Kanban là gì? Cách triển khai kanban trong quản lý công việc

Trong bối cảnh làm việc hiện đại, quản lý dự án và tổ chức công việc thường trở nên phức tạp, đòi hỏi sự tinh tế và hiệu quả. Chính vì vậy, các phương pháp quản lý hàng đầu thế giới luôn được nghiên cứu, phát triển và áp dụng một cách tối ưu. Trong số đó, Kanban nổi bật như một phương pháp quản lý đột phá giúp Toyota vươn lên thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu toàn cầu. Bài viết này sẽ giải thích rõ Kanban là gì, các nguyên tắc cơ bản của Kanban và hướng dẫn cách triển khai chi tiết, cùng theo dõi nhé.

 

Kanban là gì?

 

 

Kanban là một thuật ngữ có nguồn gốc từ Nhật Bản, lần đầu tiên được ứng dụng tại công ty ô tô Toyota. Trong tiếng Nhật, “kan” có nghĩa là “trực quan” và “ban” nghĩa là “bảng”, nên Kanban có thể hiểu đơn giản là “bảng thông tin.”

 

Mô hình Kanban giúp trực quan hóa các công việc cần thực hiện, cho phép thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ. Thường được sử dụng dưới dạng bảng trắng với các ghi chú màu sắc, Kanban hỗ trợ quản lý và điều phối quá trình làm việc.

 

Xem thêm: Mô hình pestel là gì? Quy trình phân tích mô hình PESTEL

 

Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban

 

Ưu điểm

 

 

• Minh bạch trong công việc: Kanban giúp mọi người dễ dàng theo dõi tất cả nhiệm vụ cần làm, giúp toàn bộ quy trình trở nên rõ ràng. Nhờ đó, các thành viên có thể loại bỏ những công việc không cần thiết và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.

• Linh hoạt trong quản lý: Các thẻ Kanban có thể dễ dàng thêm mới, thay đổi trạng thái hoặc điều chỉnh mức độ ưu tiên. Điều này giúp hệ thống phản ứng linh hoạt trước những thay đổi trong công việc.

• Tăng hiệu suất: Kanban khuyến khích tập trung vào từng nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành, tránh việc đa nhiệm gây chậm trễ hay ảnh hưởng đến chất lượng công việc, nhờ đó nâng cao năng suất làm việc.

• Phát hiện nhanh các vấn đề: Khi sử dụng 

• bảng Kanban, những trở ngại trong quy trình sẽ được nhận ra ngay khi một cột bị quá tải hoặc nhiệm vụ bị đình trệ quá lâu, giúp khắc phục vấn đề kịp thời.

• Dễ triển khai: Với cách thức sử dụng đơn giản, Kanban có thể áp dụng cho bất kỳ đội nhóm hoặc doanh nghiệp nào, ở nhiều lĩnh vực khác nhau mà không gây ra sự gián đoạn lớn trong quy trình làm việc.

​

Nhược điểm

 

 

• Ước lượng thời gian gặp khó khăn: Kanban chú trọng vào quy trình làm việc liên tục mà không thiết lập nhiều giới hạn về thời gian. Mặc dù các cột trên bảng thể hiện các giai đoạn công việc, nhưng việc thiếu khung thời gian rõ ràng gây khó khăn trong việc lập kế hoạch cho thời điểm thực hiện các tác vụ và ước lượng thời gian hoàn thành.

• Cần cập nhật thường xuyên: Phương pháp này yêu cầu người dùng liên tục cập nhật trạng thái của các thẻ công việc, thậm chí là ngay lập tức. Nếu không thực hiện điều này, đội ngũ có thể phải làm việc với thông tin không chính xác, làm giảm hiệu quả của việc trực quan hóa quy trình làm việc.

• Khó khăn khi áp dụng ở quy mô lớn: Trong những quy trình có nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến nhau, khi cần chuyển giao thường xuyên hoặc điều chỉnh trạng thái nhiệm vụ về giai đoạn trước, bảng Kanban có thể trở nên rối rắm. Điều này khiến đội ngũ gặp khó khăn trong việc theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động diễn ra.

• Kết quả đầu ra không đảm bảo: Mặc dù Kanban tập trung vào việc chuyển đổi trạng thái của các thẻ công việc, việc này có thể dẫn đến sự chú ý quá mức vào các nhiệm vụ nhỏ mà không đảm bảo rằng kết quả cuối cùng sẽ đạt yêu cầu. Điều này đồng nghĩa với việc các tác vụ hàng ngày được thực hiện nhưng không nhất thiết mang lại giá trị tổng thể như mong đợi.

​

Tham khảo: Lead time là gì? Công thức tính thời gian sản xuất chi tiết

 

Vậy Kanban phù hợp với các dự án như thế nào?

 

 

Phương pháp Kanban là lựa chọn lý tưởng cho những dự án có mức độ ưu tiên thường xuyên thay đổi, đặc biệt là trong các tình huống sau:

 

• Tập trung vào quy trình làm việc liên tục: Dự án chú trọng vào việc duy trì quy trình làm việc liền mạch hơn là chỉ hoàn thành từng nhiệm vụ theo thời hạn cụ thể.

• Giải quyết tình trạng tồn đọng: Khi dự án đang gặp khó khăn do công việc bị đình trệ, Kanban có thể giúp làm mượt mà quy trình đã ổn định và cải thiện hiệu quả hoạt động.

• Ít áp lực về thời gian hoàn thành: Không có yêu cầu gắt gao về thời gian hoàn thành công việc sẽ tạo điều kiện cho Kanban phát huy tối đa hiệu quả.

• Cần hệ thống linh hoạt: Dự án yêu cầu khả năng thêm, xóa hoặc chỉnh sửa thông tin về các tác vụ một cách nhanh chóng trong suốt quá trình làm việc.

• Cải tiến liên tục: Nếu dự án cần phải liên tục cải tiến quy trình làm việc, Kanban là công cụ hỗ trợ rất tốt.

• Khả năng báo cáo linh hoạt: Nhóm cần có khả năng báo cáo kết quả công việc bất cứ lúc nào, cho phép việc theo dõi tiến độ thực hiện một cách dễ dàng.

 

Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

 

Linh hoạt khi lập kế hoạch công việc

 

 

Một nhóm sử dụng Kanban sẽ chỉ tập trung vào những nhiệm vụ đang được thực hiện. Khi nhóm hoàn thành một công việc, họ sẽ chuyển hạng mục tiếp theo vào danh sách công việc đang tiến hành.

 

Người lãnh đạo dự án có thể dễ dàng điều chỉnh thứ tự các công việc còn lại mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của nhóm. Quan trọng là cần đảm bảo rằng các nhiệm vụ ưu tiên nhất vẫn được giữ nguyên trong danh sách công việc tồn đọng.

 

Thời gian làm việc được rút ngắn

 

Chu kỳ thời gian đề cập đến khoảng thời gian cần thiết để một đơn vị công việc hoàn thành toàn bộ quy trình làm việc của nhóm, bắt đầu từ khi công việc được khởi động cho đến khi nó được hoàn tất. Bằng cách tối ưu hóa chu kỳ này, nhóm có thể dự đoán chính xác hơn việc phân phối công việc trong tương lai và từ đó rút ngắn thời gian hoàn thành.

 

Trong phương pháp Kanban, không yêu cầu mỗi thành viên phải có một kỹ năng riêng biệt. Nếu một cá nhân không thực hiện tốt công việc của mình, điều này có thể dẫn đến tắc nghẽn trong quy trình. Do đó, nhóm Kanban thường xuyên hỗ trợ lẫn nhau và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có cơ hội học hỏi và không chỉ giới hạn vào một lĩnh vực nhất định.

 

Ít tắc nghẽn công việc hơn

 

 

Việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc đôi khi có thể dẫn đến hiệu suất kém do có quá nhiều công việc khác nhau trong nhóm. Vì vậy, một trong những nguyên tắc cơ bản của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện (WIP).

 

Việc đặt giới hạn cho công việc đang tiến hành giúp giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn và tạo ra sự dự phòng trong quy trình làm việc của nhóm.

 

Số liệu trực quan

 

Một trong những giá trị cốt lõi của Kanban là tập trung vào việc cải thiện liên tục hiệu suất và hiệu quả của nhóm qua mỗi chu trình công việc. Trong phương pháp này, công việc được theo dõi qua các biểu đồ, tạo ra một công cụ trực quan giúp các thành viên trong nhóm đảm bảo rằng họ đang tiến bộ liên tục.

 

Khi các thành viên có khả năng xem xét dữ liệu, việc nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình trở nên dễ dàng hơn, từ đó giúp loại bỏ những vấn đề này. Hai loại báo cáo phổ biến trong Kanban là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.

 

Chuyển giao liên tục

 

Chuyển giao liên tục (CD) là quá trình làm việc thường xuyên với khách hàng để cập nhật tiến trình phát hành sản phẩm, một đặc điểm nổi bật của phương pháp Agile. Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách hiệu quả, vì cả hai kỹ thuật đều nhấn mạnh việc cung cấp giá trị đúng lúc và một lần.

 

Hiện nay, một thực tế rõ ràng là nhóm nào cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh hơn sẽ có sản phẩm cạnh tranh hơn. Nhóm Kanban tập trung vào việc tối ưu hóa luồng công việc để phục vụ khách hàng, qua đó nâng cao hiệu quả công tác với khách hàng.

 

Tham khảo thêm: Phương án kinh doanh là gì? Hướng dẫn lập phương án chi tiết

 

Các nguyên tắc của Kanban

 

 

Khi triển khai tại công ty TOYOTA, doanh nghiệp này đã phát triển 6 nguyên tắc cơ bản cho việc áp dụng phương pháp Kanban, bao gồm:

 

Ngăn hàng lỗi cho công đoạn sau

 

Khi hàng hóa gặp lỗi ở giai đoạn trước, việc tiếp tục chuyển những sản phẩm đó sang giai đoạn tiếp theo đồng nghĩa với việc đầu tư nguồn lực, thời gian, nguyên liệu và máy móc vào những thứ không tạo ra giá trị. Điều này dẫn đến tổn thất về thời gian, chi phí và năng suất cho doanh nghiệp.

 

Nguyên tắc 1 yêu cầu:

 

• Phải kiểm soát và phát hiện nhanh chóng các khiếm khuyết trong từng giai đoạn để ngăn ngừa sự cố xảy ra.

• Tự động hóa quy trình nhằm loại bỏ ngay hàng hóa khi phát hiện lỗi.

• Cần giải quyết vấn đề ngay lập tức.

• Đối với những lỗi có thể khắc phục, cần nhanh chóng thay thế các thành phần để giảm thiểu thiệt hại.

​

Đảm bảo đúng và đủ nhu cầu khách hàng

 

Nhu cầu của khách hàng là yếu tố quyết định loại hàng hóa, số lượng và thời gian cung ứng. Yếu tố này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc thừa thãi, kiểm soát thành phần sản phẩm và tránh lãng phí. Để đảm bảo điều này, nguyên tắc 2 đưa ra yêu cầu:

 

• Mỗi mặt hàng cần có một thẻ Kanban riêng.

• Tạm dừng hoặc ngừng sản xuất hàng hóa không có thẻ Kanban.

• Thực hiện sản xuất theo số lượng đã được chỉ định.

​

Kiểm soát đầu vào và đầu ra

 

Trong nguyên tắc 3 của Kanban, quy trình sản xuất ở giai đoạn này cần đảm bảo tính toán cả đầu vào và đầu ra, thực hiện sản xuất một cách đồng nhất theo một dây chuyền nhất định. Giai đoạn Kanban sẽ thiết lập mối liên kết giữa khách hàng và nhà cung cấp. Nguyên tắc 3 yêu cầu:

 

• Không sản xuất vượt quá số lượng được chỉ định trong thẻ Kanban.

• Thực hiện sản xuất theo trình tự của các thẻ Kanban.

​

Mức độ sản xuất

 

 

Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra với thành phần phù hợp và số lượng chính xác vào đúng thời điểm, cần cung cấp sự ổn định trong các đơn đặt hàng. Nguyên tắc về mức độ sản xuất trong Kanban yêu cầu quy trình sản xuất phải duy trì công suất dư thừa hoặc sản xuất trước thời hạn nhằm giữ cho dòng chảy luôn ổn định. Vì vậy, doanh nghiệp áp dụng phương pháp này cần lập kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng giai đoạn và số lượng cần thực hiện.

 

Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc 3, cần chú ý đến ba yếu tố sau:

 

• Thời điểm cố định

• Số lượng cố định

• Trình tự cố định

​

Tinh chỉnh quá trình sản xuất

 

Khi áp dụng phương pháp Kanban, cần giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện để đảm bảo rằng không có thay đổi lớn xảy ra. Kanban được thiết kế để tinh chỉnh quy trình sản xuất theo trình tự đã được lên kế hoạch từ trước.

 

Ví dụ, phương pháp Kanban có thể quy định số lượng sản phẩm theo thời gian như sau:

 

• 1 giờ đầu: 50 sản phẩm

• 1 giờ tiếp theo: 45 sản phẩm

• 1 giờ sau đó: 40 sản phẩm

 

Tuy nhiên, nếu tiến hành sản xuất mà không có kế hoạch rõ ràng, số lượng sản phẩm sản xuất có thể thiếu hoặc nhiều hơn so với đơn đặt hàng. Tình huống này dẫn đến việc tăng dự trữ và hàng tồn kho, gây lãng phí nguồn nhân lực và máy móc. Điều này hoàn toàn trái ngược với nguyên tắc của phương pháp Kanban.

 

Ổn định và tăng cường quá trình

 

Nguyên tắc này được xây dựng dựa trên 5 nguyên tắc cơ bản, yêu cầu các giai đoạn phải duy trì sự ổn định và cải tiến quy trình nhằm tránh lãng phí Muda, Mura và Muri. Nếu không đảm bảo tính ổn định và cải tiến, sẽ không thể đáp ứng được các nguyên tắc này.

 

Để hạn chế lãng phí Muda, Mura và Muri, cần thực hiện các biện pháp sau:

 

• Triển khai Poka-Yokes để phát hiện lỗi.

• Giảm thời gian di chuyển hoặc loại bỏ các tư thế khó khăn, gây căng thẳng trong quá trình thực hiện.

• Hợp lý hóa bố cục làm việc để tối ưu hóa quy trình.

​

Các bước cơ bản để triển khai Kanban trong quản lý công việc

 

Bước 1: Phác thảo quy trình làm việc trên bảng Kanban

 

 

Để triển khai Kanban, bước đầu tiên là chuẩn bị một tấm bảng trắng hoặc sử dụng bảng Kanban trực tuyến. Tiếp theo, cần phân chia quy trình làm việc thành các giai đoạn cụ thể, từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Vẽ các cột trên bảng, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong quy trình đó.

 

Bước 2: Thiết lập WIP Limit cho từng cột

 

Để sử dụng phương pháp Kanban một cách hiệu quả, cần xác định và áp dụng hạn chế khối lượng công việc đồng thời (WIP Limit) cho mỗi cột Kanban. Hạn chế này quy định số lượng công việc tối đa được phép tồn tại trong cột tại cùng một thời điểm, nhằm giữ cho quy trình làm việc trong toàn dự án mượt mà và tránh tình trạng quá tải.

 

 

Đối với khối lượng công việc của cá nhân, nên đặt giới hạn chỉ từ 2 đến 3 công việc cần thực hiện cùng lúc. Con số này giúp tăng cường khả năng tập trung, giảm áp lực khi không phải xử lý quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, đồng thời duy trì chất lượng đầu ra của công việc.

 

Bước 3: Tạo thẻ Kanban

 

Tiếp theo, cần tạo thẻ Kanban tương ứng cho mỗi công việc hoặc tác vụ và đặt chúng lên cột tương ứng của bảng. Mỗi thẻ nên chứa các thông tin cần thiết như tiêu đề, người phụ trách, ngày đến hạn và bất kỳ thông tin bổ sung nào khác.

 

 

Lưu ý rằng có thể sắp xếp các thẻ trong mỗi cột theo thứ tự ưu tiên, với các công việc cấp bách nhất nằm ở trên cùng. Điều này giúp tạo cái nhìn rõ ràng về công việc đang diễn ra và xác định cách ưu tiên công việc một cách hợp lý.

 

Ngoài ra, có thể sử dụng các màu sắc khác nhau cho các thẻ để phân loại các loại công việc, mức độ khẩn cấp hoặc ưu tiên khác nhau (ví dụ: màu đỏ cho trạng thái khẩn cấp, màu vàng cho ưu tiên thứ hai, và màu xanh cho mức độ bình thường).

 

Bước 4: Bắt đầu làm việc

 

Khi bảng Kanban đã được triển khai, có thể bắt đầu làm việc với công việc ở thẻ trên cùng của mỗi cột. Sau khi hoàn thành, cần di chuyển thẻ sang cột tiếp theo trong quy trình làm việc. Quan trọng là phải tuân thủ các WIP Limit để tránh tình trạng quá tải và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

 

Nếu trong quá trình làm việc gặp phải vấn đề hoặc chướng ngại, cần nhanh chóng xử lý để đảm bảo quy trình diễn ra một cách suôn sẻ nhất có thể.

 

 

Bước 5: Cải tiến hệ thống Kanban

 

Đừng quên liên tục thu thập phản hồi từ đội ngũ làm việc và các bên liên quan như đối tác, khách hàng và người hỗ trợ. Sử dụng những thông tin này để cải tiến hệ thống Kanban, bao gồm quy trình làm việc, cấu trúc bảng và cột, cũng như cách sắp xếp và gắn nhãn trên thẻ Kanban.

 

Sau một khoảng thời gian định kỳ, có thể thực hiện việc kiểm đếm và tổng hợp tình trạng của các thẻ công việc: bao nhiêu thẻ đã di chuyển đến cột cuối cùng, và bao nhiêu thẻ đang bị quá hạn. Điều này giúp đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của cá nhân và đội nhóm. Thông qua các con số này, có thể đánh giá liệu phương pháp Kanban có thực sự mang lại hiệu quả so với trước khi áp dụng hoặc trước khi thực hiện các cải tiến trong hệ thống.

 

Trên đây là tổng hợp những thông tin cần thiết về Kanban là gì và cách triển khai hiệu quả phương pháp này. Kanban giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí. Hy vọng rằng kiến thức này sẽ hữu ích với doanh nghiệp trong việc áp dụng Kanban vào công việc hàng ngày. Theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới về sản xuất và phần mềm ERP nhé!

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Mô hình kinh doanh là gì? 15 mô hình kinh doanh tiềm năng

• Các bước lập kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh và hiệu quả

• Các bước cụ thể để xây dựng chiến lược kinh doanh thành công

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: