Quy trình sản xuất là gì? 6 bước hoàn thiện và cách tối ưu

Ngày đăng: 18/07/2024

Quy trình sản xuất đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào đến các sản phẩm hoàn chỉnh để đáp ứng nhu cầu của thị trường được thực hiện chi tiết và rõ ràng nhằm nâng cao năng suất và chất lượng.

Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất bao gồm một loạt các hoạt động như lập kế hoạch sản xuất, chuẩn bị nguyên liệu, gia công sản phẩm, kiểm tra chất lượng, đóng gói và bảo quản, và cuối cùng là giao hàng cho khách. Mỗi bước trong quy trình được thực hiện một cách hệ thống, liên tục và lặp đi lặp lại theo chu kỳ, nhằm tạo ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng. Mỗi công đoạn được tiến hành chính xác và hiệu quả để đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa năng suất.

Xem thêm: Cơ Hội & Thách Thức Bảo Trì Công Nghiệp Trong Chuyển Đổi Số

Mục tiêu của quy trình sản xuất hướng tới

Mục tiêu chính của quy trình sản xuất sản phẩm là đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, theo đó đòi hỏi việc sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng đúng yêu cầu, được giao đúng thời hạn và với giá cả cạnh tranh. Để đạt được mục tiêu này, quy trình sản xuất của doanh nghiệp cần được thiết lập và thực hiện một cách hợp lý và hiệu quả:

Mục tiêu của quy trình sản xuất hướng tới

Giảm thiểu tối đa các chi phí sản xuất và nâng cao lợi nhuận.
Đảm bảo mỗi sản phẩm đều đạt được tiêu chuẩn chất lượng mong muốn, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, đồng thời xây dựng được thương hiệu và uy tín cho doanh nghiệp.
Tăng cường tính linh hoạt về yêu cầu mới của khách hàng và khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường.

6 bước để hoàn thiện quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tạo ra sản phẩm chất lượng, tham khảo quy trình 6 bước cơ bản để biết cách xây dựng một quy trình sản xuất tối ưu và bền vững.

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và xác định tiềm năng của công ty

Trước khi xây dựng chiến lược, việc nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp đánh giá tiềm năng của đối thủ trong việc cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh bằng cách phân tích các yếu tố như: quy mô và tốc độ tăng trưởng của thị trường, phân khúc khách hàng tiềm năng, xu hướng tiêu dùng hay các yếu tố cạnh tranh về số lượng đối thủ, sức mạnh thương hiệu, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

6 bước để hoàn thiện quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất

Hoàn thiện bước lập kế hoạch sản xuất giúp cho quy trình thực hiện một cách chặt chẽ và chi tiết hơn. Việc xác định rõ danh mục sản phẩm, quy trình công nghệ, nguồn nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, số lượng lao động phải được tính toán kỹ càng để thiết lập kế hoạch sản xuất phù hợp. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị trước những tình huống bất khả kháng có thể xảy ra để kịp thời xử lý.

Bước 3: Quản lý cẩn thận, tỉ mỉ từng công đoạn

Người quản lý cần phải quan sát, theo dõi tỉ mỉ và cẩn thận từng công đoạn nhỏ nhất đến khi hoàn thành sản phẩm để đảm bảo chất lượng và hiệu quả đạt được trong quy trình sản xuất.

Bước 4: Quản lý chất lượng sản phẩm

Quản lý được chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao không chỉ xét về chất lượng mà còn sự hài lòng của khách hàng. Ở bước này việc kiểm định nguyên liệu đầu vào là vô cùng cần thiết để loại bỏ nguy cơ sản phẩm bị lỗi. Do đó, mỗi bước trong quy trình sản xuất cần được tuân thủ nghiêm ngặt để giảm thiểu các sai sót nhỏ, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn trước khi xuất xưởng.

Bước 5: Định giá sản phẩm

Nếu giá thành quá cao sẽ tác động trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận và sức cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy, việc lập chi phí sản xuất về chi phí nguyên liệu, trao đổi giá cả với nhà cung cấp để dễ dàng kiểm soát chi phí và tối ưu quy trình để duy trì được chi phí phù hợp nhất có thể để không ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Bước 6: Theo dõi chất lượng sản phẩm

Theo dõi chất lượng sản phẩm là một bước cực kỳ quan trọng trong việc hoàn thiện quy trình sản xuất kinh doanh trước và sau khi đến tay người sử dụng, đảm bảo sản phẩm luôn đạt được tiêu chuẩn chất lượng cao và đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.

Tham khảo thêm: Giải Pháp Quản Lý Quy Trình Sản Xuất Thép Hiệu Quả

Bộ phận cần có trong quy trình sản xuất

Bộ phận sản xuất: có nhiệm vụ chuyển đổi nguyên liệu thành sản phẩm cuối cùng.
Bộ phận kiểm tra chất lượng: Bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng trước khi xuất xưởng. Các nhiệm vụ bao gồm kiểm tra từng sản phẩm, giám sát và kiểm soát chất lượng trong suốt quá trình sản xuất, cũng như xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng.

Bộ phận cần có trong quy trình sản xuất

Bộ phận kho: Nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lý và vận hành các hoạt động lưu kho nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa. Mục tiêu là đảm bảo an toàn cho hàng hóa và chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình sản xuất và phân phối.
Bộ phận kế hoạch và điều phối: Bộ phận này lập kế hoạch sản xuất và quản lý lịch trình hoạt động. Đồng thời cũng theo dõi và đánh giá hiệu quả của các kế hoạch đã đề ra để đảm bảo tiến độ được duy trì.
Bộ phận quản lý: Trách nhiệm của bộ phận này là quản lý tài nguyên nhân lực và tài chính của doanh nghiệp. Người quản lý xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó, sử dụng khả năng lãnh đạo và hỗ trợ các bộ phận khác để định hướng hoạt động chung của doanh nghiệp.

Ví dụ quy trình sản xuất ngành gỗ

Tổng quát sơ đồ quy trình sản xuất gỗ thông qua sơ đồ như sau:

Tổng quát quy trình sản xuất gỗ

Quy trình sản xuất gỗ tự nhiên từ gỗ tươi đến lúc ra thành phẩm là các tấm gỗ chất lượng.

Bước 01: Chuẩn bị và cưa xẻ gỗ tươi: Trước hết, gỗ tươi sẽ được chuẩn bị sẵn sàng, đảm bảo doanh nghiệp có thể chủ động nguồn nguyên liệu. Bộ phận quản lý sản xuất sẽ phân loại gỗ tươi và điều chuyển đến các máy cưa phù hợp dựa trên kích thước cây gỗ (cây lớn được cưa ở máy lớn, cây nhỏ cưa ở máy nhỏ) để tối ưu hóa năng suất của máy.

Bước 02: Thống kê công đoạn cưa: Gỗ tươi sau khi cưa sẽ được xẻ theo các quy cách định trước. Số liệu thống kê hàng ngày sẽ được tổng hợp, bao gồm thông tin quy cách (dày x rộng x dài) và số lượng thanh. Hệ thống sẽ tự động cập nhật và tính toán lượng nguyên liệu tiêu hao dựa trên dữ liệu thành phẩm hàng ngày, cùng với việc tổng hợp lượng thành phẩm cuối tháng. Hệ thống cũng tính toán hệ số tiêu hao, làm căn cứ cho lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế trong ngày và dữ liệu tính lương cho công nhân sản xuất. Lượng hàng phụ phế (củi, mùn, vỏ) cũng được thống kê, xuất bán và ghi nhận doanh thu công nợ.

Quy trình sản xuất gỗ tự nhiên từ gỗ tươi đến lúc ra thành phẩm

Bước 03: Tẩm hóa chất và sấy khô: Gỗ tươi sau khi cưa sẽ được tẩm hóa chất theo quy cách và đưa vào lò sấy. Bộ phận kiểm hàng sẽ kiểm tra chất lượng sau khi sấy, phân loại thành hàng đạt chất lượng, hàng hỏng được cắt lại theo quy cách nhỏ hơn, và hàng bị nứt sẽ bị loại bỏ. Sau đó, gỗ được xếp vào kiện theo quy cách riêng biệt hoặc chứa nhiều quy cách.

Bước 04: Nhập kho thành phẩm: Các kiện phôi gỗ sẽ được chuyển vào kho thành phẩm. Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra và đếm số lượng thành phẩm nhập kho, ghi nhận số lượng này vào hệ thống.

LINKQ ERP - Giải pháp quản trị sản xuất thông minh trong quản lý quy trình sản xuất

Với mục tiêu nâng cao hiệu suất và kiểm soát toàn diện quy trình sản xuất, LINKQ ERP mang đến hệ thống tính năng chuyên biệt, hỗ trợ doanh nghiệp từ lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát nguyên vật liệu, đến quản lý tiến độ và chất lượng sản phẩm. Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp LINKQ ERP trở thành giải pháp quản trị sản xuất thông minh và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp hiện đại:

Lập kế hoạch sản xuất

Lợi ích của giải pháp quản trị sản xuất trong quản lý quy trình sản xuất

Căn cứ vào thời gian giao hàng của đơn hàng và tình hình nguyên vật liệu, nhân sự, máy móc thiết bị để lên kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Căn cứ vào danh sách đơn hàng cần sản xuất theo từng thời điểm, định mức nguyên vật liệu thực, tồn kho thực tế, thời gian giao hàng của nhà cung cấp để lên kế hoạch vật tư phục vụ sản xuất từng thời điểm. Hạn chế việc mua dư thừa nguyên vật liệu, tiết kiệm các chi phí về bảo quản kho, ứ đọng hàng tồn. Tính toán năng lực sản xuất để quyết định nhận thêm đơn hàng.
Căn cứ dữ liệu quá khứ để lên dự báo nhu cầu tương lai, lên kế hoạch nhân sự, máy móc.

Quản lý kho

Giúp quản lý kho trở nên tự động, chính xác, nhanh chóng và thông minh hơn.
Quản lý nhập - xuất - tồn chi tiết theo lô, từng kho và từng vị trí và số đơn hàng.
Quản lý đồng thời nhiều loại hàng hóa.
Thiết lập cơ cấu theo địa điểm hoặc đặc tính của vật tư.
Quản lý theo mã vạch, barcode; Quản lý giành hàng (SO); Quản lý phiếu chứng từ và liên kết dữ liệu liên phòng ban.

Quản lý cung ứng nguyên vật liệu

Lập bảng định mức NVL (BOM) theo từng phiên bản, ngày áp dụng, ngày kết thúc. Khai báo chi tiết các thành phần cấu tạo nên sản phẩm và bảng định mức NLV để tính ra được tổng nhu cầu NVL phục vụ theo từng kế hoạch sản xuất.
Căn cứ vào hàng tồn kho dự trữ, tồn kho max, tồn kho min tính ra được nhu cầu NVL cần mua.
Lập đơn hàng hàng mua theo từng nhà cung cấp, theo dõi tiến độ giao hàng NVL. Đánh giá chất lượng NVL trước khi nhập kho.
Thông báo cho các bộ phận liên quan về NVL nhập kho để lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất kho.
Quản lý hao phí NVL tại mỗi công đoạn, mỗi bộ phận. Quản lý thời gian thực được sử dụng để sản xuất, thời gian hao phi không làm tăng giá trị gia tăng.

Quản lý tiến độ đơn hàng, tiến độ sản xuất

Tiến độ sản xuất luôn được cập nhật tức thời theo từng công đoạn. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời đưa ra quyết định phù hợp.
Cho biết tình trạng đơn đặt hàng: Chưa sản xuất; Đang chờ nguyên vật liệu; Đề xuất kho nguyên vật liệu sản xuất; Đang được sản xuất tại từng công đoạn cụ thể; Đã nhập kho; Đã giao hàng.
Quản lý đơn hàng trễ, sắp hết hạn giao. Báo cáo phân tích năng lực giao hàng. Cảnh báo vượt quá công suất và cập nhật theo từng công đoạn.
Tính toán tổng năng lực sản xuất, tổng thời gian theo thời gian thực.
Tự động thông báo để đôn đốc và nhắc việc.

Quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm chi tiết theo từng công đoạn và liên kết với các bộ phận khác để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu sai sót. Đồng thời đo lường năng suất theo từng nhân sự, máy móc, nhà máy.
Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng bán thành phẩm tại mỗi công đoạn; Chất lượng sản phẩm đầu vào.
Kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Cập nhật dữ liệu để phân tích.
Thống kê, đánh giá các chỉ số hỏng, hủy, tiêu hao, xác định nguyên nhân lỗi tại từng công đoạn, từng bộ phận để khắc phục.
Phản ánh chi phí lỗi, hủy, sản xuất lại vào giá thành sản xuất.

Tính giá thành sản xuất

Tự động dự báo, kiểm soát BOM và tổng hợp các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất để tính toán được giá thành sản xuất, giá thành sản phẩm chính xác nhất.
Khai báo định mức nguyên vật liệu sản phẩm (BOM).
Hoạch định chi phí nhân công; Hoạch định khấu hao tài sản; Hoạch định công suất nhà máy.
Khai báo thời gian sản xuất, nhân lực; Kết nối dữ liệu lên phòng ban.

Báo cáo tổng hợp

Báo cáo nhu cầu vật tư, thống kê sản lượng sản xuất theo nhiều tiêu chí như tỷ lệ hỏng/hủy/phế phẩm.
Báo cáo trạng thái lệnh/kế hoạch sản xuất và hệ thống cảnh báo tự động khi phát sinh thiếu hụt hoặc vượt định mức, lô/date.
Dữ liệu khi nhập-xuất kho nguyên vật liệu, dữ liệu khi nhập kho thành phẩm, dữ liệu để tính toán giá thành thực tế.

Quy trình sản xuất được thực hiện tỉ mỉ và cẩn thận thì doanh nghiệp mới có thể tự tin về chất lượng và hiệu quả sản phẩm. Từng bước một thực hiện xây dựng nên sự thành công vững chắc mang lại nhiều giá trị bền vững cho khách hàng và doanh nghiệp. Đừng quên truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật nhiều thông tin bổ ích hàng ngày.

>>> Có thể bạn quan tâm: