Giải Pháp Giúp Vận Hành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Hiệu Quả

Ngày đăng: 23/05/2023

Giải Pháp Giúp Vận Hành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Hiệu Quả

Thông thường, tuỳ vào quy mô của doanh nghiệp mà bộ phận kiểm soát hệ thống nội bộ sẽ khác nhau. Ở công ty lớn, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách. Các đơn vị nhỏ thì sẽ do giám đốc điều hành thực hiện. Dưới đây, mời bạn cùng tham khảo một số cách giúp vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn.

1. Thiết lập quy trình quản lý duyệt chi chặt chẽ

Bạn không nên để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Một quy trình quản lý chặt chẽ bao gồm các tiến trình sau:

- Bất kỳ phòng ban nào có nhu cầu chi tiêu đều phải có giấy đề xuất được chuyển đến người có quyền kiểm duyệt khoản thu chi.

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền thì kế toán lập phiếu chi.

- Cuối cùng thủ quỹ xác nhận chi tiền cho phòng bang đề xuất khoản chi.

2. Đề xuất biện pháp hạn chế thất thoát tài sản tổ chức

Một vấn đề hay gặp phải đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu là tình trạng mất cắp tài sản. Để hạn chế được tình trạng mất cắp tài sản công ty thì các bên liên quan đến giám sát nguyên vật liệu phải kiểm tra đột xuất thường xuyên. Những người đảm nhận nhiệm vụ này nên được hưởng một khoản lương cao.

Đồng thời, nếu như người giám sát đang có dấu hiệu gian lận hay ăn chênh với nhà cung cấp thì lập tức người này sẽ bị sa thải. Bên cạnh đó, để tránh tình trạng mất cắp tài sản công ty, Doanh nghiệp nên có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.

3. Đầu tư cho quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho

Ngoài ra, bạn cần tập trung quan tâm đến quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho. Đây là quá trình quan trọng và không thể tách rời trong quy trình mua bán.

Bộ phận bán hàng chính là đầu mối quan trọng để có thể chốt đơn giá với khách đặt hàng. Bạn nên quy định rõ khung giá cho nhân viên bán hàng hoặc trình lên phía bán giám đốc để được xét duyệt.

Sau đó nhân viên bán hàng mới được chấp thuận có phiếu xuất chuyển qua đội thủ kho. Trên tờ phiếu phải có chữ ký của các bên liên quan như trưởng phòng hoặc phó phòng. Khi đã được ủy quyền, thủ kho mới có quyền xuất hàng và ký vào đó.

4. Đảm bảo nhà quản lý tuân thủ các nguyên tắc quan trọng

Để đảm bảo bộ máy vận hành một cách tốt nhất, các nhà quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây:

- Sự liêm chính nhất thiết phải được đề cao hàng đầu trong văn hóa Doanh nghiệp,

- Đạo đức nghề nghiệp và những trách nhiệm liên quan đến công việc,

- Xác định những hoạt động mang nguy cơ rủi ro cao,…

Trên đây, là một số giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn. Tuy mỗi quy mô doanh nghiệp sẽ có cách vận hành riêng nhưng với sự phát triển của công nghệ số như hiện nay, để nâng cao chất lượng cũng như độ chính xác trong quản lý nhiều nhà lãnh đã và đang kết hợp triển khai phần mềm quản lý nhân sự vào doanh nghiệp mình. Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp tối ưu hoá các công việc chấm công, tính lương, đánh giá hiệu quả công bằng không những thế phần mềm còn giúp tự động hoá các báo cáo một cách chính xác kịp thời. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực và chi phi đặc biệt là nâng cao hiệu suất công việc.

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý Nhân sự, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: