Cách Xây Dựng Văn Hoá Chất Lượng Trong Doanh Nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có thể tự xây dựng văn hóa chất lượng theo những quy trình khác nhau. Tuy nhiên, để tạo dựng văn hóa chất lượng hiệu quả, chuyên nghiệp, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên tập trung vào các cách sau đây.

 

 

1. Cách xây dựng văn hoá chất lượng

Văn hóa chất lượng phải được xây nên từ các nhà lãnh đạo

Đầu tiên, các cấp lãnh đạo chính là yếu tố quan trọng hình thành và thực hiện văn hóa chất lượng trong doanh nghiệp. Lãnh đạo chính là những người đưa ra và quyết định các cam kết về chất lượng sản phẩm. Họ cũng đóng vai trò là người khởi xướng và xác định chiến lược, mục tiêu cho quá trình xây dựng văn hóa chất lượng. 

Bên cạnh đó, lãnh đạo còn cần tham gia trực tiếp, chỉ đạo các hoạt động để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Chỉ có như vậy, văn hóa chất lượng mới thực sự tồn tại và phát triển.

 

Tập trung vào phân khúc khách hàng tiềm năng

Doanh nghiệp cần xác định phân khúc khách hàng tiềm năng là ai, có đặc điểm gì trước. Khách hàng là cách thức cơ sở quan trọng cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm. Một số nội dung cần tìm hiểu về khách hàng là: nhân khẩu học, thói quen, hành vi, sở thích, mong muốn,… 

 

Tuân thủ các yêu cầu của thị trường hướng đến

Các quy định và yêu cầu của quốc gia cùng thị trường doanh nghiệp hướng đến mang tính quyết định đến hướng xây dựng văn hóa chất lượng. Chỉ khi đáp ứng được các yêu cầu ấy, doanh nghiệp mới có thể tiến hành đánh giá, kiểm tra chất lượng của sản phẩm và dịch vụ đem đến khách hàng.

Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý nghiên cứu chi tiết về các quy định. Đồng thời, tổ chức nên cập nhật thường xuyên yêu cầu mới cho các loại hàng hóa của nước sở tại hay thị trường ngành hàng. 

 

Truyền đạt thông điệp và thúc đẩy sáng tạo

Sáng tạo luôn là yếu tố thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Lãnh đạo doanh nghiệp cần truyền đạt thông điệp sáng tạo và thúc đẩy tính sáng tạo của nhân sự trong quá trình xây dựng, hoàn thiện và kinh doanh sản phẩm. 

Những ý tưởng lớn thường nảy sinh từ những suy nghĩ đơn giản. Đồng thời, từ những ý tưởng sáng tạo được đổi mới liên tục ấy, thông điệp chất lượng của doanh nghiệp sẽ được duy trì liên tục đến khách hàng, đối tác. 

 

Xây dựng văn hóa chất lượng trường tồn

Doanh nghiệp cần xác định việc xây dựng văn hóa chất lượng không thể diễn ra trong khoảng thời gian ngắn. Văn hóa chất lượng cần được hình thành và thực hiện trong từng cá nhân và quy trình sản xuất sản phẩm. Do đó, việc này cần chiến lược và sự bền bỉ của cả nội bộ doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, văn hóa chất lượng cần được cải thiện thường xuyên phù hợp với tình hình hoạt động của tổ chức và các nhu cầu mới của khách hàng, thị trường. 

 

Với những cách xây dựng văn hoá chất lượng trên đây, doanh nghiệp có thể thông qua các bước trên để xây dựng văn hoá chất lượng cho doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, để góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng cũng như năng suất đáp ứng nhu cầu thị trường nhà lãnh đạo có thể triển khai phần mềm quản lý sản xuất (ERP) vào quản lý và vận hành doanh nghiệp mình.

 

 

 

2. Giải pháp phần mềm LinkQ ERP

2.1 Lập kế hoạch sản xuất:

Kết nối tổng thể các thông tin trong doanh nghiệp để đảm bảo các bộ phận có đầy đủ nguyên vật liệu và sản phẩm có sẵn khi cần tại thời điểm đó nhưng chỉ với số lượng vừa đủ để giữ cho nhà máy hoạt động hiệu quả với lượng hàng tồn kho dư thừa ở mức tối thiểu.

- Căn cứ vào thời gian giao hàng của đơn hàng và tình hình nguyên vật liệu, nhân sự, máy móc thiết bị để lên kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng, quý, năm. 

- Căn cứ vào danh sách đơn hàng cần sản xuất theo từng thời điểm, định mức nguyên vật liệu thực, tồn kho thực tế, thời gian giao hàng của nhà cung cấp để lên kế hoạch vật tư phục vụ sản xuất từng thời điểm. Hạn chế việc mua dư thừa nguyên vật liệu, tiết kiệm các chi phí về bảo quản kho, ứ đọng hàng tồn.

- Tính toán năng lực sản xuất để quyết định nhận thêm đơn hàng.

- Căn cứ dữ liệu quá khứ để lên dự báo nhu cầu tương lai, lên kế hoạch nhân sự, máy móc.

 

2.2 Tính giá thành sản xuất:

Hệ thống tự động tính toán các khoản chi phí dựa theo định mức được quy định, giảm thiểu tối đa sai sót khi tính toán giá thành sản xuất. Là nền tảng cốt lõi để đảm bảo sức khỏe tài chính doanh nghiệp.

- Tính giá thành sản phẩm theo nguyên vật liệu trực tiếp

- Có thể đáp ứng được mô hình sản xuất hàng loạt và sản xuất theo đơn hàng. Dữ liệu tính toán giá thành được liên kết trực tiếp với định mức nguyên vật liệu sản phẩm (BOM)

- Tính toán theo chi phí nhân công trực tiếp

- Dữ liệu được liên kết trực tiếp với các phân hệ chấm công, tính lương, tính theo công ngày, theo sản phẩm và năng suất làm việc để tính toán được chính xác chi phí nhân công.

- Tính toán theo chi phí sản xuất chung

- Bao gồm các dữ liệu khấu hao tài sản, máy móc thiết bị, và các loại chi phí khác đều được trích xuất đầy đủ và chi tiết.

 

2.3 Quản lý kho:

Chấm dứt ngay lập tức tình trạng mất kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu với giải pháp quản lý kho vô cùng khoa học và chi tiết

- Quản lý xuất-nhập-tồn

- Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được phân bổ chi tiết theo từng kho, từng vị trí để dễ dàng truy xuất. Đặc biệt với chức năng xác định nguyên vật liệu giành hàng (SO) sẽ giúp đảm bảo luôn có đủ số lượng khi cần sản xuất và không bị chồng chéo nguyên vật liệu sản phẩm.

- Quản lý theo mã vạch, barcode, theo lô-date

- Với những mô hình hoạt động sản xuất theo nhiều công đoạn, cần liên tục xuất nhập bán thành phẩm, thành phẩm, kiểm soát chất lượng... sẽ được giải quyết và kiểm soát triệt để bằng công nghệ quản lý mã vạch, barcode.

- Hệ thống báo cáo và liên kết dữ liệu

- Dữ liệu kho hàng luôn được tổng hợp tức thì theo chứng từ như: phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển kho, xuất kho lắp ráp, thực hiện tính và cập nhật giá hàng tồn kho. Cho phép lên các báo cáo nhập xuất tồn theo mặt hàng, vụ việc.

 

2.4 Theo dõi tiến độ sản xuất:

Tiến độ sản xuất luôn được cập nhật tức thời theo từng công đoạn sản xuất. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời ra quyết định phù hợp.

- Tiến độ sản xuất luôn được cập nhật tức thời theo từng công đoạn sản xuất. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời ra quyết định phù hợp tại từng công đoạn sản xuất. 

- Cho biết tình trạng đơn đặt hàng: Chưa sản xuất; Đang chờ nguyên vật liệu; Đề xuất kho nguyên vật liệu sản xuất; Đang được sản xuất tại từng công đoạn cụ thể; Đã nhập kho; Đã giao hàng.

- Quản lý đơn hàng trễ, đơn hàng sắp đến hạn giao. Báo cáo phân tích năng lực giao hàng. Cảnh báo vượt quá công suất và cập nhật theo từng công đoạn. 

- Tính toán tổng năng lực sản xuất, tổng thời gian theo thời gian thực. 

- Tự động thông báo để đôn đốc và nhắc việc.

 

2.5 Quản lý chất lượng:

- Hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm chi tiết theo từng công đoạn và có liên kết với các bộ phận khác để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng và giảm thiểu sai sót thấp nhất. Đồng thời đo lường năng suất theo từng nhân sự, máy móc, nhà máy.

- Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng bán thành phẩm tại mỗi công đoạn; Chất lượng sản phẩm đầu cuối.

- Kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Cập nhật dữ liệu để phân tích.

- Thống kê, đánh giá các chỉ số hỏng, huỷ, tiêu hao, xác định nguyên nhân lỗi tại từng công đoạn, từng bộ phận để khắc phục.

- Phản ánh chi phí lỗi, huỷ, sản xuất lại vào giá thành sản xuất.

 

2.6 Kế toán sản xuất:

Được kế thừa từ LinkQ Accounting 7.0 - Phần mềm kế toán doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, khối Quản trị Tài chính - Kế toán trong LinkQ ERP tập trung vào giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí sản xuất hiệu quả. Bao gồm các phân hệ chính như sau:

- Quản lý vốn bằng tiền

- Quản lý mua hàng phải trả

- Quản lý bán hàng phải thu

- Quản lý hàng tồn kho

- Quản lý giá thành

- Quản lý kế toán tổng hợp

- Quản lý tài sản - công cụ dụng cụ

- Kế toán tiền lương

- Kế toán quản trị

 

2.7 Quản lý nhân sự:

Nhân sự là nguồn lực vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, LinkQ ERP chú trọng vào các tính năng giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng nguồn nhân lực, bố trí công việc hợp lý, đảm bảo tính công bằng và quyền lợi cho nhân sự. Bao gồm các phân hệ chính như:

- Quản lý thông tin nhân viên

- Quản lý hợp đồng

- Tuyển dụng và đào tạo

- Đánh giá xếp loại nhân viên

- Quản lý chấm công

- Quản lý tính lương

- Quản lý phép

- Quản lý bảo hiểm

- Quản lý thuế thu nhập cá nhân

- Quản lý cấp phát công cụ dụng cụ

- Hệ thống biểu đồ báo cáo

 

2.8 Báo cáo hợp nhất:

Giúp nhà quản lý nắm chắc được toàn bộ các thông số hoạt động doanh nghiệp sản xuất như:

- Báo cáo nhu cầu vật tư.

- Báo cáo thống kê sản lượng sản xuất theo nhiều tiêu chí như tỷ lệ hỏng/hủy/phế phẩm.

- Báo cáo trạng thái lệnh/kế hoạch sản xuất.

- Hệ thống cảnh báo tự động khi phát sinh thiếu hụt hoặc vượt định mức, lô/date.

 

Phần mềm ERP là giải pháp quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp tự động hoá các công việc thủ công, từ đó tối ưu thời gian chi phí và nhân lực. ERP không chỉ giúp quản lý chất lượng trong doanh nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả trong toàn bộ quá trình sản xuất. Nói cách khác, ERP có thể giúp doanh nghiệp: quản lý nguyên liệu thô,  và hàng hóa thành phẩm, cho đến việc theo dõi các đơn hàng vận chuyển cho khách hàng. Phần mềm ERP là giải pháp góp phần giúp doanh nghiệp cao chất lượng sản phẩm, từ đó giúp tối ưu chi phí, nâng cao năng suất tăng cạnh tranh. 

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: