Offboarding là gì? 6 giai đoạn trong quy trình offboarding

Offboarding là quá trình hoàn tất các thủ tục, giấy tờ theo quy định của doanh nghiệp khi nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động. Vậy offboarding là gì, làm thế nào để xây dựng một quy trình offboarding hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn khám phá chi tiết về offboarding, đồng thời cung cấp mẫu checklist hữu ích để áp dụng cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay!

 

Offboarding là gì?

 

Offboarding hay Employee Offboarding, là quy trình chấm dứt mối quan hệ hợp tác giữa nhân viên và tổ chức. Khi nhân sự rời khỏi doanh nghiệp, offboarding được triển khai nhằm đảm bảo các vấn đề hành chính, quản lý, và bảo mật được xử lý đúng quy trình. Quy trình này bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo cả nhân viên và tổ chức đều hoàn tất các trách nhiệm cuối cùng một cách rõ ràng và có tổ chức, bao gồm:

 

• Xác nhận quyết định nghỉ việc chính thức của nhân viên.

• Thu hồi tài sản doanh nghiệp đã cấp, phối hợp với các phòng ban liên quan.

• Bàn giao công việc và các thông tin liên quan.

• Hủy quyền truy cập vào hệ thống, tài khoản dữ liệu thuộc sở hữu công ty.

• Tổ chức gặp gỡ, chia tay hoặc tiệc liên hoan để tri ân nhân sự.

​

 

Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding là gì?

 

Offboarding và Onboarding là hai quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự, nhưng chúng có mục đích và thời gian thực hiện khác nhau. Dưới đây là sự phân biệt rõ ràng giữa hai quy trình này:

 

Điểm chung:

• Đều liên quan đến công tác quản lý nhân sự trong tổ chức.
• Cần có kế hoạch và quy trình thực hiện rõ ràng.
• Yêu cầu sự phối hợp giữa các bộ phận khác trong công ty.
• Quản lý tài sản và thông tin của công ty.
• Giúp xây dựng mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và doanh nghiệp.

​

 

Điểm khác biệt:

 

 

Tóm lại, Offboarding là quá trình quản lý khi nhân viên rời đi, trong khi Onboarding là quá trình hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập và phát triển trong công ty.

 

 

Tầm quan trọng của quy trình offboarding

 

Khi nhân sự nghỉ việc, họ thường có hai xu hướng: nói tốt hoặc nói xấu về công ty. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại chủ quan, chỉ phê duyệt đơn xin nghỉ việc mà không thực hiện thêm bất kỳ thủ tục nào. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như lỗ hổng bảo mật, thất thoát tài sản, gia tăng tỷ lệ nghỉ việc, hay khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự mới.

 

Để tránh các rủi ro này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình offboarding chuyên nghiệp khi có nhân sự rời đi:

 

• Tạo ấn tượng tích cực: Một quy trình nghỉ việc bài bản giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp, từ lúc làm việc đến khi rời đi, tạo ấn tượng tích cực và nâng cao hình ảnh công ty.

• Bảo vệ danh tiếng công ty: Thực hiện offboarding hiệu quả giúp hạn chế các tình huống như nhân viên nghỉ việc nói xấu công ty, tiết lộ thông tin tiêu cực, hoặc làm tổn hại danh tiếng doanh nghiệp.

• Thu hút nhân sự mới: Quy trình offboarding chuyên nghiệp không chỉ tạo ấn tượng tốt với nhân sự rời đi mà còn thu hút nhân viên mới, khẳng định sự tận tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

• Bảo vệ thông tin và dữ liệu: Offboarding đảm bảo thu hồi hoặc xóa bỏ hoàn toàn các dữ liệu quan trọng mà nhân sự từng tiếp cận, giúp tăng cường an ninh và tránh rủi ro mất mát thông tin.

• Cải thiện quy trình và chính sách: Ý kiến phản hồi từ nhân sự rời đi giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề còn tồn tại, từ đó điều chỉnh quy trình và chế độ phúc lợi để cải thiện môi trường làm việc.

​

Quy trình offboarding không chỉ giúp bảo vệ lợi ích doanh nghiệp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách ứng xử với nhân viên, dù họ đã chọn rời đi.

 

 

Xem thêm: Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Lợi ích và chức năng

 

6 giai đoạn lập quy trình offboarding chi tiết và hiệu quả

 

Sau khi nắm rõ khái niệm offboarding, bạn có thể bắt đầu xây dựng một quy trình offboarding phù hợp. Dưới đây là 6 bước giúp thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả:

 

Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc

 

Đầu tiên, nhân sự sẽ nộp đơn xin nghỉ việc đến bộ phận phụ trách. Đơn này có thể là bản giấy (bản cứng) hoặc bản điện tử (file Word, PDF), tùy theo quy định của doanh nghiệp. Với đơn dạng file mềm, doanh nghiệp thường yêu cầu nộp qua email, hệ thống quản lý nội bộ, hoặc các kênh tương tự.

 

Khi tiếp nhận yêu cầu nghỉ việc, doanh nghiệp cần xử lý thông tin theo các bước sau:

• Xác nhận yêu cầu nghỉ việc: Kiểm tra và xác thực thông tin từ đơn xin nghỉ.

• Trao đổi lý do nghỉ: Tìm hiểu nguyên nhân nghỉ việc và thảo luận về kế hoạch bàn giao công việc.

• Thông báo đến các phòng ban liên quan: Đảm bảo các bộ phận khác nắm được sự thay đổi nhân sự để chuẩn bị các điều chỉnh phù hợp.

• Lên kế hoạch điều phối nhân sự: Phòng tuyển dụng lập kế hoạch bố trí nhân sự tạm thời và khởi động quá trình tìm kiếm người thay thế.

​

 

Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, thủ tục liên quan

 

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục và tài liệu liên quan là một bước quan trọng trong quy trình offboarding, giúp quá trình nghỉ việc của nhân viên diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là danh sách các tài liệu cần thiết mà doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thôi việc.

• Hồ sơ xử lý thủ tục nghỉ việc của nhân viên.

• Bản cam kết bảo mật thông tin.

• Biên bản bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu liên quan.

• Biên bản thu hồi trang thiết bị được cấp bởi công ty.

• Giấy tờ về công nợ, thuế, bảo hiểm,... liên quan đến nhân viên nghỉ việc.

• Thư mời hoặc giấy mời tham dự tiệc chia tay nhân sự (tùy trường hợp).

​

 

Giai đoạn 3: Lập kế hoạch cho việc bàn giao

 

Để duy trì hoạt động ổn định khi có sự thay đổi về nhân sự (nhân viên nghỉ việc), doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch bàn giao công việc rõ ràng. Kế hoạch này nên bao gồm các nội dung chính sau:

• Thời gian, hình thức và địa điểm bàn giao: Xác định thời điểm, cách thức và nơi diễn ra quá trình bàn giao công việc.

• Người nhận bàn giao: Xác định rõ cá nhân hoặc bộ phận sẽ tiếp nhận công việc.

• Nội dung bàn giao: Bao gồm thông tin chi tiết như hiện trạng công việc, hồ sơ, tài liệu, số liệu, sổ sách, tài nguyên liên quan và mức độ hoàn thành các nhiệm vụ.

​

 

Giai đoạn 4: Tiến hành phỏng vấn thôi việc

 

Phỏng vấn sau nghỉ việc không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân nhân viên rời đi mà còn mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Cải thiện quy trình và môi trường làm việc: Nhận diện những điểm cần điều chỉnh để nâng cao chất lượng công việc và môi trường làm việc trong tương lai.

• Hoàn thiện chính sách nhân sự: Xây dựng lộ trình quản lý và chính sách phù hợp với nhu cầu của nhân viên.

• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Tạo cơ hội để doanh nghiệp và nhân viên nghỉ việc kết thúc hợp tác một cách tích cực.

• Thu hút nhân tài mới: Gây ấn tượng tốt, từ đó tạo hiệu ứng lan tỏa, giúp doanh nghiệp thu hút nhân sự tiềm năng.

Buổi phỏng vấn nên được tổ chức như một cuộc trò chuyện cởi mở, không mang tính phân cấp hay áp lực. Điều này khuyến khích nhân viên chia sẻ thẳng thắn, giúp doanh nghiệp thu thập thông tin giá trị nhất. Người tham gia phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp của nhân viên, đại diện phòng nhân sự, ban giám đốc (nếu cần thiết).

 

 

Giai đoạn 5: Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập

 

Sau khi hoàn tất các bước trong quy trình offboarding, doanh nghiệp cần tiến hành thu hồi và hủy quyền truy cập vào các tài khoản nội bộ của nhân viên nghỉ việc. Đây là bước quan trọng nhằm bảo vệ thông tin và ngăn chặn việc sử dụng trái phép sau khi nhân viên rời đi. Dưới đây là các loại tài khoản mà doanh nghiệp cần chú ý:

 

• Xóa quyền truy cập chấm công và hệ thống bảng công.

• Hủy quyền truy cập hệ thống nội bộ: Bao gồm mạng nội bộ, tài khoản chứa dữ liệu, và các công cụ liên quan.

• Xóa khỏi các nhóm chung: Trên các nền tảng như Skype, Telegram, Zalo, hoặc nhóm kín trên Facebook.

• Thu hồi quyền quản trị: Từ các tài khoản hoặc kênh liên quan đến công việc.

• Các tài khoản theo vị trí công việc: Ví dụ, với chuyên viên SEO, cần xóa quyền truy cập vào hệ thống admin của website, các công cụ hỗ trợ SEO, và kế hoạch phát triển SEO.

 

 

Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình nghỉ việc

 

Bước cuối cùng trong quy trình offboarding mà doanh nghiệp nên thực hiện là tổ chức một buổi tiệc nhỏ hoặc tặng quà ý nghĩa để tri ân nhân viên nghỉ việc.

• Tổ chức tiệc chia tay: Một buổi tiệc thân mật không chỉ giúp gắn kết các thành viên mà còn tạo cơ hội để mọi người hiểu nhau hơn. Đây cũng là cách để doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt đẹp, duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên cũ.

• Tặng quà và thư cảm ơn: Thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của nhân viên trong suốt thời gian làm việc. Món quà có thể là sách, vật phẩm lưu niệm, hoặc một tấm thiệp cảm ơn được viết chân thành.

​

 

Xem thêm: Giao tiếp trong kinh doanh là gì? Kỹ năng cần phải có

 

Mẫu offboarding checklist cho doanh nghiệp

 

Để đảm bảo rằng tất cả các bước trong quy trình offboarding được hoàn thành đầy đủ, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu checklist dưới đây:

 

Danh sách kiểm tra giới thiệu nhân viên

 

Thông báo nghỉ việc:

• Xác nhận yêu cầu nghỉ việc từ nhân viên.

• Thông báo đến các bộ phận liên quan trong công ty.

Tổ chức bàn giao công việc:

• Đảm bảo nhân viên đã hoàn thành công việc và bàn giao tất cả tài liệu cần thiết.

• Cung cấp hướng dẫn cho người tiếp nhận công việc.

Hoàn tất thủ tục hành chính:

• Yêu cầu nhân viên ký biên bản chấm dứt hợp đồng.

• Hoàn thành các giấy tờ liên quan đến lương, thuế và bảo hiểm.

Thu hồi tài sản công ty:

• Xác nhận trả lại các thiết bị, tài sản của công ty như laptop, điện thoại, thẻ ra vào.

• Kiểm tra các tài khoản truy cập hệ thống và huỷ quyền của nhân viên.

Phỏng vấn chia tay:

• Lên lịch phỏng vấn để thu thập phản hồi về môi trường làm việc và lý do nghỉ việc.

• Ghi nhận các đề xuất cải thiện từ nhân viên.

Cập nhật thông tin nhân sự:

• Cập nhật trạng thái của nhân viên nghỉ việc trong hệ thống quản lý nhân sự.

• Lưu trữ hồ sơ và tài liệu liên quan đến nhân viên nghỉ việc.

Chia tay và cảm ơn:

• Tổ chức tiệc chia tay hoặc gửi quà cảm ơn nhân viên.

• Chúc họ thành công trong công việc mới và duy trì mối quan hệ tốt đẹp.

​

 

Cập nhật hệ thống bảng tính lương với ngày kết thúc

 

Cập nhật lương và hoàn tất các thủ tục giấy tờ là cần thiết để bảo vệ quyền lợi của người lao động và giảm thiểu các rủi ro pháp lý cho công ty. Các bước xử lý tiền lương và giấy tờ sẽ bao gồm:

• Thỏa thuận về lương tháng cuối cùng, bao gồm thanh toán cho các ngày nghỉ phép chưa sử dụng.

• Yêu cầu nhân viên ký biên bản chấm dứt hợp đồng.

• Ký cam kết bảo mật thông tin và cam kết không cạnh tranh.

• Cung cấp thông tin về các quyền lợi sau khi nghỉ việc, như chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm thất nghiệp, hưu trí (nếu có).

• Truyền đạt cho nhân viên về các quy trình và giấy tờ cần hoàn thiện.

• Hướng dẫn nhân viên về các thủ tục tiếp theo và các tài liệu liên quan.

​

 

Cập nhật trạng thái các dự án hiện tại

 

Để đảm bảo sự tiếp tục và ổn định của các dự án khi nhân viên nghỉ việc, việc bàn giao công việc và tình trạng dự án là vô cùng quan trọng. Các bước cần thực hiện bao gồm:

• Yêu cầu nhân viên nghỉ việc chuyển giao công việc và hướng dẫn người tiếp nhận các nhiệm vụ còn lại.

• Hủy quyền truy cập vào các dữ liệu làm việc của nhân viên nghỉ việc.

• Thu thập danh sách địa chỉ liên hệ trong và ngoài công ty từ nhân viên.

• Phỏng vấn nhân viên để tìm hiểu lý do nghỉ việc và thu thập phản hồi.

• Hỏi về những vấn đề công ty có thể cải thiện để nâng cao môi trường làm việc.

• Đảm bảo cơ hội cho nhân viên có thể quay lại công ty trong tương lai nếu có nhu cầu.

​

 

Liên hệ

 

Để thông báo về việc nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

• Thông báo bằng lời nói, văn bản hoặc email cho các bộ phận liên quan, bao gồm thông tin về ngày nghỉ việc và người sẽ tiếp nhận công việc.

• Thông báo cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác mà nhân viên đó phụ trách, kèm theo thông tin liên hệ của người tiếp nhận công việc để đảm bảo quá trình hợp tác không bị gián đoạn.

​

 

Bài viết trên đã cung cấp câu trả lời chi tiết cho câu hỏi “Offboarding là gì” và hướng dẫn cách xây dựng quy trình offboarding hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn và đừng quên theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!

 

>>>Có thể tham khảo thêm:

• Workflow là gì? Các bước xây dựng quy trình workflow chuẩn

• Checklist là gì? Cách tạo checklist công việc chi tiết

• 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell - Bí quyết của CEO tài ba

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: