Quản trị là gì? Quản trị và quản lý khác nhau ở điểm nào?

Ngày đăng: 03/07/2024

Khái niệm quản trị không còn xa lạ đối với một doanh nghiệp. Quản trị được ví như là linh hồn của một tổ chức, doanh nghiệp, bởi việc vận hành trơn tru và thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả thì không thể thiếu quản trị. Vậy quản trị là gì và điểm khác nhau giữa quản trị và quản lý là gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Quản trị là gì?

Quản trị có rất nhiều định nghĩa và khái niệm nổi tiếng trên thế giới. Những định nghĩa này đã góp phần củng cố nền tảng vững chắc và thúc đẩy sự phát triển của lý thuyết quản trị hiện đại.

Người đầu tiên phải kể đến là Peter Drucker, người được mệnh danh là “cha đẻ của quản trị hiện đại”. Ông nhấn mạnh rằng quản trị là làm cho người khác làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Henry Fayol, một trong những người tiên phong trong lĩnh vực quản trị học, đã định nghĩa quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.

Max Weber, nhà xã hội học nổi tiếng, đã đề xuất khái niệm “quản trị biên chế”, nhấn mạnh việc quản lý dựa trên các nguyên tắc hình thức, quy tắc, thủ tục rõ ràng.

Quản trị là một nghệ thuật và khoa học phức tạp, không chỉ đơn thuần là thực hiện các quy trình hay tuân thủ các quy tắc. Quản trị là về việc đưa ra quyết định hiệu quả, đạt được mục tiêu thông qua việc sử dụng tối ưu các nguồn lực có sẵn.

Để trở thành một nhà quản trị giỏi, cần phải có tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích và đánh giá sâu sắc, cùng với kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo xuất sắc. Các quyết định không chỉ dựa trên dữ liệu và phân tích mà còn phải xem xét yếu tố con người, văn hóa tổ chức và môi trường kinh doanh đang thay đổi.

Một nhà quản trị hiệu quả cần linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi, và chú trọng đến việc phát triển cũng như truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình, để cùng nhau đạt được thành công bền vững cho tổ chức.

Xem thêm: Quản trị lãng phí, đừng quên lãng phí thông tin

Bản chất của quản trị

Quản trị là một quá trình phức tạp, tuy nhiên cốt lõi là tìm ra những cách hiệu quả để giúp các thành viên trong tổ chức hoàn thành công việc với chi phí thấp nhất. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải đưa ra những quyết định chính xác để kiểm soát hoạt động của tổ chức. Vậy bản chất của quản trị là gì?

Để quản trị hiệu quả, cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản:

Chủ thể quản trị: Đây là những cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị. Chủ thể phải đưa ra những quyết định đủ mạnh và thuyết phục để các đối tượng bị quản trị tuân theo.
Đối tượng bị quản trị: là các hoạt động của tổ chức, trong đó có sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hành chính,... Đối tượng bị quản trị có thể là một hoặc nhiều người, diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục và chịu tác động trực tiếp từ chủ thể.
Mục tiêu: Chủ thể quản trị cần xác định rõ mục tiêu, làm cơ sở để tạo ra các ảnh hưởng trực tiếp đến đối tượng.
Nguồn lực: Đây là các yếu tố cần thiết để thực hiện các hoạt động quản trị, bao gồm con người, tài chính, vật chất, thông tin, v.v. Nguồn lực chính là công cụ giúp chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá trình quản trị.

Vai trò của quản trị và quản lý

Quản trị và quản lý đều đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển tổ chức. Tuy nhiên, hai khái niệm này là khác nhau và vai trò cũng khác nhau:

Vai trò của quản trị và quản lý

Vai trò chính của quản trị là gì? Đây là trách nhiệm của ban lãnh đạo cấp cao, những việc mà nhà quản trị phải thực hiện:

Xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược dài hạn cho tổ chức.
Đưa ra quyết định quan trọng về nguồn lực, nhân sự, đầu tư.
Thiết lập các chính sách, quy trình cho toàn tổ chức.
Giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động chung.

Quản lý là trách nhiệm của cấp trung gian. Vai trò của quản lý:

Triển khai các kế hoạch và quyết định của ban quản trị.
Điều phối và kiểm soát các hoạt động mỗi ngày.
Giải quyết các vấn đề và thách thức phát sinh.
Động viên và thúc đẩy nhân viên.
Đảm bảo hiệu quả hoạt động của đội nhóm.

Vì vậy, quản trị là “bộ não” xác định phương hướng, chiến lược chung, còn quản lý là “bàn tay” thực hiện và điều hành các hoạt động cụ thể. Hai vai trò này phụ thuộc và bổ trợ cho nhau trong việc vận hành và phát triển tổ chức.

Tham khảo: Mô tả công việc và vai trò của giám đốc sản xuất

Phân loại quản trị

Phân loại quản trị là gì để có thể đáp ứng được yêu cầu của tổ chức và mục tiêu của từng loại hình doanh nghiệp. Việc chia các hoạt động quản trị thành các nhóm khác nhau theo những tiêu chuẩn nhất định và có rất nhiều phân loại khác nhau. Phổ biến nhất là phân loại quản trị theo cấp bậc và theo chức năng.

Quản trị theo cấp độ

Quản trị theo cấp bậc là phân chia dựa trên vị trí của người quản trị trong tổ chức. Theo cách phân loại này, quản trị được chia thành ba cấp độ chính:

Quản trị cấp cao: Đây là cấp quản trị cao nhất trong tổ chức, bao gồm các nhà quản trị chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược của toàn bộ tổ chức. Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược và định hướng phát triển lâu dài của tổ chức, cần có tầm nhìn xa, khả năng phân tích và đánh giá tình hình thực tế để đưa ra những quyết định quan trọng.
Quản trị cấp trung: Bao gồm các nhà quản trị ở giữa cấp cao nhất và cấp thấp nhất, chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch chiến lược của cấp cao cho các phòng ban và bộ phận trong tổ chức. Họ phải có khả năng giao tiếp, lãnh đạo và điều phối các hoạt động giữa các phòng ban.
Quản trị cấp dưới: Là cấp quản trị thấp nhất, bao gồm những nhà quản trị trực tiếp giám sát và quản lý hoạt động của các phòng ban, bộ phận. Họ chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày, cần có khả năng quản lý, lãnh đạo và đào tạo nhân viên.

Quản trị theo chức năng

Mỗi chức năng hành chính có những đặc điểm và nhiệm vụ riêng biệt:

Lập kế hoạch: Chức năng đầu tiên và quan trọng nhất, giúp tổ chức xác định mục tiêu và phát triển các kế hoạch, chương trình, dự án để đạt được chúng.
Tổ chức: Chức năng thứ hai, giúp sắp xếp các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của tổ chức.
Lãnh đạo: Chức năng thứ ba, giúp động viên, truyền cảm hứng và hướng dẫn mọi người trong tổ chức thực hiện các hoạt động đã hoạch định.
Kiểm soát: Chức năng thứ tư, giúp giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động, thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Các cách phân loại quản trị khác nhau có thể bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ, phân loại quản trị theo cấp bậc giúp xác định vị trí và trách nhiệm của người quản trị, từ đó xác định kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công tác quản trị ở mỗi cấp độ. Phân loại quản trị theo chức năng giúp xác định các hoạt động quản trị cơ bản, xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển hiệu quả cho người quản trị.

Chức năng của quản trị

Chức năng quản trị là những hoạt động cơ bản mà mọi nhà quản trị, dù ở cấp bậc nào, đều phải thực hiện. Những hoạt động này nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, các chức năng chính của quản trị là gì? 4 chức năng chính bao gồm: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading), và Kiểm soát (Controlling).

Hoạch định: Là việc xây dựng kế hoạch, chiến lược để đạt được mục tiêu. Bao gồm đánh giá tình hình hiện tại, nguồn lực có sẵn, xác định mục đích, phương hướng cụ thể. Lên lịch trình hoạt động chi tiết và có kế hoạch quản lý rủi ro.

Tổ chức: Là việc sắp xếp, phân bổ nguồn lực như nhân lực, tài chính, trang thiết bị một cách hợp lý. Bao gồm thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân công nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể. Xây dựng tiêu chuẩn, chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động.

Lãnh đạo: Là việc điều hành, quản lý và tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc. Bao gồm đào tạo, giao việc, giám sát tiến độ. Lắng nghe, động viên, giải quyết mâu thuẫn nội bộ. Đánh giá, phản hồi hiệu suất của nhân viên.

Kiểm soát: Là việc giám sát, đo lường kết quả thực tế so với kế hoạch ban đầu. Phát hiện sai lệch, vấn đề và kịp thời điều chỉnh, khắc phục. Nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra đúng hướng, đạt mục tiêu đề ra.

Tham khảo thêm: 4 chức năng của quản trị và Vai trò chính của nhà quản trị

Quản trị và quản lý khác nhau như thế nào?

Quản trị và quản lý đóng vai trò quan trọng nhưng khác biệt trong việc dẫn dắt và phát triển một tổ chức. Quản trị là quá trình ra quyết định và định hướng chiến lược cho tương lai của tổ chức. Những người quản trị thường là ban lãnh đạo cấp cao, sẽ chịu trách nhiệm phác thảo tầm nhìn, xác định mục tiêu và đề ra kế hoạch dài hạn để đạt được những mục tiêu đó. Trong khi đó, quản lý là việc triển khai và thực thi các kế hoạch, chiến lược đã được quản trị đề ra. Sự phối hợp ăn khớp giữa quản trị và quản lý là chìa khóa để tổ chức hoạt động thành công và phát triển bền vững. Cùng phân tích rõ hơn về khái niệm của quản lý và quản trị là gì, cùng với những yếu tố khác sau đây:

Yếu tố so sánh	Quản trị	Quản lý
Khái niệm	Là quá trình xác định mục tiêu, chính sách và nguyên tắc cho tổ chức.	Là quá trình tổ chức, điều phối và giám sát để thực hiện các mục tiêu, chính sách đã được đề ra.
Trách nhiệm	Đưa ra tầm nhìn chiến lược, định hướng phát triển và tạo động lực cho nhân viên.	Phân công công việc, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu ngắn hạn.
Thẩm quyền	Nắm giữ thẩm quyền cao nhất trong tổ chức.	Thẩm quyền ở cấp trung gian và cấp quản lý cơ sở.
Vai trò trong tổ chức	Đóng vai trò quyết định, đề ra chiến lược và chính sách.	Đóng vai trò điều hành, triển khai các kế hoạch và chính sách.
Đối tượng	Tập trung vào quản trị con người.	Tập trung vào quản lý công việc.
Lĩnh vực áp dụng	Áp dụng trong nhiều lĩnh vực như chính phủ, quân đội, doanh nghiệp, bệnh viện, tổ chức tôn giáo, giáo dục.	Thường gặp nhiều trong các tổ chức kinh doanh.
Quá trình thực hiện	Quyết định nên làm gì và khi nào nên làm.	Xác định ai sẽ làm và làm như thế nào.

Đặc điểm quản trị là gì?

Hoạch định chiến lược: Xác lập tầm nhìn, mục tiêu và lộ trình cụ thể để tổ chức phát triển theo định hướng đúng đắn.

Tổ chức nguồn lực: Sắp xếp, phân công công việc và phân bổ nguồn lực như nhân lực, tài chính, vật lực một cách khoa học, hợp lý để thực hiện kế hoạch.

Định hướng nhân viên: Đóng vai trò hướng dẫn, truyền cảm hứng và tạo động lực cho đội ngũ nhân viên, xây dựng môi trường làm việc năng động, hiệu quả.

Giám sát và điều chỉnh: Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện, đánh giá kết quả đạt được và kịp thời điều chỉnh kế hoạch phù hợp để đạt mục tiêu đề ra.

Ra quyết định quan trọng: Đưa ra những quyết định sáng suốt, dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá thông tin một cách toàn diện và khách quan.

Truyền thông hiệu quả: Duy trì kênh truyền thông cởi mở, rõ ràng giữa các cấp bậc, bộ phận để đảm bảo hiệu quả quản trị.

Thúc đẩy đổi mới sáng tạo: Khuyến khích tinh thần sáng tạo, áp dụng những cách tiếp cận mới mẻ để giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Quản lý rủi ro: Nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, xây dựng kế hoạch ứng phó để hạn chế tối đa tác động tiêu cực đến tổ chức.

Kỹ năng cần có của nhà quản trị

Để quản trị hiệu quả, kỹ năng cần có của người quản trị là gì, cần nắm vững các kỹ năng thiết yếu nào:

Kỹ năng hoạch định: Xây dựng các mục tiêu rõ ràng và đề ra kế hoạch chi tiết, cụ thể để đạt được những mục tiêu đó.

Kỹ năng tổ chức: Sắp xếp, phân công và phân bổ hợp lý các nguồn lực như nhân lực, tài chính, vật chất, thông tin để triển khai các hoạt động.

Kỹ năng lãnh đạo: Truyền cảm hứng, khơi gợi động lực và định hướng cho đội ngũ nhân viên hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch.

Kỹ năng giao tiếp: Truyền đạt thông tin, ý tưởng một cách rõ ràng, hiệu quả và giải quyết mâu thuẫn, xung đột một cách thấu tình đạt lý.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhận diện vấn đề, tìm hiểu nguyên nhân sâu xa và đưa ra giải pháp khả thi, phù hợp.

Kỹ năng ra quyết định: Đưa ra các quyết định kịp thời, sáng suốt sau khi cân nhắc, đánh giá kỹ lưỡng thông tin, dữ liệu.

Kỹ năng quản lý thời gian: Sắp xếp, sử dụng thời gian một cách khoa học, hiệu quả để hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Kỹ năng làm việc nhóm: Xây dựng môi trường hợp tác, phối hợp ăn ý với các thành viên trong nhóm để cùng hoàn thành mục tiêu chung.

Quản trị là một khái niệm quan trọng, bao gồm các hoạt động như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của một tổ chức để đạt được mục tiêu hiệu quả. Hiểu rõ về "quản trị là gì" sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức vận hành một cách bền vững và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp được kiến thức giá trị cho anh/chị. Hãy truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để bổ sung kiến thức mỗi ngày.

>>> Có thể bạn quan tâm: