Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?

Ngày đăng: 26/03/2022

Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?

Cũng giống như bánh lái đối với con tàu, một bộ KPI tốt sẽ giúp doanh nghiệp gặt hái nhiều thành tựu. Ngược lại, nó cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Bởi vậy, xây dựng KPI như thế nào cho hiệu quả là câu hỏi hóc búa của không ít doanh nghiệp. Dưới đây, LinkQ xin giới thiệu đến bạn một số bí quyết xây dựng KPI hiệu quả.

Muốn giải quyết bài toán này, trước tiên chúng ta cần xác định như thế nào là một bộ KPI tốt.

KPI (Key Performance Indicator) có thể hiểu một cách đơn giản là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân/phòng ban trong doanh nghiệp. Thông qua đó, đánh giá được toàn doanh nghiệp hoạt động có đúng định hướng vạch ra, và có hiệu quả hay không.

1. Xác định rõ mục tiêu cho từng vị trí công việc.

Nếu nhân viên không hiểu đúng vai trò của mình trong tổ chức, họ dễ rơi vào tình trạng “mất lửa”:

- Chỉ làm đúng theo mô tả công việc, hoặc thụ động chờ đợi cấp trên giao việc cho.

- Không có sự cải tiến trong công việc, không phát triển bản thân, nên sự đóng góp cho doanh nghiệp cũng suy giảm dần.

Vì thế, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cụ thể của từng vị trí công việc, và vai trò đóng góp của từng vị trí đối với những mục tiêu chiến lược chung của toàn công ty.

Ngoài ra, công ty có quy mô càng lớn, càng nhiều lớp quản lý, thì việc phân chia và truyền đạt đúng mục tiêu đến từng nhân viên càng khó khăn. Cho nên, sau khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần có quy trình triển khai chuyên nghiệp và đồng bộ.

Một câu hỏi đơn giản có thể giúp các cấp quản lý đánh giá xem nhân viên có thực sự hiểu rõ mục tiêu công việc của họ hay không: “tại sao anh/chị đang làm công việc này.”

2. Giới hạn bộ tiêu chí đánh giá KPI chỉ từ 3-5 mục.

KPI không dùng để quản lý chi tiết mọi công việc của nhân viên, mà là để đánh giá hiệu suất làm việc. Như vậy, khi xây dựng KPI, việc giới hạn bộ tiêu chí đánh giá chỉ từ 3-5 mục sẽ giúp nhân viên nắm rõ trọng tâm/mục tiêu công việc, cũng như những đóng góp mà tổ chức mong mỏi từ mình nhất.

Đặc biệt, khi xây dựng KPI, cần lưu ý đến những nhóm chỉ số thể hiện HIỆU SUẤT như:

- Chất lượng: đánh giá chất lượng của sản phẩm đầu ra, tập trung chính vào tỉ lệ lỗi, chỉnh sửa, hoặc phải làm lại.

- Tiến độ: đánh giá về mức độ hoàn thành đúng hạn các hạng mục theo kế hoạch/yêu cầu đề ra.

- Năng suất: đánh giá về số lượng sản phẩm đầu ra của mỗi công việc/quy trình/quá trình.

- Hiệu quả: chi phí để hoàn thành công việc (thời gian và tiền bạc).

3. Xây dựng KPI S-M-A-R-T.

Là công cụ để đo lường hiệu suất, nên khi xây dựng KPI, nhà quản lý cũng cần hướng đến các tiêu chí S-M-A-R-T:

*S – Specific: Cụ thể.

Thỏa mãn 2 câu hỏi: “Đối tượng của mục tiêu là gì/cho phạm vi nào?” và “Kết quả mong muốn đạt được ở mức nào?”

* M – Measurable: Có thể đo lường được.

Cần trả lời cho các câu hỏi: “Có những cách nào để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu?” và “Các số liệu và hệ thống cập nhật, lưu trữ, xử lý số liệu có sẵn sàng cho việc đánh giá mức độ đạt được mục tiêu?”

*A – Agreed: Thống nhất.

KPI của mỗi vị trí công việc cần có sự liên quan và thống nhất theo chiều dọc (cấp trên, cấp dưới) và chiều ngang (đồng cấp). Đó thường là kết quả của quá trình thiết lập theo phương pháp ma trận – matrix approach.

*R – Realistic: Thực tế.

Tính thực tế của mục tiêu phụ thuộc vào 2 cơ sở:

- Tính đầy đủ, đáng tin cậy của kết quả phân tích số liệu về thực trạng hiện tại.

- Sự thỏa đáng, khả thi của kế hoạch thực hiện.

*T – Time bound: Có thời hạn cụ thể.

Trả lời cho câu hỏi: “Mục tiêu đặt ra cần phải đạt được vào thời điểm nào?”

Khác với mục đích/tầm nhìn (goal/vision) được đặt ra để thể hiện sự cam kết lâu dài, mọi mục tiêu công việc (objective) đều cần phải có thời hạn cụ thể để đo lường kết quả.

Thông thường, thời hạn của KPI thường trùng với các mốc/chu kì của năm tài chính (quý/năm), và phải đảm bảo tính khả thi/thực tế.

Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả là câu hỏi không dễ dàng có ngay đáp án. Thậm chí, dù có “nằm lòng” đủ mọi lí thuyết, thì chặng đường để hiện thực hóa thành công vẫn rất dài. Cho nên, doanh nghiệp muốn phát huy sức mạnh của KPI cần phải liên tục đánh giá hiệu quả áp dụng, thực hiện cải tiến phù hợp với tình hình thực tế từng giai đoạn.

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý Nhân sự, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: