết triệt để vấn đề chuyên môn

Một phần mềm chuyên biệt hóa dĩ nhiên sẽ tập trung để giải quyết tốt nhất một vấn đề. Chẳng hạn như một phần mềm chuyên về quản trị tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề tuyển dụng nhân sự tốt hơn một phần mềm ERP tổng thể có module về quản lý nhân sự. Việc phát triển chuyên sâu phần mềm giúp xây dựng các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu, quản lý hoạt động một cách tối ưu cho doanh nghiệp.

1.2 Linh hoạt theo mức độ phát triển của doanh nghiệp

Ở một mức độ nhất định, doanh nghiệp có thể áp dụng một phần mềm tổng thể và vận hành ổn định dựa trên bộ khung đó. Tuy nhiên, khi sự phát triển của doanh nghiệp vượt ra khỏi bộ khung ban đầu thì việc áp dụng phần mềm lại trở thành một “bộ quần áo chật chội”, thậm chí còn kìm hãm khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Đặc biệt, khi thị trường ngày càng phát triển với nhiều biến động, một giải pháp tổng thể quá cồng kềnh khó có khả năng bắt kịp thay đổi. Nếu muốn thay đổi một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại toàn bộ hệ thống.

Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt hóa lại tồn tại song song, độc lập nên có thể cập nhật liên tục mà không gây ảnh hưởng, tạo ra sự ngưng trệ trong quá trình vận hành.

 

1.3 Giảm thiểu chi phí khi triển khai công nghệ mới

Khi triển khai công nghệ, yếu tố chi phí có lẽ luôn là điều mà doanh nghiệp phải cần nhắc. Không chỉ là chi phí mua phần mềm mà còn là chi phí về thời gian chuyển đổi mô hình vận hành, chi phí đào tạo nhân viên triển khai, chi phí nâng cấp, bảo trì hàng tháng,… Với một hệ thống phần mềm tổng thể khổng lồ thì những chi phí này đều rất lớn, trong khi thường sẽ không sử dụng hết tất cả các module trong một phần mềm. Bên cạnh đó, khi đầu tư quá nhiều vào một phần mềm, dẫn tới việc ngần ngại khi bỏ dở nó, ngay cả khi phần mềm chưa thực sự phù hợp.

Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt hóa lại có chi phí rẻ hơn, có thể triển khai độc lập, phân tán rủi ro. Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động thay đổi lựa chọn của mình nếu thấy có điểm chưa hài lòng.

 

 

 

2. Phần mềm tổng thể

Sự xuất hiện của phần mềm tổng thể với mục đích thay thế tất cả hệ thống đơn lẻ, chỉ cần sử dụng một phần mềm để quản lý mà vẫn đáp ứng được những tiêu chí như:

 

2.1 Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

 

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

 

2.3 Dữ liệu đồng bộ

Các dữ liệu đều tập trung ở một nguồn, không bị phân tán. Tiết kiệm thời gian trong trường hợp phải nhập liệu thông tin khi sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt. Khi cần nhân viên có quyền hạn sẽ xem được các thông tin như ý muốn và đặc biệt là người quản lý có thể nắm tình hình doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải chờ đợi hàng tá báo cáo trong một thời gian dài.

 

2.4 Tránh xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu

Khi sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt thường gặp phải vấn đề khi nghiệp vụ xử lý bán hàng của từng phần mềm là không giống nhau dẫn tới dữ liệu ở các hệ thống có thể chênh lệch với nhau. Điều này sẽ hoàn toàn được khắc phục khi sử dụng phần mềm tổng thể. Mọi thông tin, dữ liệu đều được đồng bộ trong quá trình nhập liệu.

 

2.5 Hệ thống báo cáo toàn diện

Quá trình sử dụng một phần mềm tổng thể sẽ cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan hơn thông qua hệ thống báo cáo toàn diện, điều mà khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ không thể làm được.

 

2.6 Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất.

 

Qua thông tin trên, chúng ta có thể thấy dù phần mềm chuyên biệt hay phần mềm tổng thể đều mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp. Tuỳ vào đặc thù và chi phí mà doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình.

 

Để được tư vấn miễn phí về Phần mềm quản lý doanh nghiệp , mời bạn đăng ký theo thông tin sau: