SMART KPI là gì? Cách xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART

SMART KPI là sự kết hợp giữa chỉ số đánh giá hiệu suất công việc (KPI) và nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART. Trong đó, KPI giúp đo lường mức độ hoàn thành công việc, còn SMART đảm bảo mục tiêu được đặt ra cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn rõ ràng. Việc áp dụng nguyên tắc SMART trong KPI sẽ tạo ra các SMART KPI rõ ràng và hiệu quả hơn, giúp cá nhân và tổ chức dễ dàng theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu suất công việc một cách tối ưu. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách thiết lập SMART KPI hiệu quả trong bài viết sau nhé!

 

SMART KPI là gì?

 

KPI là tên viết tắt của Key Performance Indicator, hay chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động…

 

Ví dụ: KPI của Phòng Nhân sự là chỉ mất dưới 2 tuần làm việc để tuyển được 1 nhân sự cho vị trí Nhân viên kinh doanh.

 

Còn nguyên tắc SMART là một hệ thống, một bộ tiêu chí được sử dụng để thiết lập và hướng tới đạt mục tiêu tại các công ty, tổ chức. SMART bao gồm: Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian.

 

Xem xét KPI và SMART về mặt định nghĩa như trên, chúng ta có thể hiểu SMART KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian, được thiết lập dựa trên 5 yếu tố:

 

• S - Specific (Tính cụ thể)

• M - Measurable (Tính đo lường)

• A - Achievable (Tính khả thi)

• R - Relevant (Tính liên quan)

• T - Time-Bound (Giới hạn thời gian)

​

 

Hướng dẫn xây dựng KPI theo mô hình SMART

 

Để thiết lập KPI hiệu quả theo nguyên tắc SMART, bạn cần thực hiện theo trình tự các bước cụ thể. Việc tuân thủ từng tiêu chí SMART trong KPI sẽ giúp chỉ số rõ ràng, đo lường được, vừa phù hợp với mục tiêu thực tế và thời hạn đã đặt ra. Cách làm này không chỉ giúp cá nhân và tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, mà còn nâng cao khả năng đạt được kết quả như mong muốn. Cụ thể:

 

Xác định mục tiêu cụ thể

 

KPI là chỉ số dùng để đánh giá mức độ thực hiện công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên. Trong nhiều doanh nghiệp, KPI còn được sử dụng như một cơ sở quan trọng để tính toán lương, thưởng. Chính vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, việc hoàn thành KPI trở thành yếu tố mang tính quyết định. Do đó, KPI cần được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng - càng chi tiết càng tốt.

 

Ví dụ: Nếu bạn kỳ vọng nhân viên kinh doanh đạt được doanh số ký hợp đồng trong năm, hãy xác định rõ con số mục tiêu, chẳng hạn 500 triệu, 1 tỷ hoặc 2 tỷ đồng. Việc đưa ra một con số cụ thể sẽ giúp nhân viên hiểu rõ cần đạt được điều gì.

 

Ngược lại, nếu KPI được đặt ra một cách chung chung như “nỗ lực hết sức để đạt kết quả tốt nhất” thì sẽ gây khó khăn trong việc đánh giá. Nhân viên sẽ không biết đâu là mức độ hoàn thành yêu cầu của cấp trên, dẫn đến hiệu quả công việc thiếu rõ ràng và không đo lường được.

 

 

Gắn KPI với chỉ số đo lường rõ ràng

 

Tiếp nối ví dụ về KPI doanh số ký hợp đồng, dù con số 1 tỷ đồng nghe có vẻ cụ thể, nhưng nếu không có căn cứ rõ ràng, nhân viên sẽ khó hiểu vì sao lại là 1 tỷ mà không phải 800 hay 900 triệu. Khi đó, KPI dễ bị nhìn nhận như một áp lực đơn phương từ phía lãnh đạo, khiến nhân viên cảm thấy bị áp đặt thay vì được định hướng.

 

Vì vậy, bạn không nên biến KPI thành một con số cứng nhắc, gây tâm lý nặng nề cho nhân viên. Thay vào đó, khi kết hợp KPI với yếu tố đo lường trong nguyên tắc SMART, mục tiêu sẽ trở nên hợp lý và dễ tiếp nhận hơn. KPI nên được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế và được điều chỉnh linh hoạt theo từng trường hợp cụ thể, nhằm giúp nhân viên tập trung nỗ lực một cách tích cực và có định hướng.

 

Ví dụ:

Mục tiêu: Doanh số ký hợp đồng tăng 5% so với cùng kỳ năm trước.

 

Từ đó:

• Với nhân viên, họ có thể dễ dàng đối chiếu với kết quả cũ để hiểu rõ mục tiêu mới và biết mình cần cố gắng thêm bao nhiêu để đạt yêu cầu.

• Với lãnh đạo, đây là căn cứ rõ ràng để đánh giá hiệu quả làm việc, giúp xác định KPI được hoàn thành ở mức độ nào và từ đó có chính sách phù hợp.

​

Xem thêm: Top 8 phân hệ ERP quan trọng mọi doanh nghiệp nên biết

 

 

Đảm bảo KPI có thể đạt được

 

Về bản chất, KPI chính là nhiệm vụ cụ thể mà bạn giao cho nhân viên, kèm theo mục tiêu rõ ràng cần đạt được. Tuy nhiên, để KPI thực sự có ý nghĩa và khả thi, bạn cần cân nhắc kỹ đến nguồn lực hiện có của doanh nghiệp cũng như năng lực, kinh nghiệm và tình hình thực tế của từng nhân viên. Một KPI quá xa vời sẽ khiến nhân viên mất động lực, trong khi một KPI phù hợp sẽ tạo ra sự nỗ lực tích cực.

 

Ví dụ:

 

• Nếu trong năm 2019, một nhân viên kinh doanh đã đạt doanh số hợp đồng tổng cộng 1 tỷ đồng, thì bước sang năm 2020, bạn có thể đặt KPI tăng 5%, tức là khoảng 1.050.000.000 đồng. Đây là mức tăng hợp lý, thể hiện sự kỳ vọng phát triển nhưng vẫn nằm trong khả năng thực hiện.

• Ngược lại, nếu trong bối cảnh đặc biệt như năm 2020 - thời điểm chịu ảnh hưởng bởi dịch bệnh - mà bạn yêu cầu doanh số tăng gấp đôi lên 2 tỷ đồng, thì KPI này gần như không thể hoàn thành và dễ tạo áp lực không cần thiết cho nhân viên.

​

 

Đảm bảo tính liên quan đến mục tiêu chung

 

KPI của mỗi nhân viên không nên được xem là một mục tiêu độc lập, mà cần được xây dựng trong mối liên hệ với KPI của các thành viên khác trong cùng nhóm. Tương tự, KPI của từng nhóm, từng phòng ban cũng cần liên kết và hỗ trợ lẫn nhau để cùng hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung của toàn công ty. Sự cộng hưởng này sẽ giúp tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

 

Ví dụ:

 

• Trong năm 2021, team kinh doanh được giao KPI đạt tổng doanh số hợp đồng 30 tỷ đồng. Tuy nhiên, nếu có 2/5 thành viên của nhóm dự kiến nghỉ việc, khả năng hoàn thành mục tiêu này sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Lúc này, công ty cần điều chỉnh hoặc bổ sung KPI cho bộ phận tuyển dụng - chẳng hạn như tuyển thêm 2 nhân viên kinh doanh - để đảm bảo nguồn lực đầy đủ, duy trì tiến độ và chất lượng thực hiện KPI của cả team.

• Chỉ khi các KPI được thiết lập trong một hệ thống có sự liên kết và bổ trợ lẫn nhau, doanh nghiệp mới có thể phát huy tối đa sức mạnh tập thể và đạt được những kết quả vượt mong đợi.

​

 

Thiết lập giới hạn thời gian thực hiện

 

Tiếp nối ví dụ về việc tuyển thêm nhân viên kinh doanh ở trên, có thể thấy team Tuyển dụng cần đảm bảo tuyển đủ 2 nhân sự mới. Tuy nhiên, nếu KPI này không được gắn với mốc thời gian cụ thể, rất có thể đến gần hết quý I năm 2021, team Kinh doanh mới có đủ nhân lực để triển khai công việc, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ và kết quả chung.

 

Khi thiết lập KPI cho nhân viên, việc giới hạn thời gian là vô cùng quan trọng.

 

Trong trường hợp này, KPI của team Tuyển dụng nên được xác định rõ ràng: “Tuyển đủ 2 nhân viên kinh doanh trước ngày 30/11/2020”. Mốc thời gian này cho phép doanh nghiệp có khoảng 1 tháng để đào tạo nhân viên mới, giúp họ làm quen với sản phẩm và quy trình trước khi chính thức tham gia vào quá trình thực hiện mục tiêu doanh số cùng team Kinh doanh.

 

Nếu bạn không đặt thời hạn cho KPI, có thể phát sinh những hệ quả sau:

 

• Nhân viên chậm trễ hoàn thành nhiệm vụ, làm gián đoạn công việc của các bộ phận liên quan

• Nhân viên không nhận thức được mức độ ưu tiên và quyết tâm của lãnh đạo đối với mục tiêu này

• Nhân viên không biết cách phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý để hoàn thành đúng tiến độ

​

 

Minh họa KPI SMART theo từng tình huống

 

KPI cho việc sáng tạo nội dung

 

• Specific (Cụ thể): Nhân viên nội dung cần thực hiện tối thiểu 1 bài viết mỗi ngày.

• Measurable (Đo lường được): Mỗi bài viết phải đạt tiêu chuẩn SEO để đảm bảo chất lượng và khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm.

• Achievable (Khả thi): Với năng lực chuyên môn và kinh nghiệm hiện có, mục tiêu viết ít nhất 1 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày là hoàn toàn khả thi đối với nhân viên.

• Relevant (Liên quan): Việc duy trì đều đặn nội dung chuẩn SEO mỗi ngày giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng - một mục tiêu quan trọng trong hoạt động marketing của doanh nghiệp.

• Time-bound (Giới hạn thời gian): KPI này được áp dụng từ ngày 01/11/2020, nhằm đảm bảo tiến độ xây dựng nội dung ngay từ đầu chiến dịch.

​

 

KPI về xây dựng văn hóa nội bộ

 

• Specific (Cụ thể): Nhân viên truyền thông nội bộ có nhiệm vụ tổ chức tối thiểu 1 sự kiện dành cho toàn thể nhân viên trong mỗi quý.

• Measurable (Đo lường được): Sự kiện phải đảm bảo thu hút ít nhất 95% nhân viên tham gia để đạt hiệu quả gắn kết.

• Achievable (Khả thi): Dựa trên năng lực và kinh nghiệm hiện tại, mục tiêu tổ chức một sự kiện hàng quý với tỷ lệ tham gia cao là hoàn toàn có thể thực hiện được.

• Relevant (Liên quan): Hoạt động này giúp tăng mức độ gắn bó giữa các nhân viên và đóng góp vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

• Time-bound (Giới hạn thời gian): KPI được triển khai từ quý IV năm 2020 và áp dụng liên tục cho các quý tiếp theo.

​

 

Xem thêm: IQC là gì? Vai trò và công việc của nhân viên IQC

 

KPI cho hoạt động đào tạo nhân sự

 

• Specific (Cụ thể): Nhân viên mới khi gia nhập công ty sẽ được tham gia chương trình đào tạo hội nhập.

• Measurable (Đo lường được): Mục tiêu là đảm bảo 100% nhân viên mới đều được đào tạo hội nhập đầy đủ.

• Achievable (Khả thi): Với năng lực và kinh nghiệm hiện tại, team đào tạo hoàn toàn có thể triển khai chương trình đào tạo hội nhập cho tất cả nhân sự mới.

• Relevant (Liên quan): Việc đào tạo hội nhập giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc, hiểu rõ quy trình, văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty.

• Time-bound (Giới hạn thời gian): Chương trình đào tạo cần được thực hiện trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhân viên chính thức nhận việc, nhằm đảm bảo sự khởi đầu suôn sẻ và hiệu quả.

​

 

KPI giảm lỗi hệ thống phần mềm

 

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu đặt ra là giảm thiểu tối đa lỗi nghiêm trọng trong các ứng dụng đã phát hành ra thị trường.

• Measurable (Đo lường được): Ứng dụng khi ra mắt chỉ được phép tồn tại dưới 2 lỗi nghiêm trọng.

• Achievable (Khả thi): Với năng lực chuyên môn và kinh nghiệm hiện tại, team lập trình hoàn toàn có thể kiểm soát chất lượng để giữ số lỗi nghiêm trọng dưới mức quy định.

• Relevant (Liên quan): Việc giảm thiểu lỗi giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó cải thiện trải nghiệm và mức độ hài lòng của người dùng cuối.

• Time-bound (Giới hạn thời gian): Chỉ tiêu này được áp dụng cho tất cả các ứng dụng phát hành kể từ ngày 01/11/2020.

​

 

KPI trong tuyển dụng

 

• Specific (Cụ thể): Team tuyển dụng cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu nhân sự cho bộ phận phát triển sản phẩm.

• Measurable (Đo lường được): Cụ thể, mục tiêu là tuyển đủ 5 lập trình viên chuyên trách phát triển sản phẩm.

• Achievable (Khả thi): Dựa trên nguồn lực và tình hình tuyển dụng hiện tại, việc hoàn thành mục tiêu này là phù hợp và có thể đạt được.

• Relevant (Liên quan): Việc tuyển đủ nhân sự phát triển sản phẩm là điều kiện cần thiết để đảm bảo tiến độ ra mắt sản phẩm mới theo đúng kế hoạch trong quý II năm 2021.

• Time-bound (Giới hạn thời gian): Toàn bộ quá trình tuyển dụng cần được hoàn tất trước ngày 31/12/2020 để đảm bảo thời gian đào tạo và chuẩn bị cho giai đoạn phát triển tiếp theo.

​

 

KPI nâng cao hiệu quả kinh doanh

 

• Specific (Cụ thể): Team kinh doanh được giao nhiệm vụ tăng doanh số ký kết hợp đồng.

• Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cụ thể là đạt doanh số 30 tỷ đồng trong năm.

• Achievable (Khả thi): Với đội ngũ hiện tại cùng kinh nghiệm tích lũy, team kinh doanh hoàn toàn có khả năng đạt được mức doanh số này.

• Relevant (Liên quan): Việc gia tăng doanh số lên 30 tỷ đồng là một bước quan trọng, góp phần giúp công ty phục hồi và phát triển bền vững sau giai đoạn khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh.

• Time-bound (Giới hạn thời gian): Chỉ tiêu này cần được hoàn thành trong năm 2021 để đảm bảo đúng tiến độ phục hồi theo kế hoạch chung của doanh nghiệp.

​

 

Lưu ý khi áp dụng nguyên tắc SMART vào KPI

 

Tránh đặt mục tiêu quá cao hoặc quá thấp

 

Việc thiết lập KPI không hợp lý - quá cao hoặc quá thấp - là sai lầm thường gặp tại nhiều doanh nghiệp và có thể dẫn đến hai hệ quả tiêu cực:

 

• KPI quá cao: Nhân viên khó hoàn thành mục tiêu, dễ rơi vào trạng thái mất động lực, chán nản. Trong một số trường hợp, áp lực quá lớn có thể khiến họ lựa chọn những cách làm thiếu minh bạch hoặc không đúng đạo đức nghề nghiệp để đạt chỉ tiêu.

• KPI quá thấp: Dù dễ dàng đạt được, nhưng KPI thấp lại thiếu sức thách thức, không tạo động lực thúc đẩy nhân viên phát huy hết khả năng. Lâu dần, điều này có thể dẫn đến sự trì trệ, thiếu trách nhiệm và không đóng góp thực sự vào hiệu quả chung của tổ chức.

​

Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng KPI ở mức trung lập - đủ cao để tạo động lực, đủ thực tế để khả thi, từ đó khuyến khích nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu chung.

 

Ví dụ: Trong 3 tháng gần nhất (tháng 4, 5, 6), doanh số công ty X dao động từ 1,5 đến 2 tỷ đồng. Nếu trong tháng 7, doanh nghiệp đặt KPI ở mức 1 tỷ thì mục tiêu này quá thấp, không tạo áp lực tích cực. Ngược lại, nếu đặt ở mức 3 tỷ thì quá cao, vượt xa ngưỡng khả năng trong điều kiện không có thay đổi lớn về nguồn lực. Khi đó, mức SMART KPI trung lập nên được điều chỉnh trong khoảng từ 1,8 đến 2,2 tỷ đồng - vừa mang tính thách thức, vừa đảm bảo tính khả thi cho đội ngũ thực hiện.

 

 

Xem thêm: Lưu đồ quy trình sản xuất là gì? Vai trò và cách vẽ chi tiết

 

Không nên áp dụng KPI một cách máy móc

 

Một sai lầm phổ biến trong quản trị hiệu suất là duy trì KPI một cách cứng nhắc, không điều chỉnh theo hoàn cảnh thực tế. Trên thực tế, KPI nên được cập nhật định kỳ để phản ánh đúng tình hình kinh doanh, nguồn lực hiện có và các thay đổi chiến lược của doanh nghiệp. Việc linh hoạt trong điều chỉnh KPI sẽ giúp tổ chức thích ứng nhanh với biến động và tránh gây áp lực không cần thiết cho nhân sự.

 

Ví dụ: Trong tháng 7, phòng Kinh doanh được giao KPI đạt doanh số 1,8 tỷ đồng, dựa trên giả định rằng môi trường và nguồn lực không có thay đổi lớn. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, một lỗi phát sinh khiến sản phẩm phải tạm ngưng cung cấp suốt một tuần để xử lý. Sự gián đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bán hàng. Nhận thấy điều đó, ban lãnh đạo đã linh hoạt điều chỉnh SMART KPI tháng 7 xuống còn 1,5 tỷ đồng để phản ánh đúng điều kiện thực tế và tạo cơ hội cho đội ngũ tập trung xử lý khó khăn thay vì chỉ chạy theo chỉ tiêu cố định.

 

 

Đảm bảo KPI phù hợp với chiến lược tổng thể

 

Một sai lầm nghiêm trọng trong xây dựng KPI là thiết lập các chỉ số không gắn liền với định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Dù các KPI này có đạt được, cũng không mang lại giá trị thực sự nếu không góp phần vào tầm nhìn dài hạn của tổ chức. KPI chỉ thực sự hiệu quả khi đóng vai trò hỗ trợ thực hiện mục tiêu chiến lược, từ đó tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

 

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp xác định chiến lược dài hạn là trở thành tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, thì việc đặt KPI cho phòng phát triển sản phẩm hướng tới các lĩnh vực không liên quan như sản xuất may mặc hay thực phẩm sẽ không phù hợp. KPI trong trường hợp này phải tập trung vào nghiên cứu, cải tiến và ra mắt các giải pháp công nghệ có giá trị cao, phù hợp với định hướng phát triển của công ty.

 

 

Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận

 

Trong một tổ chức, các phòng ban không hoạt động độc lập mà luôn có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau. Vì vậy, khi xây dựng KPI, cần đảm bảo sự liên kết giữa các bộ phận để hướng đến mục tiêu chung, tránh tình trạng xung đột lợi ích, lãng phí nguồn lực hoặc trùng lặp nhiệm vụ.

 

Ví dụ: Phòng Marketing được giao KPI trong tháng 8 là thu về 100.000 dữ liệu khách hàng tiềm năng với ngân sách 200 triệu đồng - mục tiêu này nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng của phòng Kinh doanh. Từ đó, KPI của phòng Kinh doanh sẽ được xây dựng dựa trên dữ liệu được cung cấp, chẳng hạn như doanh số cần đạt trong tháng là 1,5 tỷ đồng. Sự phối hợp này đảm bảo các phòng ban vận hành đồng bộ, hiệu quả và cùng hướng đến thành công chung của doanh nghiệp.

 

 

Việc áp dụng SMART KPI còn giúp hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện, đảm bảo tính phù hợp với năng lực nhân viên và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Qua đó, nhân viên không chỉ hiểu rõ mục tiêu mà còn chủ động hơn trong cách thức hoàn thành công việc. Hy vọng bài viết của Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất sẽ mang đến những thông tin hữu ích giúp bạn xây dựng KPI hiệu quả và sát thực tiễn. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo phần mềm LinkQ - một giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thiết lập, quản lý và theo dõi KPI theo nguyên tắc SMART một cách đồng bộ, chính xác và tiết kiệm thời gian.

 

>>>Có thể bạn quan tâm:

• Quy trình nhập kho là gì? Chuẩn hóa theo ISO & thực tế

• RPA là gì? Ứng dụng và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

• Vòng quay hàng tồn kho là gì? Cách tính chi tiết nhất

 

Để nhận được DEMO và TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: