Quy trình mua hàng là gì? 8 bước thiết lập quy trình chuẩn

Quy trình mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và định hình sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Ngoài việc xây dựng quy trình để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình này. Vậy những lỗ hổng nào có thể xảy ra và giải pháp nào hiệu quả để khắc phục chúng? Hãy cùng Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

 

Quy trình mua hàng là gì?

 

Quy trình mua hàng là tập hợp các bước mà doanh nghiệp thực hiện để mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. Quy trình này bao gồm từ việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, thương thảo giá cả, ký kết hợp đồng, đến việc nhận hàng và thanh toán. Mục tiêu chính của quy trình là đảm bảo nguồn cung ổn định, chất lượng, tối ưu hóa giá trị hàng hóa và tiết kiệm chi phí. Với quy trình được thiết lập sẵn, doanh nghiệp có thể thực hiện mua hàng một cách chuyên nghiệp và dễ dàng áp dụng cho các lần mua hàng tiếp theo.

 

 

Xem thêm: Chiết khấu là gì? Lợi ích và các loại chiết khấu phổ biến

 

8 bước cụ thể trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

 

Trong quá trình kinh doanh và xây dựng chiến lược tổng thể, doanh nghiệp thường xuất hiện nhu cầu mua sắm hàng hóa. Khi đã xác định rõ các nhu cầu này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định mua hàng. Quy trình mua sắm hàng hóa trong doanh nghiệp thường trải qua 8 bước chính như sau:

 

Lên đề nghị mua hàng

 

Sau khi các phòng ban, lãnh đạo hoặc quản lý xác định được nhu cầu mua hàng, bước đầu tiên là gửi yêu cầu đến bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm trong công ty. Thông thường, các yêu cầu này sẽ được xem xét và phê duyệt bởi trưởng bộ phận hoặc những người liên quan. Khi yêu cầu được chấp thuận, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành phân bổ nhân sự và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.

 

 

Yêu cầu các bảng báo giá

 

Sau khi xác định rõ nhu cầu, doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu báo giá (RFQ) đến các nhà cung cấp phù hợp với các mặt hàng cần mua. Thường thì để đảm bảo lựa chọn tối ưu, doanh nghiệp sẽ tiếp cận nhiều nhà cung cấp khác nhau. Việc này giúp doanh nghiệp có cơ hội so sánh các mức giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, cũng như chất lượng sản phẩm. Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích, đánh giá dựa trên các tiêu chí đã đặt ra như giá thành, uy tín, chất lượng dịch vụ và các yếu tố khác để đưa ra quyết định mua hàng phù hợp nhất.

 

 

Xem xét báo giá của Nhà cung cấp

 

Khi các báo giá từ nhà cung cấp gửi về sẽ được doanh nghiệp ghi nhận và lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho quá trình đánh giá. Nhà cung cấp nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của doanh nghiệp sẽ được lựa chọn. Sau đó, nhân viên phụ trách sẽ dựa vào bảng báo giá đã chọn để lập hợp đồng mua bán, đảm bảo rằng hợp đồng tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý cũng như các điều khoản đặc thù của doanh nghiệp. 

Quá trình này bao gồm việc theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, đảm bảo rằng mọi điều khoản về thời gian giao hàng, thanh toán và chất lượng hàng hóa được thực hiện đúng cam kết.

 

 

Phê duyệt báo giá

 

Như đã đề cập ở trên, yêu cầu mua hàng thường được phê duyệt bởi lãnh đạo doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận thu mua, nhằm đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra minh bạch. Việc phê duyệt báo giá trong quy trình mua hàng của tổ chức thường dựa trên một số tiêu chí quan trọng. 

 

• Đầu tiên: giá thành và các ưu đãi kèm theo là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa chi phí. 

• Thứ hai: uy tín của nhà cung cấp và thương hiệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hóa. 

• Thứ ba: các dịch vụ bảo hành và hỗ trợ sau bán hàng cũng được xem xét để đảm bảo doanh nghiệp nhận được sự hỗ trợ tốt nhất trong trường hợp xảy ra sự cố. 

• Cuối cùng, mức độ phù hợp của sản phẩm hoặc dịch vụ với hoạt động và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố này giúp đảm bảo hiệu quả sử dụng lâu dài và hỗ trợ sự phát triển bền vững.

 

Tham khảo thêm: BSC và KPI là gì? Khi nào thì nên sử dụng mô hình này?

 

Thiết lập hợp đồng mua hàng

 

Sau khi đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, sẽ tiến đến giai đoạn lập hợp đồng mua hàng. Tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa và quy mô doanh nghiệp, hợp đồng có thể được ký kết nhiều lần, tương ứng với số đơn hàng trong mỗi lần mua. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nội dung hợp đồng phải chính xác và rõ ràng. Đơn hàng cũng sẽ được chuyển tới các bộ phận chuyên trách như kế toán và kho để theo dõi và thực hiện quy trình tiếp theo.

 

 

Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

 

Để tránh sai sót trong quá trình này, các phòng ban liên quan sẽ nhận đề nghị nhập hàng và chịu trách nhiệm kiểm tra cũng như theo dõi. Trong quá trình kiểm tra, có hai trường hợp có thể xảy ra: hàng hóa đạt tiêu chuẩn và hàng hóa không đạt tiêu chuẩn. Mỗi trường hợp sẽ có quy trình xử lý riêng như sau:

 

Trường hợp hàng hóa đạt tiêu chuẩn:

• Kiểm tra

• Hàng đạt tiêu chuẩn

• Nhập kho

• Lập hồ sơ thanh toán

• Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra thông tin

• Tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Trường hợp hàng hóa không đạt tiêu chuẩn:

• Kiểm tra

• Hàng không đạt tiêu chuẩn

• Báo cáo cho phòng mua hàng

• Liên hệ lại với nhà cung cấp

• Nhập kho các hàng hóa đạt tiêu chuẩn

• Phản hồi đến phòng mua hàng để bổ sung hoặc thay đổi.

 

Tiến hành nhập kho hàng hóa

 

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm định, hàng hóa sẽ được nhập vào kho của doanh nghiệp. Các tiêu chí kiểm định bao gồm số lượng, thông số kỹ thuật và quy cách hàng hóa. Nếu hàng hóa giao đúng chuẩn theo các tiêu chí đã thiết lập sẽ được nhập kho. Ngược lại, những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông báo cho phòng mua hàng để thực hiện quy trình đổi trả hoặc hoàn hàng.

Trong quá trình nhập kho, bộ phận kho cần ghi nhận đầy đủ số lượng, thông tin hàng hóa và giá cả do phòng mua hàng cung cấp.

 

Xem thêm: Phần mềm Lập kế hoạch sản xuất

 

Thanh toán cho nhà cung cấp và hoàn tất quy trình mua hàng

 

Dựa trên hóa đơn từ nhà cung cấp và các điều khoản trong hợp đồng, phòng mua hàng sẽ gửi thông tin đến phòng kế toán. Nếu hồ sơ được phê duyệt, phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Nếu không, phòng kế toán có thể phản hồi cho phòng mua hàng để yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin. Sau khi các điều chỉnh được thực hiện, họ sẽ xác nhận lại và thực hiện thanh toán.

 

 

Một số bất cập có thể xảy ra trong quy trình mua hàng

 

Lạm dụng chức quyền khi chọn nhà cung cấp

 

Trong quy trình mua hàng, việc phân định rõ ràng chức năng giữa người mua hàng và người phê duyệt mua hàng, cũng như giữa người mua hàng và người sử dụng hàng. Nếu không có sự phân tách này, có nguy cơ xảy ra lạm dụng quyền hạn, dẫn đến việc lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp, như chọn theo mối quan hệ hoặc nhận hoa hồng. Mục tiêu của việc phân chia chức năng là tạo ra sự độc lập và khách quan, đảm bảo lựa chọn đúng nhà cung cấp, hàng hóa và chất lượng trong điều kiện tối ưu nhất, qua đó tránh được hai vấn đề sau:

 

• Người sử dụng hàng cũng là người mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ hoặc lợi ích cá nhân.

• Người phê duyệt mua hàng đồng thời là người thực hiện mua hàng có thể chọn nhà cung cấp quen biết, từ đó làm tăng giá và có thể nhận hoa hồng.

​

 

Rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ

 

Các lỗ hổng thường gặp trong quy trình đề nghị mua hàng/dịch vụ cần được kiểm soát chặt chẽ:

• Hàng hóa còn tồn kho nhưng người yêu cầu không nắm rõ, dẫn đến tình trạng “thấy thiếu là mua” mà không kiểm tra kỹ lưỡng.

• Hàng hóa vẫn được mua dù còn tồn kho vì lý do chính trị hoặc lợi ích không chính đáng khác.

• Sử dụng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho mục đích cá nhân.

• Đề nghị mua hàng không phù hợp với nhu cầu thực tế, gây lãng phí khi không được sử dụng.

 

Để khắc phục, trong quy trình mua hàng, cần xác định rõ người phụ trách có nhiệm vụ xem xét các vấn đề liên quan như: hàng hóa có thực sự cần mua không? Hàng còn tồn kho hay không? Các mặt hàng trong phiếu đề nghị mua có hợp lý hay không? Phiếu mua hàng cần được kiểm tra tính hợp lý bởi tất cả những người chịu trách nhiệm trước khi trình lên cấp có thẩm quyền duyệt.

 

 

Chọn sai nhà cung cấp

 

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quản trị mua hàng, đồng thời cũng là điểm yếu thường gặp trong quy trình này. Để giảm thiểu rủi ro trong việc chọn lựa nhà cung cấp, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

 

• Tránh chọn nhà cung cấp thiếu năng lực: Cần thận trọng trong việc tránh xa những nhà cung cấp có nguy cơ cung cấp hàng kém chất lượng, hàng giả hoặc hàng nhái.

• Đánh giá kỹ lưỡng trước khi phê duyệt: Trước khi quyết định hợp tác, doanh nghiệp cần tìm hiểu sâu và đánh giá đầy đủ các khía cạnh liên quan đến nhà cung cấp, bao gồm chất lượng dịch vụ và hàng hóa.

• Minh bạch trong quy trình lựa chọn: Đảm bảo rằng quá trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện một cách minh bạch. Việc chỉ định một cá nhân duy nhất đưa ra quyết định dễ dẫn đến những lựa chọn dựa trên cảm tính hoặc mối quan hệ cá nhân, làm tăng nguy cơ rủi ro.

• Tham gia đa bộ phận: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp cần có sự tham gia của nhiều bộ phận như kế toán, mua hàng, bộ phận sử dụng và kiểm tra chất lượng hàng hóa.

​

Đơn hàng được giao trước khi hợp đồng được phê duyệt

 

Các bộ phận trong toàn bộ quy trình mua hàng cần phải đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ và theo trình tự quy định, nhằm tránh tình trạng làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa các vấn đề đã diễn ra trước đó.

Đơn đặt hàng không được xử lý nếu không tuân thủ đúng quy trình và chưa được phê duyệt bởi người có thẩm quyền nhưng vẫn được chuyển cho nhà cung cấp thực hiện. Ngoài ra, cũng cần lưu ý các sai sót có thể xảy ra trong đơn hàng, như số lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.

 

 

Lỗ hổng trong việc kiểm tra và nhận hàng

 

Một trong những lỗ hổng phổ biến trong quy trình kiểm tra và nhận hàng là tình trạng hàng hóa được giao không đúng nhưng vẫn được nhập kho. Để giảm thiểu sự cố này, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau:

 

• Kiểm soát nhận hàng bởi bộ phận chuyên môn: Quy trình nhận hàng cần được thực hiện dưới sự giám sát của bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) hoặc đơn vị chuyên môn liên quan đến mặt hàng đó, chẳng hạn như bộ phận IT cho các thiết bị máy tính.

• Tránh giao phó hoàn toàn cho thủ kho hoặc nhân viên thu mua: Không nên chỉ dựa vào một cá nhân hoặc bộ phận duy nhất trong việc kiểm tra hàng hóa, vì điều này có thể dẫn đến thiếu sót và sai sót.

• Đảm bảo tính khách quan và lập biên bản: Bộ phận chịu trách nhiệm phải đảm bảo rằng quá trình kiểm tra diễn ra một cách khách quan, đồng thời lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm tra về chất lượng và số lượng hàng hóa nhận được.

​

 

Xem thêm: Mô hình 5S - Quản trị sản xuất tinh gọn

 

Mua sai hàng

 

Đối với các mặt hàng kỹ thuật, việc không cung cấp đầy đủ thông số kỹ thuật có thể dẫn đến việc hàng hóa mua về không đúng quy cách, không sử dụng được, dẫn đến việc phải mua lại, gây lãng phí và thậm chí có thể làm gián đoạn sản xuất. Để tránh những sai sót này, cần phải kiểm soát và phê duyệt các đề nghị mua hàng một cách hệ thống và nghiêm ngặt.

 

Rủi ro thanh toán

 

Các rủi ro liên quan đến thanh toán thường gặp bao gồm:

• Hồ sơ thanh toán thiếu các chứng từ cần thiết theo quy định.

• Đơn hàng không được phê duyệt hoặc gặp vấn đề về chất lượng, số lượng hàng hóa, nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.

Để đảm bảo quy trình thanh toán trong mua hàng diễn ra chính xác, kế toán cần kiểm tra các yếu tố sau:

• Hàng hóa đã được nhập kho và có phiếu nhập kho đầy đủ.

• Hàng hóa đảm bảo đúng chất lượng và mẫu mã, có biên bản kiểm tra chất lượng kèm theo.

• Hàng hóa đã được nghiệm thu đạt yêu cầu, đặc biệt đối với máy móc thiết bị hoặc công trình xây dựng, và có biên bản nghiệm thu.

• Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền.

• Hóa đơn của nhà cung cấp phải được phát hành đúng quy định và hợp lệ.

• Đề nghị hoặc tờ trình thanh toán đã được phê duyệt và sẵn sàng cho việc chi trả.

​

 

Quản lý quy trình mua hàng, xuất nhập kho đơn giản, hiệu quả hơn với LinkQ ERP 

 

Quản lý quy trình mua hàng và xuất nhập kho trở nên đơn giản và hiệu quả hơn với LinkQ ERP - hệ thống quản lý sản xuất tích hợp, giúp cải thiện hiệu quả quản lý ở nhiều phân hệ quan trọng như sản xuất, nhân sự và kế toán giá thành Dưới đây là các tính năng chính mà phần mềm cung cấp để giải quyết những thách thức trong quản lý sản xuất:

 

 

• Lập kế hoạch sản xuất: Giải pháp tự động hóa lập kế hoạch dựa trên dữ liệu thực tế về đơn hàng, nguyên vật liệu, máy móc và nhân sự, từ đó tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và cải thiện quy trình mua hàng trong erp.

• Quản lý kho hàng: Thực hiện quản lý kho bằng công nghệ quét mã vạch (barcode và QR code), giúp theo dõi nhập xuất tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời sắp xếp hàng hóa hợp lý.

• Quản lý tiến độ đơn hàng: Cung cấp khả năng theo dõi tiến độ sản xuất theo từng công đoạn, giúp nhà quản lý kịp thời kiểm soát và đưa ra quyết định phù hợp về đơn hàng. Phần mềm tự động phân tích năng lực sản xuất và thời gian thực, đặc biệt có tính năng thông báo nhắc việc, giúp giảm bớt khối lượng công việc kiểm soát hàng ngày cho nhà quản lý.

• Quản lý nguyên vật liệu và hao phí: Phần mềm LinkQ ERP phân tích dữ liệu và quản lý nguyên vật liệu hao phí ở từng công đoạn và bộ phận, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nhu cầu và sản xuất nguyên vật liệu. Nó cung cấp báo cáo về thời gian sản xuất thực tế và thời gian hao phí không hiệu quả, từ đó giúp nhà quản lý tối ưu quy trình sản xuất tại từng công đoạn và nhà máy, giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.

• Quản lý chất lượng sản xuất: Nhận dữ liệu từ bộ phận quản lý kho để kiểm soát chất lượng và nguồn gốc nguyên vật liệu đầu vào, cũng như bán thành phẩm và thành phẩm ở từng công đoạn. Hệ thống liên kết dữ liệu từ các bộ phận khác để đảm bảo chất lượng thành phẩm cuối. Dựa trên dữ liệu này, LinkQ ERP tự động phân tích và đo lường năng suất theo từng nhân sự, máy móc và nhà máy, đánh giá các chỉ số hỏng, huỷ, tiêu hao, và báo cáo cho nhà quản lý để thực hiện các điều chỉnh tối ưu hơn.

• Tính giá thành sản xuất: Phần mềm LinkQ ERP đảm bảo luồng dữ liệu xuyên suốt từ đầu đến cuối trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ mọi chi phí. Các tính năng bao gồm khai báo định mức nguyên vật liệu (BOM), tự động dự báo và kiểm soát BOM, tổng hợp chi phí phát sinh, hoạch định chi phí nhân công và khấu hao tài sản. Phần mềm cũng tính toán công suất nhà máy, thời gian và nhân lực, từ đó giúp xác định chính xác giá thành sản xuất và sản phẩm.

• Báo cáo quản trị: Với LinkQ ERP, nhà quản lý có thể truy xuất báo cáo theo thời gian thực mọi lúc, mọi nơi. Các báo cáo bao gồm: nhu cầu vật tư, sản lượng sản xuất (tỷ lệ hỏng, hủy, phế phẩm), trạng thái lệnh sản xuất, kế hoạch sản xuất, cảnh báo thiếu hụt hoặc vượt định mức, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm, cùng dữ liệu về giá thành sản xuất và kế toán.

LinkQ ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và tính chính xác trong báo cáo tài chính.

 

Trong bài viết trên, Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất  đã cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng về quy trình mua hàng, đồng thời chia sẻ 8 bước để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Để tối ưu hóa và số hóa quy trình mua hàng của bạn, hãy liên hệ ngay bên dưới để được tư vấn nhé!

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Quy trình quản lý công nợ cho doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả

• Quản lý dự án là gì? Tầm quan trọng của quản lý dự án

• Các bước lập kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh và hiệu quả

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: