Six sigma là gì? Lợi ích, nguyên tắc áp dụng mô hình 6 sigma

Một trong những phương pháp quản lý nổi bật nhất hiện nay là Six Sigma. Ban đầu, nó được phát triển như một giải pháp cho sản xuất, nhưng nhanh chóng chứng minh được hiệu quả và hiện đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế, tài chính, và hơn thế nữa. Trong bài viết này, sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về Six Sigma là gì, từ khái niệm và nguồn gốc, cho đến cách thức hoạt động, các công cụ sử dụng, và hướng dẫn bạn cách đào tạo để nhận chứng nhận thực hành Six Sigma. Cùng tìm hiểu ngay.

 

Six sigma là gì?

 

Định nghĩa six sigma

 

 

Six Sigma (6 Sigma hay 6σ) là một phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng dựa trên thống kê, nhằm phát hiện lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp khắc phục để nâng cao độ chính xác và hiệu quả của quy trình.

 

Khác với hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, Six Sigma mang đến một cách tiếp cận mới cho doanh nghiệp. Thay vì tập trung vào việc sửa chữa các sản phẩm lỗi, Six Sigma khuyến khích việc cải tiến quy trình từ đầu để ngăn ngừa lỗi phát sinh, hướng đến sự ổn định gần như tuyệt đối trong sản xuất và kinh doanh.

 

Phương pháp này sử dụng các công cụ thống kê để đo lường số lượng lỗi xảy ra trong quy trình, sau đó tìm giải pháp để giảm thiểu, đưa quy trình tiến gần hơn đến mục tiêu "không lỗi". Mức tiêu chuẩn của Six Sigma chỉ đạt được khi số lượng lỗi trong quy trình không vượt quá 3,4 lỗi trên mỗi một triệu cơ hội (sản phẩm).

 

Tham khảo thêm: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Cơ hội và thách thức

 

Lean six sigma là gì?

 

 

Lean là một phương pháp sản xuất được phát triển bởi Toyota ở Nhật Bản, nhằm loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong quy trình sản xuất, giúp tổ chức hoạt động theo hướng "tinh gọn".

 

Lean Six Sigma (LSS) là một mô hình quản lý kết hợp giữa nguyên tắc của Lean và phương pháp Six Sigma. Lean tập trung vào việc giảm thiểu chất thải và rút ngắn thời gian sản xuất ngay từ đầu, trong khi Six Sigma chú trọng vào việc nâng cao độ chính xác trong quy trình. Khi kết hợp, hai phương pháp này tạo ra một sự cải tiến mạnh mẽ và hiệu quả cho tổ chức.

 

Lợi ích của hệ phương pháp Six Sigma

 

 

Six Sigma mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc tiết kiệm chi phí đáng kể. Một số ý kiến cho rằng Six Sigma phù hợp cho các tập đoàn lớn, trong khi một số khác lại cho rằng phương pháp này thích hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu xây dựng quy trình. Tuy nhiên, các chuyên gia đều khẳng định Six Sigma mang lại lợi ích cho mọi loại hình tổ chức, không phân biệt quy mô. Chuyên gia tư vấn Jennifer Williams nhận định: “Không có ngành công nghiệp nào không thể hưởng lợi từ Six Sigma”, miễn là nó được áp dụng một cách bài bản.

 

Dưới đây là 6 lợi ích mà Six Sigma có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn:

 

Giữ lòng trung thành của khách hàng

 

Six Sigma tập trung sâu vào việc hiểu rõ yêu cầu của khách hàng thông qua việc xác định các khuyết tật trong quy trình. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm không chỉ không có lỗi mà còn đáp ứng được mong đợi của khách hàng, tạo sự gắn kết bền vững với họ. Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện khảo sát hoặc nghiên cứu hành vi khách hàng nhằm hiểu rõ nhu cầu và cách cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.

 

Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

 

 

Khi tỷ lệ khuyết tật giảm và không tái diễn, doanh nghiệp có thể loại bỏ lãng phí về nhân lực, nguyên vật liệu và thời gian do các quy trình kém hiệu quả. Khi sản xuất chỉ tạo ra các sản phẩm có thể bán được, chi phí hàng bán trên mỗi sản phẩm sẽ giảm, đồng thời lợi nhuận sẽ tăng lên.

 

Tham khảo thêm: Quản trị rủi ro là gì? Nguyên tắc và cách quản trị rủi ro

 

Nâng cao văn hoá doanh nghiệp

 

Một quy trình làm việc hiệu quả chính là cầu nối gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên. Trong Six Sigma, con người đóng vai trò quan trọng không kém các yếu tố kỹ thuật và thậm chí còn được đề cao hơn. Phương pháp này cũng giúp giải quyết các xung đột trong quy trình kinh doanh nhờ vào tính minh bạch trong đo lường và sự chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên, bất kể loại hình văn hóa doanh nghiệp.

 

Hãy tưởng tượng sự khác biệt giữa một dây chuyền sản xuất vận hành trơn tru và một nhóm không rõ ràng về trách nhiệm. Nhân viên của bạn sẽ chọn làm việc ở đâu?

 

Lập kế hoạch chiến lược

 

 

Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong mọi kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Khi đã xác định sứ mệnh và mục tiêu cùng với việc phân tích SWOT, Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện. Nếu chiến lược của doanh nghiệp là dẫn đầu về chi phí, Six Sigma có thể được sử dụng để đơn giản hóa quy trình và đàm phán mức giá nguyên liệu tốt hơn với nhà cung cấp.

 

Mở rộng quy mô kinh doanh

 

Khi doanh nghiệp đã loại bỏ thành công các nguyên nhân gây khuyết tật và đạt được quy trình tuân thủ chuẩn Six Sigma, việc mở rộng quy mô sản xuất và hệ thống đo lường sẽ trở nên dễ dàng hơn.

 

Đảm bảo hệ sinh thái linh hoạt

 

 

Six Sigma bản chất là một phương pháp giúp thay đổi và cải tiến hoạt động kinh doanh. Khi một quy trình lỗi hoặc không hiệu quả bị loại bỏ, điều đó yêu cầu sự thay đổi trong cách làm việc và tư duy của nhân viên. Một văn hóa doanh nghiệp linh hoạt, sẵn sàng đón nhận và thích ứng nhanh với thay đổi là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của việc triển khai các dự án Six Sigma. Nhân viên và các bộ phận liên quan cần sẵn sàng thay đổi để thích ứng kịp thời và hiệu quả với những cải tiến này.

 

Xem thêm: 5s là gì? Cách áp dụng quy trình 5s trong doanh nghiệp

 

Nguyên tắc của mô hình Six Sigma

 

 

Khách hàng là trung tâm

 

Tương tự như nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma luôn chú trọng đến "tiếng nói của khách hàng". Mọi cải tiến và điều chỉnh quy trình đều phải dựa trên nhu cầu, mong đợi, và yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng, đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng tối đa kỳ vọng của họ.

 

Đề cao dữ liệu và dữ kiện

 

Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần xác định rõ hai điều: những dữ liệu nào thực sự quan trọng và cách áp dụng chúng vào Six Sigma sao cho hiệu quả. Phương pháp này không dựa vào phán đoán mơ hồ, mà tất cả các quyết định đều phải dựa trên số liệu được đo lường chính xác, giống như quy chuẩn 3,4 lỗi trên mỗi triệu cơ hội.

 

Quản trị chủ động

 

 

Phương pháp Six Sigma không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm và khắc phục lỗi trong quy trình, mà quan trọng hơn là chủ động phòng ngừa để tránh lỗi xảy ra. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn chặn các khiếm khuyết ngay từ đầu, thay vì để chúng dẫn đến sản phẩm lỗi và sau đó mới xử lý.

 

Cộng tác không có rào cản

 

Six Sigma khuyến khích sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, không có rào cản nào giữa các chức năng. Quy trình vận hành phải trơn tru nhờ vào sự hợp tác đa chiều, từ chiều dọc, chiều ngang cho đến các tương tác đan xen giữa các nhóm và phòng ban.

 

Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép phạm sai lầm

 

 

Mặc dù mục tiêu của Six Sigma là giảm thiểu lỗi, nhưng đạt mức 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội không đồng nghĩa với sự hoàn hảo tuyệt đối. Doanh nghiệp không nên quá vội vàng mà cần kiên nhẫn với quá trình cải tiến, chấp nhận những thất bại nhỏ, miễn là chúng không gây hậu quả nghiêm trọng và có thể rút ra được bài học giá trị từ đó.

 

Xem thêm: Quản lý hiệu suất là gì? Quy trình quản lý hiệu suất tối ưu

 

Áp dụng mô hình Six Sigma vào doanh nghiệp theo quy trình DMAIC

 

Quy trình DMAIC là phương pháp truyền thống và hiệu quả để áp dụng Six Sigma vào nhiều loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước cụ thể trong quy trình này:

 

 

D – Define (Xác định)

Bước đầu tiên là xác định rõ ràng nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chất lượng quan trọng cho sản phẩm và dịch vụ. Sau khi tự đánh giá mức độ đáp ứng hiện tại của doanh nghiệp, bạn cần chỉ ra những khu vực chính cần triển khai Six Sigma.

 

M – Measure (Đo lường)

Giai đoạn này liên quan đến việc thu thập dữ liệu và đánh giá các vấn đề phát sinh. Mục tiêu là nhận diện nguyên nhân gốc rễ của các khiếm khuyết để có cơ sở cho các bước tiếp theo.

 

A – Analyze (Phân tích)

Trong bước này, bạn sẽ phân tích khoảng cách giữa mục tiêu đã đặt ra và kết quả hiện tại. Việc xác định các cơ hội cải tiến cho doanh nghiệp sẽ thực hiện tại đây. Các giải pháp cần được kiểm nghiệm kỹ lưỡng và có các biện pháp dự phòng đi kèm.

 

I – Improve (Cải tiến)

Đây là giai đoạn triển khai các giải pháp đã được xác định. Bạn cần theo dõi quá trình thực hiện sát sao để có thể điều chỉnh hoặc bổ sung khi cần thiết.

 

C – Control (Kiểm soát)

Bước cuối cùng là lập kế hoạch giám sát và kiểm soát các mục tiêu đã đề ra ban đầu. Điều này giúp ngăn chặn việc quay lại thói quen cũ hoặc đi lệch hướng so với kế hoạch.

 

Phân biệt giữa Six Sigma và Lean 6 Sigma

 

 

Six Sigma và Lean Six Sigma đều là những phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Tuy nhiên, cả hai có một số khác biệt quan trọng, bao gồm các yếu tố sau:

 

 

Tóm lại, Six Sigma là gì? Đó là một hệ phương pháp giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình kinh doanh bằng cách loại bỏ các lỗi sai một cách chủ động và hướng tới sự hoàn hảo. Tuy nhiên, để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc nghiên cứu sâu về phương pháp cho đến việc trang bị các công cụ và kế hoạch hỗ trợ phù hợp. Đừng quên truy cập Bí quyết quản trị sản xuất mỗi ngày để cập nhật kiến thức quản trị mới mỗi ngày.

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• PDCA là gì? Quy trình thực hiện chu trình PDCA như thế nào?

• SaaS là gì? Tại sao doanh nghiệp nên chọn mô hình SaaS

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: