Làm thế nào để quản trị mua hàng hiệu quả

Làm thế nào để quản trị mua hàng hiệu quả

 

Như chúng ta đã biết, mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Như vậy, có thể thấy mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản trị mua hàng hiệu quả, mời bạn cùng LinkQ tìm ra giải pháp ngay trong bài viết sau.

---

1. Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn

1.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trư­ớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đ­ược nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị tr­ường giúp cho các doanh nghiệp xác định đư­ợc nhu cầu, từ đó xác định đư­ợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể l­ượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, ph­ương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lư­ợng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.

1.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Để thực hiện đ­ược mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.

+ Thông qua hội chợ, triển lãm.

+ Thông qua đơn thư chào hàng.

+ Thông qua hội nghị khách hàng.

Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp tr­ước khi đ­ưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đ­ược khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh­ư với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hư­ởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.

1.3 Thương l­ượng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp tiến hành thương l­ượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ. Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.

1.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hư­ởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình l­ưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không

1.5 Đánh giá kết quả thu mua

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đư­ợc xác định ngay từ đầu cũng nh­ư mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp

 

 

2. Ứng dụng phần mềm

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, việc tin học hóa trong các doanh nghiệp đã trở nên rất phổ biến. Phần mềm được sử dụng rộng rãi tại mọi phòng ban chứ không riêng gì kế toán như trước đây.

Với phần mềm kế toán, quản lý kho hay phần mềm quản lý tổng thể, mọi hoạt động được đưa vào phần mềm đúng như quy trình chuẩn đã được xây dựng. Do vậy, việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. thông tin được chia sẻ và kết nối không chỉ trong nội bộ phòng bán hàng mà ở các phòng liên quan nữa.

3. Đào tạo con người

Dù quy trình chuẩn tới đâu và phần mềm tốt như thế nào mà con người không đảm bảo được về mặt số lượng và chất lượng thì cũng không thể vận hành tốt được. Do vậy các doanh nghiệp nên đầu tư về mặt con người đầu tiên nếu muốn hoạt động tốt.

---

Thông thường, tuỳ vào đặc thù mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách quản trị mua hàng riêng. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ như hiện nay việc ứng dụng công nghệ vào quá trình quản lý doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết.

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ Phần mềm ERP doanh nghiệp, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: