Quản lý lô và hạn sử dụng thuốc: Làm thế nào để giảm 30% tồn kho và ngăn ngừa thuốc quá hạn?

---

 

 

Quản lý lô và hạn sử dụng thuốc: Làm thế nào để giảm 30% tồn kho và ngăn ngừa thuốc quá hạn? 

 

Theo một nghiên cứu về quản lý tồn kho dược phẩm, chỉ 48,1% đơn vị duy trì được hồ sơ tồn kho chính xác và cập nhật, trong khi chỉ khoảng 40,4% cập nhật dữ liệu ngay sau mỗi giao dịch. Điều này khiến việc kiểm soát lô thuốc, hạn sử dụng và truy xuất nguồn gốc gặp nhiều khó khăn, làm gia tăng nguy cơ tồn kho quá hạn và sai lệch dữ liệu.

 

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dược vẫn quản lý lô thuốc (Batch) bằng Excel hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ. Khi dữ liệu giữa Kho, Sản xuất, Mua hàng và Kế toán không được đồng bộ, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chính xác từng lô thuốc trong suốt vòng đời sản phẩm. Đây cũng là nguyên nhân khiến chi phí vận hành tăng lên, hàng tồn kho quá hạn khó được kiểm soát và việc truy xuất nguồn gốc mất nhiều thời gian hơn.

 

Vậy đâu là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp dược vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý lô và hạn sử dụng thuốc? 

 

Doanh nghiệp dược gặp khó khăn trong kiểm soát lô thuốc và hạn sử dụng

 

Nhiều doanh nghiệp dược vẫn quản lý lô thuốc bằng Excel hoặc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ. Khi dữ liệu giữa Kho, Mua hàng và bán hàng không được đồng bộ, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chính xác từng lô thuốc trong suốt vòng đời sản phẩm.

 

Điều này dẫn đến nhiều rủi ro như thuốc quá hạn nhưng không được phát hiện kịp thời, xuất kho không theo nguyên tắc FEFO, mất nhiều thời gian truy xuất nguồn gốc và dữ liệu giữa các phòng ban không thống nhất. Những vấn đề này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn làm phát sinh chi phí lưu kho, chi phí tiêu hủy thuốc quá hạn, thất thoát vốn và làm giảm hiệu quả kinh doanh.

 

 

Quản lý thủ công không còn phù hợp khi quy mô doanh nghiệp mở rộng

 

Công cụ quản lý dữ liệu thô sơ (Excel, Sheet,..)  có thể đáp ứng khi doanh nghiệp quản lý số lượng ít mã hàng. Tuy nhiên, khi số lượng lô thuốc và kho hàng ngày càng tăng, phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế:

 

• Dữ liệu tồn kho không phản ánh đúng tình hình thực tế.

 

Các công cụ như Excel, Google Sheets hay các phần mềm riêng lẻ khác phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhập liệu và cập nhật thủ công của nhân viên. Khi nhiều bộ phận cùng thao tác hoặc quy trình chưa được liên kết chặt chẽ, dữ liệu tồn kho rất dễ bị sai lệch so với số lượng thực tế. 

 

Ví dụ, kho chỉ còn 15 hộp thuốc, Nhân viên kinh doanh A đã xác nhận đơn hàng 10 hộp nhưng chưa kịp cập nhật hoặc thông báo cho các bộ phận liên quan. Trong lúc đó, nhân viên B tiếp tục xác nhận thêm đơn hàng 8 hộp vì dữ liệu vẫn thể hiện còn đủ hàng. Kết quả, doanh nghiệp đã nhận đơn vượt quá khả năng cung ứng. Sai lệch chỉ được phát hiện khi chuẩn bị xuất kho, làm gián đoạn quá trình giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và trải nghiệm của khách hàng. 

 

• Khó truy xuất lịch sử của từng lô khi cần kiểm tra hoặc thu hồi sản phẩm.

 

Đối với ngành dược, khả năng truy xuất nguồn gốc từng Batch là yêu cầu quan trọng trong kiểm soát chất lượng và thu hồi sản phẩm. 

 

Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng giao dịch nhập – xuất và lô phát sinh liên tục khiến dữ liệu tăng nhanh theo thời gian. Các công cụ quản lý dữ liệu thô sơ sẽ dần bị hạn chế về khả năng lưu trữ và xử lý. Khi dữ liệu quá lớn, doanh nghiệp thường phải tách thành nhiều file hoặc nhiều sheet để tiếp tục quản lý, làm cho thông tin bị phân tán giữa các phòng ban hoặc nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Việc truy xuất lịch sử của một lô lúc này không còn đơn giản mà phải tìm kiếm, tổng hợp và đối chiếu thủ công giữa nhiều file, vừa mất nhiều thời gian vừa làm tăng nguy cơ bỏ sót hoặc sai lệch thông tin, đặc biệt khi cần kiểm tra chất lượng hoặc thu hồi sản phẩm khẩn cấp. 

 

• Kiểm kê tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót 

 

Một sản phẩm dược có thể được nhập về theo nhiều lô với ngày sản xuất và hạn sử dụng khác nhau. Khi quản lý bằng các công cụ quản lý dữ liệu thô sơ, nhân viên thường phải ghi chú hoặc dán tem để phân biệt từng lô trong kho.

 

Đến kỳ kiểm kê, nhân viên phải kiểm đếm từng lô rồi đối chiếu thủ công với dữ liệu quản lý để xác định số lượng và hạn sử dụng của từng lô. Khi số lượng lô và kho hàng ngày càng nhiều, quy trình này tiêu tốn đáng kể thời gian, nhân lực và vẫn khó tránh khỏi sai sót.

 

Đây chính là những “lỗ hổng” âm thầm làm gia tăng chi phí vận hành và bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp dược.

 

ERP giúp doanh nghiệp quản lý lô thuốc và hạn sử dụng như thế nào?

 

 

Thay vì để dữ liệu phân tán trên nhiều công cụ, ERP bao gồm quản lý Kho, Mua hàng, và Bán hàng trên một nền tảng thống nhất, giúp mọi phòng ban làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu. 

 

Hệ thống giúp doanh nghiệp:

• Quản lý chi tiết từng lô thuốc với đầy đủ số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và số lượng tồn.

• Tự động cảnh báo các lô thuốc sắp hết hạn để doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch xử lý trước khi phát sinh thất thoát.

• Tự động hỗ trợ xuất kho theo nguyên tắc FEFO, giảm nguy cơ tồn kho quá hạn và hạn chế sai sót do thao tác thủ công.

• Truy xuất toàn bộ lịch sử của từng lô thuốc chỉ trong vài giây khi cần kiểm tra hoặc thu hồi sản phẩm.

• Dữ liệu được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, mọi giao dịch phát sinh đều được cập nhật ngay tại thời điểm xử lý. Nhờ đó, ban lãnh đạo luôn nắm bắt chính xác tình hình tồn kho và có cơ sở để đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. 

 

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro trong quản lý lô thuốc mà còn kiểm soát tốt hơn chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành.

 

Doanh nghiệp đạt được những lợi ích gì khi triển khai ERP? 

 

Việc triển khai ERP giúp doanh nghiệp dược nâng cao hiệu quả quản trị tồn kho và kiểm soát lô thuốc tốt hơn: 

• Giảm 50% thời gian nhập liệu nhờ dữ liệu được cập nhật tự động và đồng bộ giữa các phòng ban.

• Giảm 30% lượng tồn kho nhờ kiểm soát hạn sử dụng hiệu quả và xuất kho theo nguyên tắc FEFO.

• Tăng 20% năng suất vận hành khi giảm thời gian kiểm kê, đối chiếu và truy xuất dữ liệu.

• Hạn chế tối đa tình trạng thuốc hết hạn hoặc xuất nhầm lô.

• Nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc và đáp ứng tốt các yêu cầu kiểm tra, thanh tra trong ngành dược.

 

Kết luận

 

Trong ngành dược, quản lý lô thuốc và hạn sử dụng không chỉ là yêu cầu về vận hành mà còn là yếu tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh, khả năng tuân thủ và uy tín của doanh nghiệp.

 

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý bằng Excel hoặc nhiều phần mềm rời rạc, đã đến lúc chuyển sang một hệ thống ERP thống nhất. Với khả năng quản lý lô thuốc, hạn sử dụng, xuất kho theo nguyên tắc FEFO và truy xuất nguồn gốc trên cùng một nền tảng, LinkQ ERP giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, tối ưu tồn kho và nâng cao hiệu quả quản trị.