Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn đơn giản

Trong quá trình sản xuất, việc quản lý hiệu quả nguồn hàng tồn kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được nguồn lực mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành. Một trong những giải pháp quan trọng để đạt được điều này là duy trì mức tồn kho an toàn. Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho mà các doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo rằng họ có đủ nguyên vật liệu hoặc thành phẩm dự trữ nhằm tránh gián đoạn trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Vậy tồn kho an toàn là gì? Cách xác định mức tồn kho an toàn? Hãy cùng khám phá qua nội dung dưới đây.

 

Tồn kho an toàn là gì?

 

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là mức dự trữ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu mà doanh nghiệp giữ lại nhằm giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng do biến động trong cung và cầu hoặc để đáp ứng nhu cầu đột xuất trong tương lai. Mức tồn kho này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất liên tục, ngay cả khi có sự gián đoạn từ phía nhà cung cấp hoặc khi nhu cầu thị trường tăng đột biến.

 

Khi có tồn kho an toàn, doanh nghiệp có thể tiếp tục sản xuất cũng như cung cấp sản phẩm ngay cả khi nguồn cung bị chậm trễ hoặc đơn hàng vượt quá dự đoán. Điều này không chỉ giúp duy trì hoạt động bình thường mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro về mất doanh thu và uy tín với khách hàng.

 

Việc xác định mức tồn kho an toàn thông qua các công thức, điểm tái đặt hàng (Reorder Point) chính xác giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý chuỗi cung ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì được sự tin cậy với khách hàng, tránh các sự cố gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.

 

 

Lợi ích của tồn kho an toàn

 

Hạn chế trạng thiếu hụt hàng hoá

 

Tồn kho an toàn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp duy trì đủ lượng hàng hóa để phục vụ nhu cầu thị trường, ngay cả trong những giai đoạn có biến động mạnh về cung và cầu. Thiếu hụt hàng hóa không chỉ dẫn đến tình trạng gián đoạn trong sản xuất mà còn có thể làm mất lòng tin từ khách hàng. Một khi khách hàng không nhận được sản phẩm đúng hạn, họ có thể tìm kiếm các lựa chọn thay thế từ đối thủ cạnh tranh, dẫn đến mất đi những cơ hội kinh doanh quan trọng.

 

 

Một doanh nghiệp không quản lý tốt tồn kho sẽ gặp khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Việc này có thể khiến họ mất đi lợi thế cạnh tranh, phải đối mặt với tình trạng sụt giảm doanh thu và làm suy yếu vị thế của mình trong ngành. Ngược lại, với mức tồn kho an toàn hợp lý, doanh nghiệp không chỉ giữ được sự linh hoạt trong sản xuất và kinh doanh mà còn duy trì lòng trung thành của khách hàng. Điều này giúp họ phát triển mối quan hệ bền vững với khách hàng, tạo ra nguồn doanh thu ổn định và lâu dài.

 

 

Xem thêm: Lực lượng sản xuất là gì? Vai trò của lực lượng sản xuất

 

Tối ưu hóa dự trữ tồn kho

 

Quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt mà còn hạn chế việc dự trữ hàng hóa quá mức. Khi mức tồn kho được điều chỉnh hợp lý, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt chi phí và giảm thiểu tình trạng giữ vốn vào các mặt hàng không cần thiết. Việc này cải thiện dòng tiền, cho phép vốn lưu động được sử dụng hiệu quả hơn cho các hoạt động kinh doanh khác, như marketing hay phát triển sản phẩm mới.

 

 

Bên cạnh đó, tối ưu hóa dự trữ còn giúp doanh nghiệp giảm rủi ro liên quan đến hàng hóa bị lạc hậu, lỗi thời hoặc không bán được. Khi hàng tồn kho được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xoay vòng hàng hóa, từ đó tạo ra một vòng xoay tích cực trong quy trình kinh doanh. Điều này không chỉ đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mà còn giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng cường khả năng cạnh tranh.

 

 

Giảm chi phí lưu kho

 

Một trong những lợi ích lớn của việc duy trì mức tồn kho an toàn hợp lý là giảm chi phí liên quan đến lưu kho. Các chi phí như tiền thuê kho, quản lý kho, và đặc biệt là chi phí xử lý hàng tồn đọng có thể được cắt giảm đáng kể. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn, như thực phẩm tươi sống hay hàng dễ hư hỏng.

 

 

Nếu lượng tồn kho không được kiểm soát đúng mức, việc lưu trữ quá nhiều hàng hóa có thể dẫn đến lãng phí và tăng chi phí tiêu hủy hàng hóa không sử dụng được. Bằng cách duy trì tồn kho an toàn một cách thông minh, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hiệu quả trong quy trình vận hành. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao lợi nhuận, đồng thời cho phép doanh nghiệp tập trung vào những cơ hội phát triển khác mà không bị áp lực từ việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả. Tóm lại, một chiến lược tồn kho an toàn không chỉ là cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh mà còn là yếu tố quyết định đến sự bền vững và thành công lâu dài của doanh nghiệp.

 

 

Xem thêm: Kênh phân phối là gì? Cách lựa chọn kênh phân phối phù hợp

 

Phân loại tồn kho an toàn

 

Tồn kho an toàn có thể được chia thành hai loại dựa trên các đặc tính của nó: tồn kho an toàn theo chu kỳ và tồn kho an toàn theo mùa.

 

Tồn kho theo chu kỳ

 

Tồn kho chu kỳ là loại tồn kho được yêu cầu trong một chu kỳ nhất định, với thời gian rõ rệt giữa các lần đặt hàng. Loại tồn kho này xuất hiện nhờ vào lợi ích kinh tế từ quy mô. Doanh nghiệp thường đặt hàng ít hơn nhưng với số lượng lớn trong mỗi lần để đáp ứng nhu cầu theo từng giai đoạn cụ thể. Việc này giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển và tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị thiếu hụt hàng hóa trong thời gian chờ đợi đơn hàng mới.

 

 

Tồn kho theo mùa

 

Tồn kho an toàn theo mùa được hình thành khi doanh nghiệp quyết định sản xuất và dự trữ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường trong các mùa hoặc giai đoạn cụ thể. Việc này rất quan trọng đối với các ngành có tính chu kỳ rõ rệt, như thời trang hay nông sản.

 

Đối với các nhà cung cấp, nếu họ phải đầu tư nhiều vào việc gia tăng công suất sản xuất, thì công suất này sẽ trở thành một chi phí cố định. Khi nhu cầu hàng năm được dự đoán chính xác, nhà cung cấp có thể tối ưu hóa công suất cố định của mình, giúp kế hoạch sản xuất diễn ra hiệu quả hơn. Điều này không chỉ đảm bảo rằng họ có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mà còn giúp giảm thiểu lãng phí tài nguyên và chi phí sản xuất.

 

 

Cách tính tồn kho an toàn chi tiết

 

Công thức tính lượng tồn kho an toàn phổ biến nhất là:

Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x Thời gian giao hàng tối đa) - (Nhu cầu trung bình x Thời gian giao hàng trung bình)

Với công thức tính tồn kho an toàn này, doanh nghiệp có thể tính toán lượng hàng cần dự trữ để tránh tình trạng thiếu hụt trong quá trình sản xuất và phân phối.

 

 

• Ví dụ về tồn kho an toàn 

Nhu cầu trung bình của doanh nghiệp bạn là 2000 thùng cà phê, nhưng trong năm đó hằng tháng tối đa bạn sử dụng 3000 thùng cà phê. Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp là 10 ngày nhưng tối đa có thể đến 20 ngày và thời gian làm việc của doanh nghiệp bạn là 30 ngày mỗi tháng. Mekongsoft sẽ lấy đơn vị tính đồng nhất là ngày, do đó :

 

• Nhu cầu trung bình mỗi ngày = 2000 / 30 = ~66 thùng

• Nhu cầu tối đa mỗi ngày = 3000 / 30 = 100 thùng

​

=> Ta tính được : Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa  x thời gian giao hàng tối đa) - (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình) = (100 x 20) - (66 x 10) = 1340 thùng.

 

Việc quản lý tồn kho an toàn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Hy vọng, qua các thông tin mà Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất tổng hợp ở phía trên sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm và cách tính tồn kho an toàn, từ đó có thể áp dụng cho doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi website Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!

 

>>> Có thể tham khảo thêm:

• 4M là gì? Cách cải thiện 4M trong sản xuất là gì?

• Mô hình kinh doanh là gì? 15 mô hình kinh doanh tiềm năng

• Mô hình pestel là gì? Quy trình phân tích mô hình PESTEL

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: