Quy trình quản lý công nợ cho doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả

Ngày đăng: 26/07/2024

Quy trình quản lý công nợ luôn là một trong những việc cần thiết đối với doanh nghiệp góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp đó. Vậy các bước trong quy trình quản lý công nợ là gì? Cùng tìm hiểu ngay.

Thế nào là quản lý công nợ?

Quản lý công nợ là chuỗi quá trình hoạt động phát sinh thêm chi phí đối với khách hàng chưa trả đủ hết số tiền cho doanh nghiệp qua việc mua hàng. Hoặc khoản nợ doanh nghiệp phải trả cho công ty khác qua hoạt động mua máy móc, thiết bị, dịch vụ,... Vì vậy, người đảm nhận quản lý công nợ cần theo dõi, thanh toán và thu hồi khoản tiền đúng hạn.

Với hai trường hợp trên, doanh nghiệp có thể tiến hành theo hai hình thức thu hồi hoặc thanh toán một phần số tiền giao dịch trước, số còn lại được tính vào kỳ sau hoặc chia thành nhiều đợt thanh toán. Quản lý công nợ được kế toán doanh nghiệp đảm nhận và theo dõi.

Vai trò của quy trình quản lý công nợ

Theo dõi lịch thu hồi nợ để thông báo, nhắc nhở khách hàng trả đúng hạn, tránh tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn.

Đối với các khoản doanh nghiệp là bên mua cần thương lượng và lập ngân sách chi tiết, rõ ràng, theo dõi thời gian để có thể trả đúng hạn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có được sự tín nhiệm với đối tác.Đối với công nợ phải thu từ nhà cung cấp không thuận lợi có thể dẫn đến trường hợp không có khả năng thu hồi được nợ. Doanh nghiệp sẽ phải chịu tổn thất nặng nề về vốn.

Xem thêm: Cách tính giá thành sản phẩm đơn giản, chi tiết nhất

Công nợ của doanh nghiệp có mấy loại

Quy trình theo dõi công nợ của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: Đó là công nợ phải trả và công nợ phải thu.

Công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Công nợ phải trả cho những doanh nghiệp khác bao gồm: thiết bị máy móc, thuê nhà xưởng; kho, dịch vụ,... mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho công ty khác.
Các khoản nợ chưa trả cho nhân viên, thuế phí cho cơ quan nhà nước, hay các khoản nợ khác liên quan,...

Công nợ phải thu cho doanh nghiệp

Công nợ phải thu khi bán các hàng hóa, thiết bị máy móc, sản phẩm,... các nhà cung cấp chưa trả hết cùng một lúc nên phần nợ còn lại là công nợ phải thu.
Khoản thu nội bộ trong doanh nghiệp như: lợi nhuận của doanh nghiệp con, thu lợi nhuận của doanh nghiệp…
Khoản tạm ứng của nhân viên: đi công tác, mức phí bỏ ra cho việc sản xuất,... Sau đó, nhân viên cần thông báo lại toàn bộ số tiền hoàn ứng đó cho công ty.

Tham khảo thêm: Khái niệm ERP Sản Xuất đúng nhất

Các bước trong quy trình quản lý công nợ

Các bước trong quy trình quản lý công nợ là một trong những nhiệm vụ quan trọng và phức tạp nhất đối với doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu cụ thể các bước trong quy trình:

Quy trình quản lý công nợ

Mỗi bước thuộc quy trình quản lý công nợ phải trả được sắp xếp có trật tự và tính phù hợp.

Bước 1: Đề xuất các bộ phận quản lý công nợ và chính sách chi trả

Các bộ phận chuyên môn như quản lý kế toán sẽ kiểm soát chặt chẽ những rủi ro phát sinh. Giấy cam kết cần ghi rõ những nội dung quan trọng thời hạn trả nợ, số tiền cần phải trả, đồng thời cần có mục mức phạt khi không trả để tránh tình trạng nguồn vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng.

Bước 2: Thiết lập và xây dựng quy trình quản lý công nợ

Thiết lập và xây dựng quy trình quản lý công nợ một cách chặt chẽ giúp xử lý khoản nợ rõ ràng, nhanh chóng. Vì vậy, cử một nhân viên thuộc bộ phận kế toán làm việc với một khách hàng và các bước thực hiện cần được trình bày cụ thể.

Quy trình quản lý công nợ

Bước 3: Gửi hóa đơn đề nghị thanh toán khoản nợ nhanh nhất

Gửi hóa đơn đến tay khách hàng cần ghi rõ thời gian, và những thông tin cần thiết. Đây là phương pháp thông báo nhanh chóng và ít tốn nhiều thời gian nhất giúp doanh nghiệp vừa có thể kiểm soát được những thông báo được gửi đi và chưa gửi để kịp thời bổ sung.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán khoản nợ còn thiếu sắp trễ kỳ hạn

Thời hạn thu hồi nợ sắp hết hạn thanh toán nhân viên cần gửi email hoặc gọi điện thoại nhắc nhở. Một số trường hợp cần thiết doanh nghiệp và khách hàng nên gặp trực tiếp để trao đổi.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn 6 bước lập báo cáo tài chính chi tiết, chuẩn nhất

Quy trình thu hồi công nợ

Thực hiện quy trình quản lý thu hồi công nợ hiệu quả cần có những bước sau đây:

Bước 1: Xác định khoản thu tối thiểu đối với một khách hàng

Kế toán doanh nghiệp cần phân tích đánh giá ngân sách cần thu hồi bao nhiêu công nợ và số tiền cần phải thu để đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 2: Phân loại các nhóm nợ

Trong các khoảng nợ của đối tác có nhóm nợ dài hạn, có nhóm ngắn hạn, nợ khó đòi. Vì vậy, cần linh hoạt điều chỉnh phương thức quy trình xử lý công nợ phù hợp, duy trì mối quan hệ, hợp tác lâu dài.

Quy trình thu hồi công nợ

Bước 3: Lựa chọn người thu hồi nợ

Lựa chọn người thu hồi nợ cần ưu tiên đề xuất kỹ lưỡng nhân viên có kỹ năng thuyết phục, đàm phán, hỗ trợ khách hàng đưa ra hướng giải pháp hiệu quả cho khách hàng giúp doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng vừa không để thiếu hụt nguồn vốn vừa không bị mất đi khách hàng.

Bước 4: Nhắc nhở và thông báo khi đến kỳ thanh toán

Trong khoảng thời gian từ một tuần đến 10 ngày trước khi đến thời hạn trả nợ, doanh nghiệp nên thông báo qua số điện thoại đối tác bằng cách gọi điện thoại, nhắn tin, email hay gặp trực tiếp nếu cần thiết. Đây là bước quan trọng trong quy trình quản lý công nợ phải thu nhằm giúp cho đối tác thực hiện bước chuẩn bị để kịp thanh toán đúng thời hạn.

Bước 5: Đàm phán với khách về việc trả nợ

Đề xuất nhân viên thu hồi nợ phải có khả năng giao tiếp tốt, biết cách xử lý tình huống phù hợp nhưng vẫn giữ được sự uy tín của doanh nghiệp thuộc trường hợp nếu khách hàng không trả.

Bước 6: Khởi kiện nếu khách hàng không chịu trả

Khi nhân viên đã sử dụng hết mọi cách để yêu cầu khách hàng trả nợ nhưng vẫn không chi trả. Đây là giải pháp cuối cùng sẽ phải mất nhiều thời gian và công sức và chi phí khi phải khởi kiện một vấn đề liên quan đến khoản nợ. Điều này, cũng phần nào ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp.

Bước 7: Cần cân nhắc mọi yếu tố trước khi ra quyết định cho khách hàng nợ

Để đảm bảo khách hàng có khả năng trả nợ, doanh nghiệp cần xem xét đối tác có những khoản nợ nào với bên khác không, mức độ uy tín, đánh giá khoản nợ đó khách hàng có khả năng trả không và trả trong bao lâu. Từ đó, ra quyết định cho khách hàng thuộc diện nợ nào để giảm rủi ro cho doanh nghiệp.

Lưu ý để quản lý công nợ hiệu quả

Chú ý những điều dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro tài chính và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm kê quản lý công nợ hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ LINKQ

Phần mềm quản lý công nợ của LinkQ mang đến tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt hơn công nợ phải thu và phải trả của mình, cụ thể:

Quản lý mua hàng phải trả

Tính năng quản lý mua hàng phải trả quản lý phiếu nhập mua hàng hóa, dịch vụ (trong nước và nhập khẩu), phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho các hóa đơn. Tính năng này cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua (tổng hợp và chi tiết), công nợ phải thu (theo nhà cung cấp, theo hóa đơn), báo cáo lãi nợ, báo cáo công nợ, báo cáo mua hàng, báo cáo đơn hàng mua…

Quản lý bán hàng phải thu

Tính năng quản lý bán hàng phải thu quản lý hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho các hóa đơn. Phân hệ này cho phép lên các báo cáo về doanh thu bán hàng (theo mặt hàng, khách hàng, nhân viên, phòng ban kinh doanh…), công nợ phải thu (theo khách hàng, theo hóa đơn)...

Đối với doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều công nợ nên ưu tiên sử dụng phần mềm để có thể theo dõi và kiểm soát cũng như ghi chép lưu trữ số liệu nhanh chóng và giảm sai sót.

Tách biệt nhiệm vụ giữa kế toán thanh toán và kế toán công nợ

Để tránh tình trạng gian lận trong quy trình quản lý công nợ, những nhân viên theo dõi công nợ nên tuân thủ nguyên tắc không nên đảm nhận quá nhiều vị trí. Cụ thể không được làm cả công việc giao dịch thanh toán với khách hàng.

Các đề nghị thanh toán phải được các bên liên quan ký duyệt

Nhằm đảm bảo sự minh bạch, tính chính xác và tránh gian lận trong việc thanh toán công nợ với khách hàng và mọi đề nghị thanh toán cần sự đồng ý và ký duyệt của các bên liên quan. Điều này cho thấy rằng các khoản thanh toán được thực hiện theo đúng quy định của doanh nghiệp và đảm bảo sự uy tín trong mối quan hệ hợp tác lâu dài và gắn bó giữa doanh nghiệp với đối tác.

Quy trình quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về tài chính, thúc đẩy dòng tiền lưu động, và cải thiện quan hệ với đối tác và nâng cao uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, để đảm bảo những lợi ích đó đòi hỏi doanh nghiệp có sự linh hoạt, kiên nhẫn và áp dụng nhiều biện pháp cụ thể từ khâu theo dõi, đôn đốc đến thu hồi nợ hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo được sự hợp tác lâu dài với các bên đối tác. Đừng quên truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật nhiều thông tin bổ ích hàng ngày.

>>> Có thể bạn quan tâm: