Mách bạn 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả nhất

Ngày đăng: 07/08/2024

Quản lý công việc là chìa khóa để tăng năng suất và hoàn thành mục tiêu. Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả, cải thiện khả năng phối hợp và cân bằng thời gian một cách chuyên nghiệp. Cùng xem tiếp nội dung dưới đây để biết làm sao để quản lý công việc, các phương pháp quản lý công việc và kỹ năng quản lý công việc cho cá nhân và tập thể nhóm.

Tại sao phải cần quản lý công việc tốt?

Quản lý công việc hiệu quả giúp quản lý được thời gian một cách có hiệu quả, giảm áp lực, căng thẳng và nâng cao được khả năng đáp ứng công việc qua các yêu cầu của cấp trên hoặc khách hàng. Từ đó, đưa ra các quyết định phù hợp để hoàn thành được công việc một cách tốt nhất.

Biết cách sắp xếp công việc bạn sẽ nắm được những thông tin quan trọng và chính xác. Công việc được phân bổ có trình tự và thời gian cụ thể. Điều này giúp bạn tránh được những lo lắng và dự đoán được những sự cố để giải quyết kịp thời.

Tránh lãng phí thời gian và hiệu suất công việc không tốt bạn cần tập trung làm những việc quan trọng trước. Vì nếu bạn không xác định được công việc và cứ loay hoay sẽ gây mất nhiều thời gian và công sức dẫn đến kết quả công việc không cao.

Khi cần phải sử dụng đến chi phí trong công việc cách tốt nhất để quản lý dòng tiền là phải xác định công việc rõ ràng theo từng nhiệm vụ cụ thể. Sau đó ước tính chi phí cần phải chi để tránh thiếu hụt.

Xem thêm: Các Phương Pháp Order Picking Hiện Nay

6 Kỹ năng quản lý công việc

6 Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Tìm hiểu ngay 6 kỹ năng quản lý công việc dưới đây để biết cách sắp xếp công việc và đạt hiệu suất cao:

Kỹ năng lên kế hoạch chi tiết cho công việc

Dành ra một chút thời gian trong một ngày để lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc cần làm. Cùng với đó đặt mục tiêu công việc cũng là cách giúp thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn.

Trong bất kỳ ngành nghề nào, kỹ năng quản lý công việc và phân loại công việc quan trọng hoặc ít quan trọng cũng đều được phân bổ thời gian phù hợp để thực hiện. Nếu như dành thời gian quá nhiều vào công việc ít quan trọng bạn sẽ không đạt được hết mục tiêu, còn ngược lại nếu sử dụng ít thời gian vào việc quan trọng thì sẽ không đem đến kết quả tốt nhất. Vì vậy hãy cân bằng giữa việc quan trọng và ít quan trọng một cách hợp lý.

Để nắm được những công việc nào hoàn thành trong một ngày nên đánh dấu lại và đánh giá mức độ công việc đó dựa trên mục tiêu đã đặt ra ngay sau khi hoàn thành.

Kỹ năng đặt ra thời gian tối thiểu cho công việc

Giáo sư Parkinson có nhận xét hài hước của quy luật Parkinson là công việc sẽ dài ra theo thời gian thực hiện.

Ví dụ, nếu bạn được giao công việc hoàn thành trong 6 giờ bạn sẽ dành toàn bộ sức lực và tâm trí để hoàn thành trong 6 giờ đó. Nếu được giao thực hiện một dự án bất kỳ trong một tuần chắc chắn bạn sẽ dành ra 6 ngày đặt nặng vấn đề lên.

Vì vậy, cần nhìn thẳng vào vấn đề rằng công việc không tốn nhiều thời gian để hoàn thành, bạn có thể hoàn thành sớm nhưng bạn đã không làm vậy.

Kỹ năng nhắc nhở công việc

Khối lượng công việc hàng ngày quá lớn đặc biệt đối với nhân viên văn phòng khiến họ không thể một lúc nhớ hết mọi việc cần làm. Thay vì chỉ ghi nhớ một cách thụ động hoặc viết ra giấy thì ngày nay xuất hiện các công cụ hỗ trợ để giúp ghi nhớ một cách có hệ thống hơn.

Hầu hết các công cụ công nghệ như điện thoại, laptop, máy tính bàn,.. đều có chức năng quản lý công việc hỗ trợ lên lịch hẹn, ghi chép hay nhắc nhở công việc. Khi san sẻ một phần vào công cụ hỗ trợ thì sẽ có nhiều thời gian để tập trung hoàn thành công việc quan trọng mà không lo bỏ sót bất cứ công việc nào.

Kỹ năng phân bổ công việc cho thành viên trong nhóm

Phân bổ công việc trong nhóm luôn là một điều rất khó khăn đối với nhóm trưởng. Vì họ là người đứng ra phân công nhiệm vụ sao cho phù hợp với năng lực từng người. Tuy nhiên cũng đừng quá ôm đồm hết công việc vào bản thân.

Bên cạnh đó, làm việc nhóm sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu biết tận dụng công cụ quản lý công việc. Sau khi xây dựng kế hoạch nhóm một cách rõ ràng, phân chia công việc hiệu quả sẽ giúp bạn tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu mà không phải lo trễ deadline. Vì vậy bảng phân công cần phải đảm bảo được nhiều người đồng ý trước khi tiến hành thực hiện.

Kỹ năng đánh giá công việc trong từng giai đoạn

Tổng kết và đánh giá công việc theo từng thời gian nhất định cụ thể như tuần, tháng, quý hoặc năm cần có kỹ năng đánh giá công việc. Mỗi giai đoạn tổng kết chúng ta sẽ có thêm thời gian để nhìn nhận lại và rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Những việc cần làm để mang lại kết quả cho công việc đồng thời khắc phục những chỗ còn chưa tốt hoặc chưa đạt được đúng với mục tiêu đề ra.

Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ giúp duy trì sự tập trung và năng lượng của con người. Khi phải liên tục làm việc trong nhiều giờ mà không có sự nghỉ ngơi, lâu dần sẽ bị mệt mỏi và căng thẳng, dẫn đến giảm chất lượng năng suất làm việc và ảnh hưởng đến sức khỏe. Ngược lại nếu sắp xếp và cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi hợp lý sẽ giúp cơ thể và tâm trí được nạp lại năng lượng nhanh chóng.

Tham khảo thêm: Ưu Nhược Điểm Của Nhà Kho Thông Minh

13 chiến lược quản lý công việc hiệu quả

13 chiến lược quản lý công việc nâng cao năng suất hoạt động

Có rất nhiều chiến lược khác nhau để quản lý công việc một cách hiệu quả. Cùng khám phá 13 chiến lược quản lý công việc hiệu quả sau đây giúp bạn áp dụng trong công việc và cuộc sống hàng ngày.

Lập kế hoạch công việc chi tiết

Để công việc luôn được thuận lợi vào một ngày mới thì mỗi buổi tối cần dành ra 20 - 30 phút thời gian để xây dựng kế hoạch và ghi chú các công việc cần làm cho ngày mai.

Và đây là điều quan trọng cần thực hiện hằng ngày sẽ giúp bạn luôn ghi nhớ và theo dõi được tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ công việc.

Thông thường những công việc dễ sẽ được ưu tiên làm và kỹ càng hơn. Trong khi công việc khó sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, cần cân bằng cả hai công việc dễ và khó để đạt kết quả cao.

Xác định ưu tiên hàng đầu

Xác định thứ tự công việc ưu tiên

Quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết để tăng năng suất làm việc giúp sắp xếp các chiến lược quan trọng để thực hiện công việc hiệu quả.

Trước hết cần phân chia công việc thành 3 loại như sau:

Công việc quan trọng: Những việc cần phải hoàn thành ngay lập tức, không được phép trì hoãn.
Công việc cần phải làm: Những công việc có thể làm khi có thời gian rảnh.
Công việc không quan trọng: Là những công việc giải trí không ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp.

Đặt mục tiêu hoàn thành cụ thể

Đặt các mục tiêu cụ thể từng nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành giúp có thêm động lực để thực hiện. Tuy nhiên cần lưu ý tình trạng “nước đến chân mới nhảy” vì khi lúc này bạn không đủ thời gian để suy nghĩ thấu đáo vấn đề nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến kết quả rất nhiều.

Phân chia công việc thành các bước nhỏ

Thay đổi nhận thức về độ khó của mỗi công việc sẽ tìm thấy được động lực để thực hiện. Vì vậy, thay vì nhìn công việc như một khối khổng lồ, hãy chia nhỏ những đầu việc ra để tránh bị áp lực, dẫn đến trì hoãn, căng thẳng và tạo được bàn đạp để thực hiện công việc ngay sau đó.

Trước khi chia nhỏ nhiệm vụ công việc cần bắt đầu nhìn toàn cảnh công việc và liệt kê ra tất cả các thành phần như nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên. Tiếp đến thiết kế quy trình làm việc phù hợp theo điểm mạnh và điểm yếu của bản thân.

Phân công hợp lý để tăng hiệu quả

Làm việc nhóm và phân chia công việc một cách phù hợp luôn là một thử thách lớn. Để vượt qua những khó khăn đó người phân công phải biết xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện và phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực của từng thành viên. Tránh tình trạng một người gánh quá nhiều công việc, đồng thời giữ được sự công bằng giữa các thành viên.

Mỗi người đều có một quan điểm, góc nhìn khác nhau về việc chia sẻ những thông tin, kiến thức. Vì vậy, chủ động lắng nghe ý kiến của các thành viên giúp tìm ra những hướng đi mới mẻ, đột phá và sáng tạo hơn. Tuy nhiên, sẽ có những ý kiến không đồng thuận từ cả nhóm nên chỉ cố gắng đạt được sự đồng tình của số đông để hạn chế sự mâu thuẫn trong công việc.

Bảo vệ sức khỏe tránh làm việc quá sức

Duy trì sức khỏe ổn định giúp nâng cao năng suất cao nhất trong công việc. Mặc dù lịch trình có bận rộn đến mức nào đi chăng nữa cũng không nên bỏ qua việc chăm sóc bản thân.

Bảo vệ sức khỏe tránh làm việc quá sức

Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn đảm bảo được sức khỏe.

Nghỉ ngơi đủ giấc và ăn uống lành mạnh luôn giúp bạn có được năng lượng và sự tập trung tốt, ngay cả khi trong thời gian làm việc kéo dài liên tục hàng giờ và căng thẳng nhất.
Dành thời gian luyện tập thể dục như chạy bộ, bơi lội, chơi cầu lông,... các bài tập giãn cơ và bài tập cho mắt giúp giải tỏa được áp lực hiệu quả.

Tập trung tối đa vào một nhiệm vụ

Đối với những công việc phức tạp, cần chia nhỏ các công việc và tập trung thực hiện từng task nhỏ trong một thời gian cố định sẽ tạo được hiệu suất công việc tốt. Dù là mức độ công việc rất khó nhưng biết cách chia nhỏ công việc sẽ khiến chúng ta cảm thấy thoải mái và không bị ngộp, và cũng hạn chế được thiếu sót và sai lầm không đáng có.

Cần tập trung làm một nhiệm vụ đến khi hoàn thành và đạt được thành tựu quan trọng. Sau đó, hãy nghỉ ngơi để lấy lại năng lượng hoặc bắt đầu công việc khác. Có lộ trình cụ thể thì khi đó bạn chỉ cần dốc hết sức mình để làm việc và năng suất cũng sẽ cao hơn.

Khắc phục khó khăn ngay từ đầu

Khi bắt đầu sắp xếp công việc bạn nên ưu tiên công việc khó trước. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành tốt, vì buổi sáng là khoảng thời gian chúng ta có nhiều năng lượng nhất. Sau khi hoàn thành công việc khó trước bạn sẽ thấy những công việc nhỏ đều rất dễ dàng thực hiện và không phải lo lắng hay mất năng lượng thay vì làm những công việc nhỏ trước.

Tạo môi trường làm việc lý tưởng

Khi làm việc trong môi trường lý tưởng sẽ giúp bạn có tinh thần làm việc tốt hơn. Do đó, cần lưu ý góc làm việc hay môi trường làm việc phải gọn gàng, ngăn nắp hạn chế đặt những đồ vật trang trí quá nhiều vì khi ấy bạn sẽ dễ dàng bị sao lãng và không tập trung. Một không gian ngăn nắp, sạch sẽ và thoáng đãng sẽ giúp tinh thần thoải mái và dễ dàng tập trung làm việc hơn.

Luôn sẵn sàng ghi chép ý tưởng

Hãy luôn mang theo một cuốn sổ tay bên mình để những trường hợp cần ghi chép những nội dung cần thiết hay cần theo dõi công việc hoặc mỗi khi có ý tưởng nảy ra luôn có sẵn sàng giấy bút để viết.

Lựa chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất

Trong mỗi chúng ta luôn có một khung thời gian để làm việc, ví dụ có người sẽ làm vào buổi sáng, có người vào buổi chiều hoặc buổi tối.

Để nhận biết bản thân thích hợp làm việc trong khung giờ nào là hãy tạo thói quen theo dõi hiệu suất công việc trong 24h và sau đó sắp xếp công việc cần sự tập trung và tỉnh táo nhất trong ngày để thực hiện.

Lên lịch kiểm tra và trả lời email

Xác định thời gian kiểm tra và trả lời email giảm tình trạng mất tập trung khi đang thực hiện công việc. Bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4 – 6 lần một ngày và xây dựng khung thời gian cố định để trả lời như 8h sáng, 11h sáng, 4h chiều.

Lưu ý khi trả lời xong email cần thoát ra ngay tránh bận tâm bởi những email mới và dành thời gian để làm những công việc khác. Tuy nhiên, không cần phải lo lắng bị trôi những tin nhắn quan trọng vì khi người gửi cần sự hỗ trợ gấp họ sẽ chủ động liên hệ với bạn.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý công việc

Ứng dụng công cụ hỗ trợ - phần mềm quản lý công việc LINKQ

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc là một cách hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc. Với tính năng quản lý công việc của LinkQ sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và mang lại nhiều lợi ích khác qua những tính năng sau:

Số hóa mọi quy trình quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Giúp quản lý, giám sát theo dõi, phân công công việc nhanh chóng và hiệu quả cho nhân viên.
Giúp nhân viên theo dõi và sắp xếp các công việc phù hợp để đảm bảo nhiệm vụ được giao.

Ngoài ra, những tính năng trên sẽ hỗ trợ một phần vào xây dựng cách quản lý công việc của nhân viên trong công việc.

Áp dụng công cụ và phương pháp quản lý công việc giúp nâng cao năng suất cá nhân mà còn góp phần tăng cường sự phối hợp và hiệu quả công việc của cả nhóm. Hãy liên tục tìm hiểu và thử nghiệm các giải pháp quản lý công việc để tìm ra phương thức phù hợp nhất, từ đó rút ra kinh nghiệm quản lý công việc. Đừng quên truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật nhiều thông tin bổ ích hàng ngày.

>>>Có thể bạn quan tâm