Quy trình xây dựng hệ thống KPI

Quy trình xây dựng hệ thống KPI

 

KPI được xem là một nhân tố quan trọng trong việc định hướng những chiến lược phát triển lâu dài của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể vạch ra những kế hoạch cụ thể và đúng đắn. Chỉ số đánh giá thực hiện công việc – KPI có ý nghĩa lớn trong việc tối ưu hiệu quả việc thiết lập, theo dõi và đánh giá trong công tác Quản trị Nhân sự. Vậy KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống ra sau. Mời bạn cùng LinkQ tìm ra đáp án ngay trong bài viết sau:

 

I. KPI là gì? 

 

KPI là chỉ số số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn tổ chức, doanh nghiệp. KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về mức độ, quá trình làm việc về một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

 

II. Quy trình chung xây dựng hệ thống KPIs

 

1. Yêu cầu khi áp dụng KPIs

 

Dưới đây là một số yêu cầu cơ bản khi xây dựng và áp dụng KPIs, đây không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống.

 

·       Đảm bảo tiêu chí SMART

 

·       Đảm bảo sứ mệnh, tầm nhìn và các chiến lược của tổ chức phải nhất quán

 

·       Phải kết hợp nhịp nhàng, thống nhất giữa đo lường và đánh giá, hoạch định và cải tiến hiệu suất

 

·       Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung

 

2. Quy trình chung xây dựng hệ thống KPIs

 

Không phải tất cả các tổ chức/ doanh nghiệp/ dự án đều áp dụng KPI giống nhau. Quy trình áp dụng tùy thuộc vào mục tiêu của từng đơn vị. Tuy nhiên, khung chung về quy trình để xây dựng hệ thống KPIs như sau:

 

2.1: Xác định chủ thể xây dựng KPIs

 

·       Người xây dựng KPIs thường là nhà quản lý, trưởng bộ phận/ phòng/ ban. Nhưng dù là ai thì cũng phải là người có chuyên môn cao và hiểu rõ về mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức/dự án. Đồng thời hiểu rõ về KPI.

 

·       Sau khi xây dựng khung cá chỉ số đánh giá hiệu suất cốt yếu, để đảm bảo tính thống nhất, khả thi, cần phải có sự góp ý, thẩm định của các bộ phận/cá nhân liên quan

 

2.2: Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

 

KIPs được xây dựng cần thể hiện và gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/ phòng/ ban/ dự án.

 

 

2.3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng chức danh

 

Đây là bước mô tả công việc chi tiết của từng cá nhân trong nhóm. Trong đó nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng, cụ thể và khả thi.

 

2.4: Xác định các chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

 

·       Chỉ số của nhóm/ bộ phận: được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm/ bộ phận

 

·       Chỉ số cá nhân: xây dựng các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART nêu trên

 

·       Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ số cụ thể

 

2.5: Xác định khung điểm số cho các kết quả thu được

 

Tương ứng với từng chỉ số, sẽ có các mức độ điểm số khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc

 

2.6: Đo lường, tổng kết và điều chỉnh nếu có

 

Trên cơ sở khung điểm, nhà quản trị sẽ tổng kết mức tổng điểm và đưa ra các kết luận và đưa ra các điều chỉnh nếu cần thiết.

 

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý Nhân sự, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: