Lộ trình chuyển đổi số là gì? Cách xây dựng lộ trình tối ưu

Ngày đăng: 28/12/2024

Lộ trình chuyển đổi số là một thuật ngữ được nhắc đến thường xuyên trong các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, nhiều công ty cảm thấy bị quá tải bởi thông tin từ các chuyên gia và chương trình đào tạo, khiến cho vấn đề này trở nên phức tạp hơn cần thiết.

Việc thiết lập một quy trình chuyển đổi số thành công thực chất là việc xác định những yếu tố phù hợp với doanh nghiệp và xây dựng một kế hoạch để thực hiện. Xây dựng và thực hiện lộ trình chuyển đổi số có thể đơn giản hơn với những bước và lưu ý dưới đây. Hãy cùng tham khảo qua bài viết sau.

Lộ trình chuyển đổi số là gì?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu khái niệm "chuyển đổi số".

Chuyển đổi số đề cập đến những sáng kiến mà các công ty có thể áp dụng để sử dụng công nghệ mới nhằm cải thiện hiệu quả và giá trị hoạt động. Mặc dù những mục tiêu này có vẻ lớn, nhưng thực tế, các doanh nghiệp ở mọi quy mô đang trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số hàng ngày mà không nhận ra.

Các sáng kiến chuyển đổi số có thể được phân loại thành nhiều dạng và cấp độ khác nhau. Chẳng hạn, việc sử dụng phần mềm lưu trữ đám mây để giảm thiểu giấy tờ thủ công, hoặc tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại để giải phóng nhân viên khỏi những công việc không cần thiết.

Tuy nhiên, các xu hướng hiện nay thường nhấn mạnh rằng việc áp dụng một công cụ hoặc ứng dụng mới là trung tâm của quá trình chuyển đổi số. Để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và hiệu quả, các doanh nghiệp cần có một kế hoạch toàn diện, hay còn gọi là lộ trình chuyển đổi số.

Xem thêm: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Cơ hội và thách thức

Hướng dẫn xây dựng lộ trình chuyển đổi số qua 5 bước

Mọi công việc hay dự án đều có nguy cơ thất bại nếu không có lộ trình rõ ràng, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyển đổi số, nơi cần nhiều nguồn lực. Để giúp các doanh nghiệp, kể cả những công ty nhỏ, có thể xây dựng lộ trình chuyển đổi số hiệu quả, Bí quyết quản trị sản xuất đã đề xuất 5 bước đơn giản. Những bước này sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi.

Thống kê và đánh giá năng lực hiện tại

Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, doanh nghiệp cần đánh giá điểm xuất phát của mình. Điều này bao gồm việc xem xét các quy trình hiện có và những quy trình chưa được áp dụng. Nếu có quy trình đang hoạt động, cần xác định những điểm nào có thể cải thiện. Ban lãnh đạo cũng nên xác định những thay đổi cụ thể nào họ mong đợi từ việc áp dụng công nghệ.

Thống kê và đánh giá năng lực hiện tại

Việc tạo ra bảng thu thập và phân tích dữ liệu trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở để đo lường hiệu quả sau một thời gian.

Chẳng hạn, nếu ban lãnh đạo kỳ vọng rằng chuyển đổi số sẽ nâng cao năng suất của nhân viên, họ cần biết hiện tại nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ cụ thể trước khi triển khai các công cụ hoặc quy trình mới. Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp có thể so sánh kết quả để đánh giá thành công của phương pháp mới.

Đối với các tập đoàn lớn, có thể thành lập một Ban chuyển đổi số để phụ trách lập kế hoạch và thực hiện các đánh giá độc lập, đảm bảo dữ liệu chính xác. Trong khi đó, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các trưởng bộ phận hoặc giám đốc bộ phận sẽ là người đảm nhiệm việc thu thập, phân tích và đánh giá dữ liệu này.

Tham khảo: Toàn cảnh về Chuyển Đổi Số Tại Việt Nam (Digital Transformation)

Nhận được sự đồng thuận từ ban lãnh đạo

Nhìn bề ngoài, chuyển đổi kỹ thuật số có thể chỉ giống như một thay đổi về công nghệ hoặc quy trình. Tuy nhiên, để đạt được thành công, điều này còn đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về văn hóa trong tổ chức. Một hệ thống mới không chỉ cần công nghệ, mà còn cần sự đào tạo và lộ trình học tập để toàn bộ nhân viên tham gia.

Vai trò của quản lý cấp cao là rất quan trọng trong mọi thay đổi lớn của tổ chức. Nếu không có sự cam kết từ họ, bất kỳ sáng kiến nào cũng có thể gặp khó khăn. Thực tế cho thấy, các dự án chuyển đổi số có khả năng thành công cao hơn 2,5 lần nếu có sự hỗ trợ từ lãnh đạo. Do đó, việc chuẩn bị thông tin thuyết phục về lý do cần thay đổi là rất cần thiết.

Dưới đây là một số mẹo để kết nối với lãnh đạo cấp cao:

Liên kết với mục tiêu công ty: Cho thấy chuyển đổi kỹ thuật số phù hợp với các giá trị cốt lõi và giúp công ty tiến gần hơn đến các mục tiêu kinh doanh.
Tập trung vào lợi tức đầu tư (ROI): Lãnh đạo cần biết rằng khoản đầu tư của họ sẽ mang lại giá trị. Sử dụng dữ liệu đã thu thập để chứng minh lý do tại sao các quy trình hiện tại không hiệu quả và rủi ro mà công ty có thể gặp phải, như lãng phí thời gian hoặc mất khách hàng.
Tìm sự hỗ trợ từ đồng đội: Nếu đội nhóm gặp khó khăn với quy trình hiện tại, có thể mời một số thành viên tham gia vào việc trình bày với lãnh đạo. Điều này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc thực hiện thay đổi.
Cá nhân hóa bản trình bày: Tùy chỉnh nội dung cho từng thành viên trong ban quản lý sẽ giúp tạo ra các kết nối mạnh mẽ hơn và làm nổi bật các điểm quan trọng mà họ quan tâm.

Xác định mục tiêu cụ thể và khả thi

Để thúc đẩy lộ trình chuyển đổi số, việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, thực tế và có thể đo lường là rất quan trọng. Những mục tiêu này sẽ giúp tổ chức thiết lập thành công và nhanh chóng đạt được lợi tức đầu tư (ROI).

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cuối cùng khi áp dụng đổi mới kỹ thuật số. Kết quả lý tưởng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được sau quá trình chuyển đổi số là gì? "Điểm B" trên lộ trình của bạn là gì? Việc xác định mục tiêu cuối cùng sẽ giúp khám phá những bước đi nhỏ hơn và các cột mốc cần đạt được để tiến tới mục tiêu lớn.

Áp dụng phương pháp thiết lập mục tiêu SMART sẽ giúp chia nhỏ lộ trình thành các phần dễ quản lý, từ đó giúp đội ngũ theo dõi tiến độ chuyển đổi số hiệu quả hơn. Mỗi giai đoạn cần được xác định rõ mục tiêu và phương pháp đánh giá. Nếu không đạt yêu cầu, cần có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

Xây dựng văn hóa sẵn sàng chuyển đổi

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng không thể thiếu nếu muốn đạt được sự tăng trưởng bền vững trong dài hạn. Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp đã được nhấn mạnh trong nhiều phân tích, trong đó có bài viết về vai trò của nó trong việc tối ưu hóa năng suất và giữ chân nhân tài.

Cũng tương tự, văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến lộ trình chuyển đổi số. Việc thu hút và tạo sự ủng hộ từ tất cả nhân viên trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào là rất cần thiết để đạt được kết quả tốt. Nếu đội ngũ không nhận thấy giá trị của các quy trình và công nghệ mới, họ sẽ thiếu động lực và có thể không sử dụng.

Các nhà điều hành và quản lý cấp cao cần truyền đạt rõ ràng lý do và nhu cầu thay đổi, cũng như cam kết về hiệu quả của việc áp dụng công nghệ mới vào công việc. Họ cũng nên nhấn mạnh rằng hệ thống mới sẽ giúp đơn giản hóa công việc và giảm bớt khó khăn trong quy trình làm việc.

Ngoài ra, việc tạo ra các buổi trao đổi cởi mở giữa quản lý và nhân viên cũng rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên thoải mái bày tỏ ý kiến và chia sẻ ý tưởng về cách thực hiện tốt hơn, đặc biệt là với những người còn do dự khi thử nghiệm công nghệ mới.

Tham khảo thêm: SaaS là gì? Tại sao doanh nghiệp nên chọn mô hình SaaS

Đầu tư vào quản lý dự án linh hoạt

Quản lý dự án linh hoạt chú trọng vào việc tạo ra một môi trường hợp tác để triển khai, thử nghiệm và phản hồi với những thay đổi. Mặc dù kế hoạch ban đầu rất quan trọng, nhưng phương pháp này cho phép xem xét lại kế hoạch một cách thường xuyên và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

Quản lý dự án linh hoạt giúp tăng khả năng thành công cho các nỗ lực chuyển đổi bằng cách chia dự án thành các giai đoạn rõ ràng, như bắt đầu, nước rút và hoàn thành. Sau mỗi thay đổi nhỏ, việc thu thập phản hồi từ nhân viên là cần thiết để hiểu rõ điều gì hiệu quả và điều gì không, sau đó cải thiện toàn bộ quy trình.

Nếu so sánh với một chuyến đi, quản lý dự án linh hoạt giống như một người ngồi ở ghế hành khách sẵn sàng điều chỉnh lộ trình. Họ có thể thay đổi hướng đi để phù hợp với các tình huống bất ngờ, điểm dừng hay yêu cầu từ những người khác trong xe.

Tầm quan trọng của lộ trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh, một chiến lược chuyển đổi số cần tập trung vào việc tái cấu trúc mô hình hoạt động nhằm nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Các sáng kiến và công nghệ liên quan đến chuyển đổi số phải được lựa chọn cẩn thận, mang lại giá trị thực tế và hướng đến những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Quá trình chuyển đổi số không chỉ ảnh hưởng đến từng phòng ban mà còn thay đổi toàn diện cách thức vận hành của tổ chức. Điều này có thể giúp loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Việc xây dựng một chiến lược chuyển đổi số đòi hỏi sự chính xác, chuyên môn cao và khả năng triển khai các giải pháp sáng tạo để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trong bối cảnh thị trường liên tục xuất hiện các đối thủ mạnh mẽ, doanh nghiệp cần duy trì khả năng thích nghi nhanh chóng, đặc biệt ở những ngành luôn thay đổi. Để đáp ứng yêu cầu của “cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư,” một kế hoạch chuyển đổi số chi tiết sẽ giúp tổ chức đáp ứng kịp thời những nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.

Chẳng hạn, trong lĩnh vực bán lẻ, chuyển đổi số đã mang lại những cải tiến đáng kể về trải nghiệm và sự thuận tiện cho khách hàng. Các nền tảng thương mại như Amazon tích hợp công nghệ IoT, hỗ trợ việc tự động hóa trải nghiệm mua sắm định kỳ. Ngoài ra, sự kết nối với các dịch vụ thanh toán trực tuyến cũng giúp việc mua sắm và xuất hóa đơn trở nên đơn giản hơn chỉ qua một cú nhấp chuột.

3 lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi lập lộ trình chuyển đổi số

Không nên đặt toàn bộ áp lực thay đổi lên nhân viên

Chính nhân viên, chứ không phải lãnh đạo hay quản lý cấp cao, mới là những người trực tiếp sử dụng công nghệ và thực hiện những thay đổi hàng ngày. Vì vậy, việc biến quá trình chuyển đổi này thành mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức là điều cần thiết. Mỗi nhân viên cần hiểu rõ rằng họ chính là người đầu tiên phải thay đổi, bắt đầu từ những công việc thường ngày của mình.

Vai trò của lãnh đạo là khởi xướng và định hướng cho quá trình này. Những người giữ vai trò chủ chốt, như trưởng phòng hay quản lý cấp cao, cần được trang bị đầy đủ thông tin về mục tiêu và lợi ích của sự thay đổi. Đây nên là những cá nhân có uy tín và được đồng nghiệp tin tưởng, bởi họ có thể dễ dàng truyền tải giá trị của chuyển đổi đến toàn bộ đội ngũ nhân viên.

Sau đó, doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường cởi mở để nhân viên thảo luận, chia sẻ ý kiến và đóng góp quan điểm. Điều này không chỉ giúp đội ngũ hiểu rõ hơn về sự thay đổi mà còn giúp lãnh đạo nhận diện và xử lý sớm các rủi ro tiềm ẩn trong nội bộ.

Duy trì tốc độ chuyển đổi hợp lý và ghi nhận thành quả sớm

Sau khi đã hoàn thành công tác truyền thông và tạo tinh thần tích cực trong toàn doanh nghiệp, cần bắt tay vào thực hiện ngay khi nhân viên còn đầy hào hứng. Những tháng đầu tiên trong kế hoạch chuyển đổi rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến tốc độ của toàn bộ quá trình.

Theo một nghiên cứu, những công ty nằm trong top 4 về chuyển đổi số thành công đã đạt được 57% mục tiêu trong sáu tháng đầu tiên. Việc ăn mừng những chiến thắng sớm là một cách hiệu quả để duy trì sự nhiệt huyết, nhưng cần cẩn thận để không rơi vào trạng thái tự mãn. Để giữ đà phát triển, hãy tái đầu tư những thành quả đạt được và tăng giá trị cho quá trình chuyển đổi.

Chẳng hạn, nếu bạn điều hành một chuỗi nhà hàng và đã triển khai phần mềm chấm công trực tuyến ở một chi nhánh với 90% nhân viên ủng hộ, nhưng vẫn còn 10% chưa hài lòng, hãy tìm hiểu vấn đề của họ. Yêu cầu sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm để khắc phục những khó khăn. Sau khi giải quyết xong, hãy nhanh chóng mở rộng áp dụng phần mềm này cho tất cả các chi nhánh, đảm bảo việc chấm công mới được thực hiện đồng bộ trên toàn doanh nghiệp.

Sử dụng công cụ phần mềm để theo dõi và kiểm soát lộ trình

Vấn đề có thể nảy sinh bất cứ lúc nào, nhưng có thể hạn chế chúng bằng cách áp dụng các công cụ để kiểm soát và quản lý sự thay đổi, giúp đội ngũ đi đúng hướng và triển khai công nghệ mới hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số công cụ hữu ích cho các khía cạnh khác nhau của quá trình chuyển đổi:

Nền tảng áp dụng kỹ thuật số (DAP): Đây có thể là các công cụ quản lý riêng lẻ hoặc các nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng hợp theo mô hình all-in-one.
Công cụ thu thập phản hồi: Khuyến khích nhân viên tham gia và chia sẻ ý kiến của họ.
Wiki kiến thức: Tạo ra một nguồn tài liệu trung tâm cho nhân viên tham khảo khi cần đào tạo hoặc thông tin.
Kênh trò chuyện cho nhân viên: Cung cấp không gian riêng biệt, như kênh trên Slack hoặc MS Teams, bảng Trello, hoặc cổng mạng nội bộ, để nhân viên có thể đặt câu hỏi, chia sẻ mẹo, hoặc nhận thông tin cập nhật về quá trình chuyển đổi.

Tổng kết lại, việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số là một bước quan trọng, có thể quyết định thành công hay thất bại của quá trình chuyển đổi trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng việc này không đơn giản, mà cần nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu, đánh giá và phân tích các yếu tố liên quan, từ nội bộ doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh cho đến thị trường. Chỉ khi có một lộ trình rõ ràng và được chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp mới có thể tiến bước vững chắc trong hành trình chuyển đổi số. Truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật nhiều kiến thức hay ho khác nhé!

>>> Có thể bạn quan tâm: