Onboarding là gì? Cách thực hiện onboarding nhân viên mới

Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao một số người mới vào công ty lại nhanh chóng hòa nhập và đạt hiệu quả cao, trong khi những người khác lại mất khá nhiều thời gian để làm quen? Câu trả lời có thể nằm ở khái niệm onboarding. Vậy onboarding là gì và có vai trò quan trọng như thế nào trong quá trình xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết sau đây cùng Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để giải đáp những thắc mắc kể trên nhé!

 

Onboarding là gì?

 

Onboarding là quá trình tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc mới một cách hiệu quả. Quy trình onboarding thường bao gồm nhiều bước khác nhau, bắt đầu từ việc chuẩn bị tài liệu và không gian làm việc cho nhân viên mới trước ngày đầu tiên. Ngày đầu, nhân viên sẽ được giới thiệu về công ty, đồng nghiệp và các quy định cơ bản. Tiếp theo, trong những tuần đầu tiên, nhân viên sẽ tham gia vào các buổi đào tạo, hội thảo và các hoạt động nhóm để làm quen với môi trường làm việc. Quy trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng, tùy thuộc vào tính chất công việc và yêu cầu của tổ chức.

 

 

Mục tiêu chính của onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc và đạt được hiệu suất cao trong công việc. Qua việc cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ trong giai đoạn đầu, onboarding giúp giảm thiểu sự lo lắng và bỡ ngỡ cho nhân viên mới. Đồng thời, nó cũng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và công ty, từ đó tăng cường sự gắn bó và cam kết của nhân viên đối với tổ chức. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân viên trong thời gian dài.

 

Lợi ích triển khai quy trình onboarding

 

Quy trình onboarding là một giai đoạn thiết yếu trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên, mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả nhân viên mới và tổ chức. Đầu tiên, một chương trình onboarding hiệu quả giúp tăng độ hài lòng và cam kết của nhân viên. Khi nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hỗ trợ, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

 

 

Thứ hai, onboarding giúp giảm thời gian hòa nhập của nhân viên mới. Qua việc truyền đạt nhanh chóng văn hóa tổ chức, quy trình làm việc và mục tiêu chung, nhân viên có thể thích nghi và bắt đầu làm việc hiệu quả hơn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhân viên trở thành những thành viên đóng góp tích cực ngay từ đầu. Thêm vào đó, quá trình onboarding nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên mới. Nhân viên được đào tạo về nhiệm vụ, kỹ năng và các công cụ cần thiết, từ đó đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức để đáp ứng yêu cầu công việc. Khi nhân viên cảm thấy tự tin và có khả năng thực hiện nhiệm vụ, hiệu suất làm việc sẽ được cải thiện rõ rệt.

 

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? Kỹ năng cần có để quản lý nhân sự tốt

 

Hơn nữa, onboarding cũng tạo cơ hội cho nhân viên mới xây dựng mối quan hệ và mạng lưới trong tổ chức. Việc gặp gỡ và làm việc cùng các đồng nghiệp giúp họ cảm thấy thoải mái hơn trong môi trường làm việc, đồng thời tạo ra một mạng lưới hỗ trợ, khuyến khích sự hợp tác và tương tác giữa các thành viên.

 

Bên cạnh đó, quy trình onboarding còn giúp xác định và phát triển tiềm năng của nhân viên. Nhân viên được định hướng về mục tiêu sự nghiệp và có cơ hội nâng cao kỹ năng, từ đó tạo động lực cho sự phát triển bền vững. Điều này không chỉ có lợi cho cá nhân mà còn đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức. Một lợi ích khác của onboarding là xây dựng hình ảnh tích cực về công ty. Một chương trình onboarding tốt sẽ gửi đi thông điệp tích cực về môi trường làm việc và giá trị của công ty, giúp thu hút nhân tài và tạo dựng thương hiệu mạnh mẽ trong cộng đồng.

 

 

Cuối cùng, quy trình onboarding còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp truyền đạt các giá trị cốt lõi và kỳ vọng của mình đến nhân viên mới. Qua đó, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về văn hóa làm việc, cách giao tiếp và làm việc nhóm, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và hỗ trợ.

 

Quy trình thực hiện onboarding nhân viên hiệu quả

 

Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding

 

Để triển khai quy trình onboarding hiệu quả, việc xác định các giá trị cốt lõi là rất quan trọng. Những giá trị này không chỉ định hình cách thức tổ chức onboarding mà còn giúp nhân viên mới cảm nhận rõ ràng về văn hóa và mục tiêu của công ty. Các giá trị cốt lõi có thể bao gồm sự chào đón, hỗ trợ, phát triển và cam kết. Khi nhân viên mới hiểu và cảm nhận được những giá trị này, họ sẽ dễ dàng hòa nhập và gắn bó hơn với tổ chức.

 

 

Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn 9 bước cho doanh nghiệp

 

Chuẩn bị Pre-boarding

 

Giai đoạn Pre-boarding bắt đầu ngay khi ứng viên chấp nhận offer làm việc. Đây là cơ hội để tạo ấn tượng tốt đầu tiên và giúp nhân viên mới chuẩn bị cho ngày đầu tiên. Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

 

• Gửi email chào mừng: Cung cấp thông tin cơ bản về công ty như lịch sử, văn hóa và cơ cấu tổ chức.

• Giới thiệu người quản lý trực tiếp: Kết nối nhân viên mới với người quản lý để tạo sự đồng hành và hỗ trợ.

• Chuẩn bị thủ tục hành chính: Đảm bảo rằng các giấy tờ cần thiết như hợp đồng lao động và thẻ nhân viên đã được chuẩn bị đầy đủ.

• Cung cấp thông tin công việc: Giúp nhân viên mới hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu công việc.

• Giải đáp thắc mắc: Cung cấp thông tin cần thiết về chỗ gửi xe, đồ ăn trưa, quy định trang phục,...

​

 

Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

 

Ngày đầu tiên làm việc là thời điểm quan trọng để nhân viên mới cảm nhận được sự chào đón và hỗ trợ từ tổ chức. Các hoạt động cần thực hiện bao gồm:

• Giới thiệu từ phòng nhân sự: Cung cấp thông tin về lịch sử công ty, sơ đồ tổ chức và nội quy. Giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác.

• Chương trình đào tạo hội nhập: Tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên mới nắm vững kiến thức cơ bản về công ty và vai trò của họ.

• Người quản lý và nhóm làm việc: Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm và chia sẻ kỳ vọng về công việc.

• Bạn đồng hành: Cung cấp một người bạn đồng hành để hỗ trợ nhân viên mới trong các thắc mắc hàng ngày và tạo cảm giác an toàn.

 

 

Sau khi nhân viên đã vào làm việc

 

Sau khi nhân viên mới đã vào làm việc, quy trình onboarding vẫn tiếp tục với các hoạt động hỗ trợ để đảm bảo họ có thể chuyển đổi từ nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Giai đoạn này có thể kéo dài từ 2 đến 6 tháng và bao gồm:

 

• Cung cấp cơ hội học hỏi: Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo, hội thảo và dự án để phát triển kỹ năng.

• Hỗ trợ trong công việc: Đảm bảo rằng nhân viên mới nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ các nhà quản trị và đồng nghiệp khi gặp khó khăn.

• Đánh giá hiệu suất công việc: Thực hiện các buổi đánh giá để xác định điểm mạnh, điểm yếu và lập kế hoạch phát triển phù hợp cho nhân viên mới.

 

 

Xem thêm: 6 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mang đến thành công

 

Bí quyết quản trị nhân sự hiện đại trong thời đại số

 

Trong bối cảnh hiện đại, việc quản trị nhân sự không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ hành chính mà còn là một yếu tố quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự, đặc biệt là LinkQ, đã và đang trở thành một công cụ thiết yếu giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình này. Dưới đây là những lợi ích và tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự LinkQ, giúp doanh nghiệp quản trị nguồn lực con người một cách hiệu quả.

 

• Quản lý thông tin nhân viên: LinkQ cho phép tổ chức quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên một cách chi tiết, từ sơ yếu lý lịch đến quá trình làm việc trong công ty. Thông qua đó, LinkQ giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân như:

• Quản lý hợp đồng: Phần mềm cung cấp các mẫu hợp đồng chuẩn và cho phép theo dõi các loại hợp đồng như thử việc, học việc, và hợp đồng chính thức. Chức năng nhắc nhở hợp đồng sắp hết hạn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới.

• Tuyển dụng và đào tạo: LinkQ giúp tổ chức quản lý quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả, từ việc dự báo nhu cầu tuyển dụng đến việc quản lý lịch phỏng vấn và hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý yêu cầu đào tạo, giúp phát triển kỹ năng cho nhân viên theo nhu cầu công việc.

• Đánh giá xếp loại nhân viên: Tính năng này giúp doanh nghiệp thực hiện các đánh giá định kỳ theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ đó xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Kết quả đánh giá có thể liên kết với module tính lương, giúp đảm bảo tính công bằng trong chế độ đãi ngộ.

• Quản lý phép - chấm công: Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép và làm thêm giờ của nhân viên. Việc liên kết với dữ liệu từ máy chấm công giúp tự động hóa quy trình tính lương và giảm thiểu sai sót.

• Quản lý tính lương - bảo hiểm: LinkQ thực hiện tính toán lương và các khoản bảo hiểm theo quy định một cách chính xác và nhanh chóng. Doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh công thức tính lương theo nhu cầu và chính sách của mình.

​

 

Như vậy, nội dung trên đã khép lại những chia sẻ và giải đáp về onboarding. Thông qua bài viết trên, Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất đã gửi đến bạn khái niệm onboarding là gì cũng như quy trình và lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng quá trình onboarding phù hợp. Hy vọng rằng bạn sẽ áp dụng những kiến thức và chiến lược được chia sẻ để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện, giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và phát triển trong tổ chức của mình.

 

>>>Có thể bạn quan tâm:

• Vấn đề nhân sự trong doanh nghiệp thường gặp phải là gì?

• Cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp

• Turnover Rate Là Gì? Cách Tính Tỷ Lệ Nhảy Việc

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: