Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho

Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho

 

Kiểm kê hàng tồn kho định kì là việc cần làm đối với mọi doanh nghiệp, đóng vai trò vô cùng cùng quan trọng và hết sức cần thiết, chủ yếu trong hoạt động quản trị sản xuất tác nghiệp. Vì hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn kho giúp một doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả kinh tế của sản lượng lớn, cân bằng cung và cầ, liên kết  giữa những mắt xích trong chuỗi cung ứng.

 

I. Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho

 

1. Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu

 

Nếu khâu kiểm kê hàng tồn kho không được thực hiện tốt có thể dẫn tới việc hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… buộc phải tiêu hủy. Nếu để xảy ra thường xuyên, trong thời gian dài sẽ dẫn tới những tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, nói cách khác là hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì DN sẽ tránh được lãng phí không đáng có.

 

2. Tiết kiệm chi phí lưu kho

 

Khi hàng hóa tồn kho với số lượng càng lớn, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sử dụng nhiều hơn các thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Vì thế, cần phải sớm phát hiện những hàng hóa có số lượng tồn kho vượt quá định mức cho phép, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho để có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời.

 

3. Sử dụng hiệu quả và dự trù được lượng vốn lưu động

 

Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động. Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp.

 

 

4. Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý

 

- Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy;

 

- Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng;

 

- Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác;

 

- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng;

 

- Giảm thiểu chi phí sản xuất bằng cách sử dụng hợp lý máy móc, thiết bị và nguồn nhân lực;

 

- Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất;

 

II. Quy trình và kinh nghiệm của việc kiểm kê hàng tồn kho

 

Bước 1: Chuẩn bị cho việc tiến hành Kiểm kê

 

Yêu cầu kiểm kê có thể xuất phát từ Kế toán kho, từ Ban lãnh đạo… theo định kỳ quy định hoặc đột xuất khi có vấn đề phát sinh. 

 

Trước hết, cá nhân chịu trách nhiệm tổng thể cho việc kiểm kê cần thông báo, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan, nhân sự tham gia kiểm kê, kế hoạch kiểm kê để quá trình thực hiện được diễn ra thuận lợi. Hình thức thông báo bằng email hoặc qua quyết định thành lập hội đồng kiểm kê được gửi đến các phòng ban.

 

Kế hoạch kiểm kê bao gồm:

 

- Rà soát lại tất cả các mặt hàng (hàng cận date, hàng hỏng, lỗi…) tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy để việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.

 

- Phân định khu vực kiểm kê tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tránh bỏ sót hàng hóa khi bị kiểm kê.

 

- Kiểm tra số lượng hàng hóa. Trước khi chính thức kiểm kê cửa hàng, bạn hãy yêu cầu nhân viên tự kiểm đếm số lượng mỗi loại hàng trong kho cũng như ngoài cửa hàng.

 

- Thông báo tới nhà cung cấp và khách hàng tránh ảnh hưởng tới uy tín của DN vì hoạt động kiểm kê hàng hóa sẽ ảnh hưởng tới thời gian giao hàng hoặc nhập hàng từ đối tác.

 

Bước 2: Tiến hành Kiểm kê

 

Tại bước này cần có hai người cùng thực hiện việc này và ghi số liệu độc lập với nhau sẽ tăng tính chính xác và khách quan cho việc kiểm kê.

 

- Kiểm kê dựa trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Danh sách và số lượng hàng hóa bạn có thể xuất ra từ phần mềm quản lý hàng tồn kho, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho. Trong một biên bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ có ít nhất 5 cột thông tin sau: Mã hàng; Tên hàng; Số lượng (theo báo cáo); Số lượng thực tế; Ghi chú. Trong khi kiểm kê, số lượng hàng hóa thực tế sẽ được ghi và đối chiếu luôn với số liệu trên sổ sách. Người kiểm kê và nhân viên quản lý kho, cửa hàng sẽ ghi số liệu đồng thời trên 2 biên bản và độc lập với nhau.

 

- Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau kiểm kê: Khi có sự chênh lệch từ kết quả kiểm kê, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình về vấn đề này. Thường chênh lệch sẽ do các nguyên nhân sau: Chênh lệch thừa (do làm báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do nhập hàng mà không nhập vào hệ thống, hàng khuyến mại tặng kèm tách ra bán riêng…); Chênh lệch thiếu (do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…).

 

Bước 3: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê

 

Sau khi có được kết quả kiểm kê, cần đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế.

 

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và thuận lợi, có một số vấn đề cần lưu ý cho hoạt động kiểm kê hàng tồn kho như:

 

- Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nên thực hiện định kỳ để xác nhận số lượng thực tế so với sổ sách, hay phần mềm quản lý kho.

 

- Bố trí hợp lý, khoa học cách sắp xếp kho hàng để kiểm đếm nhanh chóng, chính xác.

 

- Kết quả kiểm kê cần lập thành văn bản, được các bên liên quan ký xác nhận.

 

Dù doanh nghiệp có quy mô như thế nào thì quy trình quản lý kho cũng cần rõ ràng, hợp lý, dễ hiểu để mọi người tuân theo.

 

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý kho, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: