Mẫu phiếu xuất kho chuẩn và quy định phiếu xuất kho hợp lệ

Phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa, vật tư khi xuất khỏi kho doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ, phiếu xuất kho cần được lập theo đúng quy định với đầy đủ nội dung cần thiết. Vậy phiếu xuất kho dùng để làm gì? Cách lập và cách viết phiếu xuất kho chuẩn ra sao? Những thắc mắc thường gặp về phiếu xuất kho sẽ được giải đáp chi tiết ngay sau đây!

 

Quy định về phiếu xuất kho hợp lệ là gì?

 

Phiếu xuất kho được xem là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

 

• Thông tin về đơn vị, bộ phận xuất kho và nhập kho.

• Họ tên người nhận hàng, đơn vị nhận, mã số phiếu xuất/nhập kho, ngày lập phiếu, lý do xuất kho.

• Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, đơn vị tính.

• Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho hoặc nhập kho kèm theo đơn giá (nếu có).

​

Phiếu xuất kho và nhập kho phải có ba liên và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, bao gồm giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.

 

 

Phiếu xuất kho được dùng để làm gì?

 

Phiếu xuất kho là văn bản quan trọng được sử dụng để ghi nhận số lượng vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa,… được xuất ra từ kho của doanh nghiệp hoặc cơ quan Nhà nước.

 

Xem thêm: Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích và cách triển khai

 

Biểu mẫu này giúp theo dõi chính xác số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát mức tiêu hao vật tư theo quy định.

 

 

Bên cạnh đó, Phiếu xuất kho hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý, giám sát biến động hàng hóa trong kho, đảm bảo quá trình điều chỉnh, kiểm soát kho vận hợp lý. Đồng thời, đây cũng là căn cứ quan trọng để đánh giá hoạt động kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của đơn vị.

 

Việc lập Phiếu xuất kho cần đảm bảo tính hợp lệ, chính xác, tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán trong quá trình đối chiếu chứng từ. Thông thường, phiếu này do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập, sau đó được ký bởi người lập phiếu, kế toán trưởng và chuyển cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt trước khi giao cho người nhận xuống kho lấy hàng.

 

Mẫu phiếu xuất kho chuẩn và cách viết chi tiết

 

Mẫu phiếu xuất kho

 

 

Xem thêm: Chiến lược đẩy và kéo trong chuỗi cung ứng là gì?

 

Cách viết chi tiết phiếu xuất kho

 

Phiếu xuất kho cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau: đơn vị, bộ phận lập phiếu, thời gian lập phiếu (ngày, tháng, năm), họ tên người nhận hàng, lý do xuất kho, cùng thông tin về kho chứa vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất.

 

Quy định ghi chép các cột trên phiếu xuất kho

 

 

• Cột A, B, C, D: Ghi rõ số thứ tự, tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Cột 1: Thể hiện số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho từ bộ phận sử dụng.

• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế đã xuất kho (lưu ý: số lượng thực tế không được vượt quá số lượng yêu cầu).

• Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền cho từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (cột 4 = cột 2 × cột 3).

• Dòng Cộng: Tổng hợp giá trị của tất cả vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế xuất kho.

• Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Thể hiện tổng giá trị bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong hạch toán.

​

Quy trình lập và duyệt phiếu xuất kho

 

Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên, do bộ phận có nhu cầu sử dụng hoặc bộ phận quản lý kho thực hiện. Sau khi hoàn thành, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xác nhận, sau đó trình giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt (ghi rõ họ tên). Khi được duyệt, phiếu xuất kho được giao cho người nhận để xuống kho nhận hàng.

 

Sau khi xuất kho, thủ kho cập nhật số lượng thực tế vào cột 2, ghi ngày, tháng, năm xuất kho, đồng thời cùng người nhận hàng ký xác nhận (ghi rõ họ tên).

 

Phân phối các liên phiếu xuất kho

 

• Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu để theo dõi.

• Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để cập nhật vào cột 3, 4 và hạch toán vào sổ kế toán.

• Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ lại để theo dõi tại bộ phận sử dụng.

​

Các nội dung cần có của Phiếu xuất kho

 

Bộ Tài chính đã ban hành các mẫu Phiếu xuất kho áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp. Cụ thể, Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế, trong khi Thông tư 133 áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, đối với nhu cầu lưu hành nội bộ, doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu Phiếu xuất kho phù hợp với đặc thù hoạt động của mình.

 

Xem thêm: Nhà máy thông minh là gì? Giải pháp sản xuất hiện đại tối ưu

 

 

Thông thường, một Phiếu xuất kho cần bao gồm các nội dung sau:

 

• Tên đơn vị và bộ phận thực hiện xuất kho.

• Thông tin người nhận hàng: họ tên, đơn vị công tác, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho…

• Thông tin về hàng hóa: tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, đơn vị tính.

• Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho và đơn giá (nếu có).

• Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên và phải có chữ ký của các bên liên quan, bao gồm giám đốc, người nhận hàng, thủ kho và người lập phiếu.

​

Giải đáp một số thắc mắc về phiếu xuất kho

 

Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Dưới đây là giải đáp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến Phiếu xuất kho:

 

 

• Bộ phận nào lập Phiếu xuất kho?

 

Bộ phận kho hoặc bộ phận kế toán của doanh nghiệp chịu trách nhiệm lập Phiếu xuất kho. Trong một số trường hợp, nhân viên phụ trách kho có thể lập phiếu theo yêu cầu của bộ phận có nhu cầu xuất hàng.

 

• Phiếu xuất kho cần chữ ký của ai?

 

Phiếu xuất kho cần có chữ ký của các bên liên quan, bao gồm: Người lập phiếu, Thủ kho, Người nhận hàng, Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt (nếu doanh nghiệp yêu cầu).

 

• Phiếu xuất kho có bắt buộc không?

 

Phiếu xuất kho không bắt buộc theo quy định pháp luật nhưng là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa xuất kho. Các doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu phiếu phù hợp với hoạt động nội bộ, nhưng cần đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ công tác hạch toán và kiểm soát kho.

 

• Phiếu xuất kho có ghi thuế không?

 

Phiếu xuất kho chủ yếu dùng để theo dõi việc xuất hàng trong nội bộ doanh nghiệp nên thường không ghi thuế GTGT. Nếu doanh nghiệp cần xuất hàng bán ra ngoài, hóa đơn GTGT hoặc chứng từ kèm theo sẽ thể hiện thông tin thuế.

 

• Cách đánh số Phiếu xuất kho?

 

Số phiếu xuất kho thường được đánh theo quy tắc riêng của từng doanh nghiệp, phổ biến là:

 

• Dãy số tăng dần theo năm (Ví dụ: PXK-0001/2025).

• Theo từng bộ phận hoặc kho (PXK-KHOA-0001).

• Kết hợp ngày tháng (PXK-20250220-01).

​

 

• Phiếu xuất kho được lập khi nào?

 

Phiếu xuất kho được lập khi doanh nghiệp có nhu cầu xuất hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, kinh doanh hoặc các mục đích khác như chuyển kho, tặng phẩm, tiêu hao nội bộ…

 

• Phiếu xuất kho được lập thành mấy liên?

 

Thông thường, Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại bộ phận kế toán; Liên 2: Giao cho người nhận hàng; Liên 3: Lưu tại kho để theo dõi xuất hàng.

 

Việc sử dụng Phiếu xuất kho đúng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, tránh thất thoát và đảm bảo minh bạch trong quản lý kho.

 

Quản lý kho và phiếu xuất kho đơn giản với phần mềm quản lý kho LINKQ ERP

 

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc quản lý kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho LINKQ ERP được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa và nâng cao hiệu suất làm việc.

 

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho LINKQ ERP:

 

• Quản lý nhập - xuất - tồn kho chi tiết: Phần mềm cho phép theo dõi chi tiết tình trạng nhập, xuất và tồn kho theo từng lô, vị trí và đơn hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và truy xuất thông tin hàng hóa.

• Ứng dụng công nghệ mã vạch (barcode): Việc tích hợp công nghệ mã vạch giúp tự động hóa quy trình nhập liệu, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý thông tin.

​

 

• Quản lý đa dạng hàng hóa: Phần mềm hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều loại hàng hóa với các đặc tính khác nhau, thiết lập cơ cấu theo đặc điểm của từng vật tư, lô và ngày hết hạn.

• Kết nối liên phòng ban: Dữ liệu được cập nhật tức thời, giúp kết nối bộ phận kho với các bộ phận khác như lập kế hoạch sản xuất, thu mua, tính giá thành và kế toán, đảm bảo thông tin luôn đồng bộ và chính xác.

 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho LINKQ ERP:

 

• Tăng hiệu quả quản lý kho: Tự động hóa quy trình, giảm thiểu công việc thủ công và sai sót, giúp quản lý kho trở nên chính xác và nhanh chóng hơn.

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu tồn kho dư thừa, tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sản xuất.

• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Với hệ thống quản lý kho hiện đại, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng, nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường.

​

 

Việc sử dụng phiếu xuất kho đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt lượng hàng hóa lưu chuyển, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hạch toán. Bên cạnh đó, ứng dụng phần mềm quản lý kho như LinkQ ERP sẽ giúp tự động hóa quá trình lập phiếu xuất kho, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tối ưu quản lý kho mà còn hỗ trợ công tác kế toán, giúp vận hành hệ thống kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Đừng quên truy cập vào Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật những kiến thức hữu ích về quản lý kho, tối ưu quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

 

>>>Có thể tham khảo thêm:

• CDP là gì? Cách xây dựng hệ thống CDP cho doanh nghiệp

• Mô hình ADDIE là gì? 5 giai đoạn chính trong đào tạo

• Phần mềm Quản lý kho sản xuất

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: