Flowchart là gì? Hướng dẫn vẽ chi tiết và ví dụ thực tế

Flowchart là công cụ phổ biến trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt hữu ích khi trình bày kế hoạch hoặc ý tưởng. Dù có nhiều loại biểu đồ tư duy khác nhau, Flowchart được ưa chuộng nhất nhờ khả năng thể hiện ý tưởng một cách rõ ràng và logic, mang lại giá trị tư duy cao. Vậy Flowchart là gì, lợi ích của nó đối với doanh nghiệp ra sao, và làm thế nào để xây dựng sơ đồ này hiệu quả? Cùng tìm hiểu ngay!

 

Flowchart là gì?

 

Flowchart, hay còn gọi là sơ đồ, biểu đồ, là một dạng đồ thị dùng để biểu diễn chuỗi các hành động hoặc quy trình nối tiếp nhau. Nó giúp biến một quy trình phức tạp thành hình ảnh đơn giản với các bước và nhánh thể hiện kết quả tiếp theo hoặc điều kiện thay đổi kết quả.

 

 

Biểu đồ này thường sử dụng mũi tên để chỉ dẫn các bước tiếp theo trong chu trình. Flowchart là công cụ linh hoạt, có thể điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau, từ mô tả quy trình sản xuất, hành chính, dịch vụ, đến kế hoạch dự án. Đây cũng là công cụ phân tích quy trình quan trọng, thuộc nhóm bảy công cụ chất lượng cơ bản.

Flowchart có nhiều biến thể, bao gồm sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (quy trình, vi mô, dịch vụ hoặc biểu tượng), sơ đồ triển khai (đa chức năng) và sơ đồ nhiều cấp.

 

Xem thêm: 4M là gì? Cách cải thiện 4M trong sản xuất là gì?

 

Khi nào nên sử dụng Flowchart?

 

Flowchart là công cụ được đánh giá cao và sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, giúp trình bày các bước trong một quy trình một cách rõ ràng, hỗ trợ tối ưu cho các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch và tạo tài liệu. Flowchart thường được sử dụng trong các tình huống sau:

 

• Phát triển sự hiểu biết về cách thức thực hiện một quy trình.

• Nghiên cứu và cải tiến quy trình.

• Truyền đạt cách thức thực hiện một quy trình cho người khác.

• Cải thiện giao tiếp giữa những người cùng tham gia một quy trình.

• Ghi lại quá trình để tham khảo hoặc phân tích sau này.

• Lập kế hoạch dự án hiệu quả.

​

 

Lợi ích Flowchart mang lại cho doanh nghiệp là gì?

 

Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc phát triển ý tưởng và thuyết trình về dự án là điều diễn ra thường xuyên. Vì vậy, Flowchart trở thành công cụ hữu ích và tiện lợi khi cần đưa ra quyết định hoặc trình bày một vấn đề. Biểu đồ này được ứng dụng rộng rãi trong nhiều công việc, lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.

 

Dưới đây là 2 ý nghĩa flowchart mang lại:

• Ngắn gọn và dễ hiểu: Thông tin trình bày qua biểu đồ Flowchart thường rất rõ ràng, giúp truyền đạt và hướng dẫn công việc hiệu quả. Thay vì sử dụng tài liệu dài dòng, tốn thời gian và chi phí, bạn có thể học cách vẽ Flowchart để đơn giản hóa mọi thứ.

• Tính sinh động và đa dạng: Flowchart tạo sự sinh động cho các buổi thuyết trình, giúp thu hút sự chú ý của nhiều đối tượng và nâng cao cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng.

​

 

Tóm lại, Flowchart đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự kết nối giao tiếp giữa các doanh nghiệp và với khách hàng. Theo một bài báo tại Houston, Flowchart giúp thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm khi làm việc cùng nhau cải thiện kết quả công việc.

 

Các bước để xây dựng biểu đồ Flowchart

 

Tạo Flowchart là một quá trình đơn giản nếu bạn tuân thủ đúng 3 bước tổng hợp dưới đây. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, bạn cần nắm vững một số quy tắc quan trọng khi vẽ Flowchart.

 

Một số quy tắc chuẩn để một sơ đồ hiệu quả

 

Sau khi hiểu rõ flowchart là gì, cần nắm vững các quy tắc chuẩn để vẽ được sơ đồ flowchart chuẩn. Theo đó, 3 quy tắc cơ bản như sau:

 

Quy tắc 1: Sử dụng nhất quán các thành phần

 

Yếu tố đầu tiên là sự nhất quán trong việc sử dụng các hình khối, đường dẫn và văn bản. Cụ thể:

• Hình elip: Biểu thị điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình.

• Hình chữ nhật: Đại diện cho các bước hoặc hành động do cá nhân thực hiện.

• Hình thoi: Dùng để thể hiện các điểm quyết định hoặc phê duyệt cần lựa chọn.

• Đường mũi tên: Chỉ hướng dòng chảy của các bước trong quy trình.

​

 

Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học trên một trang

 

Để tạo một biểu đồ Flowchart hoàn chỉnh và hiệu quả, việc tối ưu hóa trên cùng một trang là điều rất quan trọng. Đây là một quy tắc cốt lõi trong quá trình thiết kế biểu đồ.

Trong trường hợp biểu đồ có kích thước lớn, bạn có thể áp dụng những mẹo sau:

• Tối ưu câu từ: Sử dụng ngôn từ ngắn gọn và súc tích để giảm kích thước của lưu đồ. Đồng thời, điều chỉnh phông chữ lớn hơn để bù đắp cho việc giảm tỷ lệ, giúp giao diện không bị quá nhỏ.

• Sắp xếp luồng dữ liệu: Tùy thuộc vào số lượng bước, bạn có thể sắp xếp các đường dẫn từ trái sang phải. Các bước còn lại có thể tiếp tục xuống dòng dưới để dễ theo dõi.

• Chia nhỏ Flowchart: Nếu biểu đồ quá lớn, hãy chia thành các phần nhỏ hơn. Đầu tiên, vẽ một sơ đồ tổng quan các bước chính của quy trình. Trong mỗi bước chính này, bạn có thể thêm siêu liên kết tới các sơ đồ chi tiết hơn của từng bước.

​

 

Quy tắc 3: Đặt dòng trả về ở phía dưới sơ đồ

 

Quy tắc cuối cùng khi vẽ Flowchart là đặt các dòng trả về phía dưới biểu đồ. Vì chúng ta thường đọc văn bản theo trình tự từ trên xuống dưới, nên các dòng trả về cần được bố trí ở dưới cùng.

Nếu có hai dòng trả về, tuyệt đối không để chúng trùng nhau.

 

 

Xem thêm: Các ý tưởng cải tiến trong sản xuất hiệu quả cao năm 2024

 

3 bước để vẽ sơ đồ Flowchart cho doanh nghiệp chính xác và hiệu quả

 

Vẽ Flowchart có vẻ đơn giản khi chỉ sử dụng các hình khối và mũi tên. Tuy nhiên, thực tế để tạo ra một biểu đồ chính xác và hợp lý lại không dễ dàng, đặc biệt là trong doanh nghiệp, khi có nhiều quy trình liên kết với nhau.

 

Bước 1: Phân tích và quyết định các lưu đồ quy trình cần thiết

 

Việc sử dụng biểu đồ Flowchart chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp cần công cụ này để vận hành trơn tru và thúc đẩy sự phát triển, tăng trưởng về doanh thu và quy mô.

 

 

Một số doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý và thực hiện quy trình chỉ bằng lời nói mà không cần đến biểu đồ, bởi họ chỉ có vài quy trình đơn giản và lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn, điều này không đủ, và họ cần một hệ thống quy trình rõ ràng và có tổ chức.

Nếu bạn muốn "văn bản hóa" các bước trong quy trình thành một hệ thống nghiệp vụ hoàn chỉnh, lưu đồ là điều cần thiết. Và nếu muốn đi xa hơn, bạn có thể "số hóa" quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số.

Vì vậy, hãy chuẩn bị kỹ càng cho mình một bản lưu đồ chi tiết và các hướng dẫn kèm theo.

 

Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về quy trình hoạt động

 

Dù quy trình hoặc hoạt động có vẻ đơn giản và chỉ kéo dài trong 1-2 ngày, mọi thông tin, nội dung và cách thức thực hiện đều cần phải đầy đủ và chính xác.

Nếu bạn là người tham gia trực tiếp vào quy trình nghiệp vụ hàng ngày của doanh nghiệp, việc tìm hiểu chi tiết từng thông tin liên quan là điều cần thiết để có thể vẽ một lưu đồ quy trình chính xác.

 

Ví dụ, bạn cần trả lời các câu hỏi như:

• Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của quy trình?

• Quy trình này gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của từng bước là gì?

• Ai là người phụ trách từng bước? Một người duy nhất hay luân phiên trong nhóm?

• Mỗi bước có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian cho mỗi bước không?

• Sau một bước, có hai khả năng xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình có thay đổi không? Nếu xảy ra khả năng B, có cần quay lại bước trước hay chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình khác?

• Có sự kiện nào có thể khiến quy trình lệch khỏi chuẩn không?

• Liệu quy trình có thể kết thúc sớm ngay từ bước thứ hai nếu đạt kết quả thành công, hoặc bị hủy bỏ nếu dữ liệu không đủ?

​

 

Khi bạn có thể trả lời đầy đủ và chính xác các câu hỏi trên, bạn sẽ dần hoàn thiện một biểu đồ Flowchart tối ưu nhất.

 

Bước 3: Bắt đầu vẽ lưu đồ quy trình

 

Khi đã thu thập đầy đủ thông tin về quy trình, bạn có thể bắt tay vào vẽ biểu đồ Flowchart.

Các ký hiệu trong Flowchart:

Hãy ghi nhớ các ký hiệu cơ bản để xây dựng và đọc hiểu Flowchart. Bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình theo 3 cách:

1. Dùng bút và giấy: Đây là cách đơn giản nhất, chỉ cần bút và giấy, có thể dùng thước kẻ để tạo sự gọn gàng, khoa học cho biểu đồ.

2. Dùng công cụ thiết kế: Sử dụng các phần mềm như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps) giúp tạo Flowchart chuyên nghiệp, dễ dàng chỉnh sửa và chia sẻ.

3. Sử dụng phần mềm quản lý quy trình: Microsoft Visio: Phần mềm vẽ kỹ thuật của Microsoft, hỗ trợ vẽ Flowchart hiệu quả. Crocodile Clip ICT: Phần mềm giúp vẽ sơ đồ và chạy thử nghiệm từng bước trên sơ đồ.

​

 

Các ví dụ về sơ đồ Flowchart

 

Dưới đây là một số ví dụ thực tế về các loại flowchart khi áp dụng trong công việc.

 

Thiết lập quy trình onboarding (tiếp nhận) nhân viên mới

 

Mọi nhân sự mới đều cần làm quen với văn hóa, cấu trúc tổ chức và quy trình công việc của công ty. Vì vậy, quy trình onboarding là cần thiết và nên được triển khai thông qua một lưu đồ rõ ràng.

 

 

Quy trình onboarding có thể khác nhau tùy công ty, nhưng thường bao gồm các bước cơ bản sau:

1. Nhân viên mới nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.

2. Bộ phận nhân sự kiểm tra hồ sơ và thông báo nếu cần bổ sung hoặc chỉnh sửa.

3. Nhân viên HR giới thiệu cấu trúc tổ chức và quy trình làm việc của công ty.

4. Bàn giao trang thiết bị, đồng phục, mã chấm công, email, v.v.

​

Xem thêm: Bottleneck là gì? Nguyên nhân, tác động và giải pháp

 

Lưu đồ quy trình phê duyệt tài liệu, công văn

 

Mỗi ngày, các bộ phận trong công ty đều có công văn cần phê duyệt, và trong quá trình luân chuyển, thường xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn.

 

 

Để quy trình diễn ra chính xác, cần có một lưu đồ chi tiết, bao gồm các bước sau:

1. Công văn được gửi đi.

2. Nếu không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ. Nếu được phê duyệt, người làm công văn sẽ tiến hành chỉnh sửa.

3. Lưu trữ công văn cuối cùng trong thư mục đã được quy định.

4. Gửi email xác nhận phê duyệt thành công đến người gửi công văn để hoàn tất quy trình.

 

Hy vọng bài viết này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về Flowchart là gì, lợi ích và các bước để vẽ sơ đồ Flowchart. Có thể thấy, Flowchart có thể giúp theo dõi, đánh giá, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc. Đừng quên theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật tin tức mới nhất!

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• API là gì? Tìm hiểu khái niệm, vai trò và ứng dụng của API

• OEE là gì? Cách tính và tối ưu sản xuất qua chỉ số OEE

• FMS là gì? Ưu và nhược điểm của hệ thống sản xuất linh hoạt

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: