Số hóa quy trình là gì? Lợi ích và cách thực hiện hiệu quả

Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động, việc duy trì quy trình thủ công dần trở nên kém hiệu quả, đặc biệt khi đối mặt với những thay đổi nhanh chóng từ các yếu tố bên ngoài như sự gia tăng đối tác kinh doanh, biến động trong sản phẩm và dịch vụ, cùng với sự phát triển liên tục của lực lượng lao động. Với sự hỗ trợ của công nghệ, quy trình vận hành doanh nghiệp có thể được chuyển sang nền tảng số, giúp tự động hóa những công việc thủ công tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Vậy, số hoá quy trình là gì, quy trình số hóa gồm mấy bước và doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích gì khi đầu tư vào số hóa quy trình? Cùng Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất khám phá ngay trong bài viết dưới đây!

 

Số hóa quy trình là gì?

 

Số hóa thông tin (Digitization) là quá trình chuyển đổi các tài liệu, dữ liệu từ dạng vật lý hoặc analog thành định dạng kỹ thuật số (digital). Ví dụ, các hồ sơ, chứng từ giấy có thể được quét (scan) và chuyển thành các tệp PDF, sau đó lưu trữ trong máy chủ nội bộ hoặc trên các giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud). Quá trình này không chỉ giúp quản lý và lưu trữ thông tin một cách hiệu quả mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các bước chuyển đổi số tiếp theo trong doanh nghiệp. 

 

Số hóa quy trình (Digitalization) sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển thành dạng số để tái cấu trúc và tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu suất và tính linh hoạt của các hoạt động kinh doanh. Ví dụ, sau khi tài liệu được chuyển lên hệ thống đám mây, nhân viên có thể truy cập, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Điều này giúp các quy trình công việc diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, giảm thiểu thời gian và công sức trong việc xử lý thông tin. 

 

Dựa trên ví dụ và khái niệm trên, có thể thấy rằng số hóa dữ liệu (Digitization) đóng vai trò là bước khởi đầu, tạo ra các dữ liệu số hóa cần thiết để thực hiện số hóa quy trình (Digitalization). Đồng thời, cả hai bước này là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp tiến tới Chuyển đổi số toàn diện (Digital Transformation) – một bước tiến cao hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tất cả các mặt hoạt động và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh kỹ thuật số.

 

 

Các bước thực hiện quy trình số hóa giúp tối ưu chi phí vận hành

 

Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, chứ không phải yếu tố quyết định duy nhất trong quá trình chuyển đổi số. Để số hóa quy trình hay thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có một chiến lược dài hạn rõ ràng. Quá trình này không chỉ tác động đến các hệ thống công nghệ mà còn ảnh hưởng sâu rộng đến mọi khía cạnh trong tổ chức, từ văn hóa doanh nghiệp, nguồn nhân lực đến mô hình kinh doanh. Đặc biệt, doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm lý thay đổi và đầu tư vào các yếu tố con người để thực hiện chuyển đổi một cách toàn diện.

 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ dừng lại ở việc thử nghiệm và áp dụng một số công nghệ đơn lẻ mà nghĩ rằng mình đã thực sự chuyển đổi số. Họ chưa nhận ra rằng để đạt được sự chuyển biến thực sự, cần có một sự thay đổi toàn diện về tư duy, nhận thức, và cách thức vận hành cũng như phát triển mô hình kinh doanh, không chỉ là việc áp dụng công nghệ.

 

Nội dung dưới đây sẽ giới thiệu 7 bước xây dựng quy trình thực hiện số hóa đơn giản giúp các công ty nhỏ cũng có thể áp dụng và đạt được thành công trong việc chuyển đổi số:

 

Xác định nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp

 

Trước khi bắt đầu quá trình số hóa, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do và mục đích số hóa quy trình. Các mục tiêu này có thể bao gồm tối ưu hóa hiệu quả vận hành, cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu chi phí hoặc nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một mục tiêu cụ thể giúp doanh nghiệp không chỉ có cái nhìn rõ ràng về những gì cần thực hiện mà còn tạo ra sự tập trung vào các quy trình quan trọng nhất, phân bổ nguồn lực hợp lý để tránh lãng phí vào những sáng kiến không mang lại giá trị.

 

 

Lập kế hoạch chi tiết cho các bước trong quy trình làm việc

 

Để số hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện về quy trình hiện tại. Phân tích chi tiết từng bước từ đầu vào đến đầu ra là bước cần thiết để nhận diện các điểm nghẽn hoặc các công đoạn không cần thiết. Quá trình này không chỉ giúp phát hiện những khía cạnh cần cải tiến mà còn tạo nền tảng để thiết kế quy trình số hóa tối ưu. Hơn nữa, lắng nghe ý kiến từ nhân viên thực hiện trực tiếp các công việc là rất quan trọng, vì họ sẽ cung cấp thông tin chính xác về những khó khăn và thách thức trong công việc hàng ngày.

 

 

Xây dựng nội dung phù hợp cho quy trình số hóa

 

Sau khi đánh giá các quy trình hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung số hóa sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Quy trình số hóa không chỉ đơn giản là chuyển đổi thông tin mà còn phải giúp nâng cao hiệu quả công việc. Điều này bao gồm việc tối ưu hóa các bước, loại bỏ các công đoạn không cần thiết, và áp dụng các công cụ tự động hóa để nâng cao hiệu suất. Việc xây dựng nội dung chính xác, phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận trong doanh nghiệp là điều cần thiết để quy trình số hóa thành công.

 

 

Rà soát và đánh giá lại quy trình làm việc

 

Trước khi triển khai quy trình số hóa trên quy mô lớn, doanh nghiệp cần thực hiện giai đoạn thử nghiệm. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp đánh giá tính khả thi và hiệu quả của quy trình mới, phát hiện các lỗi và điều chỉnh trước khi triển khai trên diện rộng. Thử nghiệm cũng cung cấp cơ hội để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình trước khi chính thức đưa vào áp dụng toàn bộ hệ thống, đảm bảo rằng mọi bước đều đạt hiệu quả tối ưu.

 

 

Xác định các điểm có thể ứng dụng số hóa quy trình

 

Sau khi triển khai quy trình số hóa, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và đánh giá mức độ hiệu quả của nó. Đo lường các chỉ số như thời gian xử lý công việc, chi phí vận hành, và mức độ hài lòng của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá xem các thay đổi có đạt được mục tiêu đề ra hay không. Ngoài ra, phản hồi từ nhân viên và khách hàng sẽ cung cấp thông tin thực tế để điều chỉnh và cải tiến quy trình, từ đó tối ưu hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu dài hạn.

 

 

Tìm hiểu và lựa chọn công cụ hỗ trợ số hóa phù hợp

 

Để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ và công cụ phù hợp với nhu cầu và đặc thù của mình. Các công cụ như ERP, CRM, HRM, phần mềm tự động hóa quy trình, trí tuệ nhân tạo (AI), và công nghệ đám mây (Cloud) đều là những giải pháp có thể giúp tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và lựa chọn công nghệ phù hợp với quy mô, ngân sách, và lĩnh vực kinh doanh của mình để đảm bảo hiệu quả cao nhất.

 

 

Hoàn thiện nhân sự và tài liệu liên quan đến quy trình số hóa

 

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của quá trình số hóa quy trình. Để đảm bảo nhân viên nắm vững cách thức vận hành quy trình số hóa, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo chi tiết, giúp họ hiểu rõ các công cụ và quy trình mới. Đồng thời, việc truyền đạt lợi ích của số hóa sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận thay đổi, nâng cao sự đồng thuận trong tổ chức và tạo động lực cho sự hợp tác, nhằm tối đa hóa hiệu quả công việc.

 

 

Xem thêm: Các công cụ quản lý sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

 

Lợi ích của việc số hóa quy trình trong doanh nghiệp

 

Các tổ chức trong quá trình triển khai số hóa quy trình và chuyển đổi số thường đo lường hiệu quả dựa trên các chỉ số cụ thể, tương tự như việc sử dụng chỉ số ROI để đánh giá dự án thông thường. Mặc dù kỳ vọng cho các sáng kiến số hóa khác nhau tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động, nhưng nhìn chung, việc số hóa quy trình mang lại nhiều lợi ích toàn diện, hỗ trợ tổ chức tiến tới chuyển đổi số hoàn chỉnh. Dưới đây là các lợi ích chính:  

 

• Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

​

Số hóa quy trình giúp tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, cho phép hoàn thành công việc nhanh hơn và giảm tải cho nhân viên. Nhờ đó, tổ chức có thể tối ưu thời gian xử lý và phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Ví dụ, việc áp dụng công nghệ tự động hóa trong xử lý dữ liệu không chỉ tăng tốc độ làm việc mà còn giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.  

 

 

• Giảm thiểu chi phí hoạt động

​

Mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận luôn là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Các quy trình thủ công thường mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí hơn so với quy trình tự động. Theo nghiên cứu của McKinsey, áp dụng số hóa có thể giúp giảm tới 90% chi phí hoạt động. Báo cáo từ Deloitte cũng cho thấy 75% doanh nghiệp tại khu vực APAC đã triển khai các công nghệ tối ưu chi phí, trong đó 40% đạt kết quả vượt kỳ vọng và 48% đạt đúng kỳ vọng. Điều này khẳng định số hóa không chỉ mang lại hiệu quả kinh tế mà còn là công cụ cạnh tranh mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh hiện đại.

 

 

• Tầm quan trọng của sự liên kết và phụ thuộc lẫn nhau

​

Các lợi ích từ số hóa quy trình không chỉ tồn tại riêng lẻ mà còn liên kết và bổ trợ lẫn nhau, tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số toàn diện. Đây chính là bước đệm để tổ chức không chỉ tối ưu hóa vận hành mà còn sẵn sàng đối mặt với thách thức trong kỷ nguyên số hóa.

 

 

• Tăng tính minh bạch

​

Tính minh bạch trong các quy trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với sự bền vững và thành công lâu dài của tổ chức. Khi các quy trình được theo dõi và giám sát thông qua công nghệ số, các cấp quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế, từ đó tăng cường niềm tin vào cách thức vận hành và các quyết định được đưa ra. Công nghệ số giúp tạo ra một môi trường minh bạch, nơi thông tin được cung cấp đầy đủ và rõ ràng, đồng thời giúp tổ chức duy trì sự kiểm soát hiệu quả trên mọi hoạt động.

 

• Đảm bảo chất lượng nhất quán

​

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc áp dụng công nghệ số trong kinh doanh là khả năng đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhất quán. Công nghệ tự động hóa giúp các quy trình được thực hiện đồng đều, giảm thiểu sai sót và yếu tố cảm xúc từ con người. Ví dụ, trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, việc tự động hóa quy trình hỗ trợ giúp tất cả khách hàng nhận được dịch vụ với chất lượng và thời gian phản hồi như nhau, đồng thời tạo ra sự tin tưởng và hài lòng từ phía người tiêu dùng.

 

 

• Gia tăng sự linh hoạt trong hoạt động  

​

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các tổ chức cần có khả năng linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi. Việc tự động hóa quy trình giúp các bộ phận trong tổ chức có thể điều chỉnh, thay đổi quy trình một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết. Điều này giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng với các thay đổi từ thị trường hoặc nhu cầu khách hàng mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, giữ cho tổ chức luôn năng động và cạnh tranh.

 

 

• Thuận tiện hơn trong việc đưa ra quyết định

​

Quy trình tự động hóa giúp tạo ra kết quả có tính nhất quán cao, mang đến cho các nhà quản lý những thông tin chính xác và đáng tin cậy. Điều này giúp họ dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, không bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan. Bên cạnh đó, tính đáng tin cậy của tự động hóa đảm bảo các quy trình quan trọng trong quản trị doanh nghiệp luôn được thực hiện đầy đủ, đúng hạn và tuân thủ các yêu cầu pháp lý, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ lợi ích lâu dài của công ty.

 

 

Xem thêm: Các giai đoạn và mô hình của quy trình phát triển phần mềm

 

Phân biệt giữa quy trình số hóa và chuyển đổi số

 

Dưới đây là bảng tổng hợp lại các ý chính về sự khác biệt và mối quan hệ giữa hai khái niệm "Digitization" và "Process Digitalization", giúp doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng hiệu quả:

 

 

Tóm tắt Mối Quan Hệ và Lợi Ích:

• Digitization là bước khởi đầu trong chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng dữ liệu số để dễ dàng lưu trữ và quản lý.

• Process Digitalization tiếp tục từ việc số hóa dữ liệu, tận dụng công nghệ để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình, qua đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

• Hiểu và áp dụng cả hai sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn tạo dựng nền tảng vững chắc để chuyển đổi số toàn diện trong tương lai.

​

 

Xem thêm: Dashboard là gì? Lợi ích và cách xây dựng dashboard tối ưu

 

Thực trạng áp dụng số hóa quy trình trong các doanh nghiệp tại Việt Nam

 

Theo định hướng chuyển đổi số của mình, Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVN NPC) đã thành công trong việc ra mắt và triển khai hai sản phẩm số hóa quy trình trong lĩnh vực tài chính kế toán và dịch vụ khách hàng vào ngày 18/11/2021. Việc áp dụng số hóa quy trình đã mang lại những hiệu quả đáng kể trong công tác quản trị và hoạt động doanh nghiệp, với nhiều kết quả ấn tượng như: tiết kiệm 50.000 ngày công mỗi năm, giảm hơn 43 tỷ đồng chi phí in ấn và nhân công, tiết kiệm hơn 30.000 m² diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy, và rút ngắn từ 50-80% thời gian thực hiện công việc.

 

Cùng với đó, hiệu quả quản trị doanh nghiệp cũng được nâng cao rõ rệt. Tất cả các nghiệp vụ được thực hiện chính xác, không có sai sót, đồng thời việc chuẩn hóa các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục đã đảm bảo tính công khai và minh bạch trong mọi hoạt động. Hệ thống số hóa còn giúp "phẳng hóa" các rào cản về không gian và vị trí địa lý giữa các phòng ban, đơn vị, các địa phương và vùng miền, nhờ vào việc tạo ra một nền tảng kết nối và giao tiếp giữa các bộ phận qua hệ thống Big Data.

 

Không chỉ dừng lại ở những thành công bước đầu này, EVN NPC còn đặt mục tiêu hoàn tất số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ còn lại, với mục tiêu trở thành doanh nghiệp số hoàn toàn vào cuối năm 2022.

 

 

Số hóa quy trình không chỉ là một xu hướng mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, củng cố sức cạnh tranh và thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, để quá trình số hóa diễn ra thành công, các doanh nghiệp cần tránh một số hiểu lầm thường gặp, xác định mục tiêu rõ ràng và xây dựng chiến lược triển khai phù hợp với đặc thù riêng của mình. Khi tiếp cận đúng đắn, số hóa không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững trong môi trường công nghệ số hiện đại. Hãy theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để không bỏ lỡ các thông tin hữu ích giúp bạn thành công trong quá trình chuyển đổi số.

 

>>>Có thể tham khảo thêm:

• SKU là gì? Lợi ích khi sử dụng mã SKU trong doanh nghiệp

• Milestone là gì? Chi tiết về milestone trong quản lý dự án

• Tiêu chuẩn AQL là gì? Ứng dụng trong quản lý chất lượng​

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: