SKU là gì? Lợi ích khi sử dụng mã SKU trong doanh nghiệp

Mã SKU (Stock Keeping Unit) là một trong những công cụ quản lý hàng hóa phổ biến nhất trên toàn cầu. Hầu như không có sản phẩm nào trong kho mà không được gắn mã SKU. Vậy mã SKU là gì? Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng mã SKU trong quản lý hàng hóa? Làm thế nào để tạo mã SKU hiệu quả? Và điểm khác biệt giữa SKU và UPC là gì? Hãy cùng khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của mã SKU và cách tối ưu hóa việc sử dụng nó trong doanh nghiệp của bạn.

 

SKU là gì?

 

SKU (Stock Keeping Unit) là mã hàng hóa dùng để phân loại sản phẩm trong kho, giúp xác định các đặc tính như kiểu dáng, ngày sản xuất, kích thước,...

 

 

Nói cách khác, mã SKU cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm tất cả các yếu tố liên quan đến hàng hóa.

 

Xem thêm: Ưu Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Kho Bằng Mã Vạch

 

Lợi ích của việc thiết lập mã SKU trong doanh nghiệp

 

Sau khi hiểu rõ sku nghĩa là gì thì bạn cũng cần nắm rõ lợi ích của mã SKU. Sử dụng mã SKU mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

 

Tăng cường hiệu quả trong quá trình đặt hàng

 

Khi đặt hàng với nhà cung cấp, việc sử dụng mã SKU trên bảng giá và đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận được sản phẩm mong muốn. 

 

 

Hơn nữa, nếu doanh nghiệp tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho với hệ thống của nhà cung cấp, mã SKU sẽ cần thiết khi đạt đến điểm đặt hàng lại. Những mã tham chiếu này đảm bảo sự đồng nhất về sản phẩm giữa các hệ thống.

 

Hỗ trợ thương mại điện tử và tích hợp đa kênh

 

SKU phát huy hiệu quả mạnh mẽ khi được tích hợp vào hệ thống phần mềm riêng biệt của doanh nghiệp.

Ví dụ, khi doanh nghiệp kết hợp hệ thống thương mại điện tử với hệ thống đặt hàng, việc sử dụng mã nhận dạng cho từng sản phẩm (và các biến thể của sản phẩm) giúp đảm bảo rằng đúng sản phẩm sẽ được giao đến khách hàng.

 

 

Dễ dàng cập nhật và quản lý hệ thống

 

Khi nhà bán lẻ cập nhật mức tồn kho trong cơ sở dữ liệu sản phẩm chính, tất cả các hệ thống liên quan cũng phải được cập nhật đồng bộ. Để tự động hóa quá trình này, tất cả các hệ thống cần sử dụng chung một mã nhận dạng cho từng sản phẩm.

 

 

Đóng góp vào việc thúc đẩy doanh số bán hàng

 

Khách hàng trong lĩnh vực thương mại thường cung cấp số bộ phận hoặc mã SKU khi đặt hàng. Điều này không chỉ giúp tăng tốc quá trình đặt hàng mà còn giảm thiểu sai sót.

 

Xem thêm: Hệ thống CRM là gì? Lợi ích và chức năng của CRM

 

SKU – Nguồn gốc và ý nghĩa của mã lưu kho

 

Mọi người nhầm lẫn khi xây dựng mã SKU sản phẩm. Tuy nhiên, cần chú ý rằng mã SKU khi nhập hàng và tự sản xuất là khác nhau. Nguồn gốc của mã SKU thường được xác định bởi nhà sản xuất của sản phẩm. Bên dưới là hướng dẫn xây dựng mã SKU khi doanh nghiệp là nhà sản xuất và khi doanh nghiệp là nhà phân phối:

 

SKU khi doanh nghiệp là nhà phân phối

 

Sản phẩm từ các nhà sản xuất khác thường có mã vạch gồm 8, 12 hoặc 13 chữ số ở dưới cùng, bao gồm:

• Mã số nhận dạng thương mại toàn cầu (GTIN)

• Mã sản phẩm chung (UPC)

• Mã số châu Âu (EAN)

​

 

Những mã số này do cơ quan trung ương cấp phát và được các nhà sản xuất mua để sử dụng cho sản phẩm của họ.

Vì mỗi biến thể sản phẩm đều có mã EAN hoặc UPC riêng, các mã này cũng có thể được sử dụng làm SKU. Tương tự, doanh nghiệp có thể sử dụng mã sách tiêu chuẩn quốc tế (ISBN) (10 hoặc 13 chữ số, có mã vạch in trên bìa) làm SKU.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp nhỏ có thể không sử dụng những mã này. Lúc đó, nhà quản lý có thể tạo mã riêng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.

 

SKU khi doanh nghiệp là nhà sản xuất

 

Dù doanh nghiệp có cửa hàng bán lẻ, bán qua Amazon hay là nhà bán buôn, việc mua mã UPC cho sản phẩm luôn là lựa chọn hợp lý. Doanh nghiệp nên in nhãn cho từng sản phẩm và đảm bảo cập nhật đầy đủ các mã sản phẩm này.

 

 

Sự khác biệt giữa SKU và UPC là gì?

 

SKU và UPC (Universal Product Code – Mã sản phẩm chung) đều là mã dùng để nhận dạng sản phẩm. SKU được sử dụng chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp, trong khi UPC được sử dụng bên ngoài, chủ yếu cho việc giao dịch và theo dõi sản phẩm.

 

Dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa SKU và UPC:

• UPC (Universal Product Code) là mã số 12 chữ số dùng để nhận dạng sản phẩm toàn cầu. Mã này được cấp bởi GS1 US, tổ chức phi lợi nhuận chịu trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn toàn cầu.

• SKU (Stock Keeping Unit) là mã số duy nhất dùng để nhận dạng một sản phẩm cụ thể trong kho của doanh nghiệp. SKU giúp quản lý hàng tồn kho và theo dõi doanh thu.

​

 

Một số điểm khác biệt thêm giữa UPC và SKU:

• Mục đích sử dụng: SKU dùng cho quản lý kho hàng nội bộ, trong khi UPC được dùng để nhận dạng sản phẩm bên ngoài.

• Độ dài mã số: SKU có thể có độ dài linh hoạt, trong khi UPC luôn có 12 chữ số.

• Loại mã số: SKU có thể bao gồm cả chữ và số, trong khi UPC chỉ gồm các chữ số.

​

Các yếu tố tạo nên một mã SKU hiệu quả

 

Khi mua sản phẩm từ các nhà cung cấp mà không có số SKU hoặc khi doanh nghiệp tự sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp có thể tạo SKU riêng cho mình. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng hướng tới khách hàng, ngay cả khi nhà cung cấp đã cung cấp SKU cho từng sản phẩm. Điều này đặc biệt hữu ích khi cạnh tranh với các nhà bán lẻ trực tuyến khác và có các hệ thống định giá khác nhau.

 

 

Cách tạo mã SKU hiệu quả:

• Dãy số ngắn gọn: SKU nên có tối đa 32 ký tự để phù hợp với tất cả các hệ thống.

• Mỗi SKU có dấu hiệu riêng: Không sử dụng lại SKU của các mùa trước.

• Không bắt đầu bằng số 0: Tránh việc Excel tự động xóa ký tự đầu tiên nếu SKU bắt đầu bằng số 0.

• Tránh các ký tự dễ nhầm lẫn: Các chữ cái như I, L và O có thể bị nhầm với các con số.

• Đơn giản hóa: Sử dụng số và chữ in hoa với dấu phân cách như dấu gạch ngang hoặc dấu chấm.

​

Hướng dẫn tạo mã SKU dễ nhớ và tối ưu

 

Dưới đây là cách đặt tên SKU đơn giản, dễ nhớ mà bạn không thể bỏ qua:

• Tên nhà sản xuất (hoặc thương hiệu): Phần này thể hiện chính xác tên của nhà sản xuất hoặc thương hiệu.

• Mô tả sản phẩm: Mô tả về hình dáng (dài, ngắn) hoặc chất liệu (kaki, cotton...) của sản phẩm cần được ghi rõ.

• Ngày mua hàng: Ngày mua hàng được biểu thị dưới dạng ngày/tháng/năm, trong đó năm chỉ cần ghi 2 chữ số cuối.

• Kho lưu trữ: Ký hiệu kho theo quận, huyện hoặc khu vực lưu trữ.

• Kích cỡ sản phẩm: Mục này thể hiện chính xác kích thước của sản phẩm, có thể bao gồm chiều dài, chiều rộng, chiều cao, độ dày, v.v.

• Màu sắc sản phẩm: Màu sắc của sản phẩm (trắng, xanh, đỏ...).

• Tình trạng sản phẩm: Tình trạng sản phẩm có thể là mới hoặc đã qua sử dụng.

​

 

Xem thêm: Quy trình quản lý tài sản cố định là gì? Các bước thực hiện

 

Nên sử dụng SKU bằng ký tự hay số?

 

Khi lập kế hoạch cho SKU, nhà quản lý cần quyết định sử dụng mã ký tự dài hay mã số ngắn. Mỗi lựa chọn đều có những ưu điểm riêng. Mã SKU ký tự thường có ý nghĩa rõ ràng hơn, giúp bạn dễ dàng phân loại và lọc báo cáo hoặc danh sách sản phẩm theo các yếu tố như thương hiệu, mùa, phong cách,...

 

Ví dụ về SKU ký tự cho áo phông Nike Echostar (có ba kích cỡ và hai màu) như sau:

NK-TEE-ECHO-SM-RED

NK-TEE-ECHO-ME-RED

NK-TEE-ECHO-LG-RED

NK-TEE-ECHO-SM-GRN

NK-TEE-ECHO-ME-GRN

NK-TEE-ECHO-LG-GRN

Lưu ý: SKU ký tự giúp bạn nhận diện sản phẩm ngay lập tức, điều này rất hữu ích khi kiểm tra số lượng hàng tồn kho trong cửa hàng trực tuyến mà không phải tra cứu danh sách sản phẩm liên tục.

 

 

Tuy nhiên, các SKU ký tự có thể dài và phức tạp, làm cho việc chọn và đóng gói hàng hóa trở nên khó khăn hơn. Nếu nhóm của bạn làm việc trực tiếp với SKU, mã số đơn giản có thể hiệu quả hơn. Một lựa chọn khác là kết hợp giữa chữ và số trong SKU.

Ví dụ: Đối với áo thun Echostar, bạn có thể thêm số vào cuối mã sản phẩm, như 2013ECH-1, 2013ECH-2,...

 

Những lưu ý quan trọng khi đặt mã SKU

 

Mặc dù mã SKU chỉ là một dãy ký tự nhỏ, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Nếu không có quy tắc rõ ràng cho việc tạo mã, việc quản lý sản phẩm có thể trở nên rối rắm và dễ gây nhầm lẫn. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi đặt mã SKU:

 

Không nên cố gắng thể hiện quá nhiều thông tin

 

Mặc dù độ dài của mã SKU không bị giới hạn, nhưng bạn không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin vào đó. Để mã SKU dễ hiểu và dễ nhớ, hãy chỉ bao gồm những thông tin quan trọng nhất, giúp làm nổi bật đặc trưng của sản phẩm và phân biệt rõ ràng giữa các sản phẩm.

 

 

Cần chú ý đến cách trình bày và biểu diễn mã SKU

 

Mã SKU là công cụ quản lý nội bộ, vì vậy, để dễ dàng quản lý và tìm kiếm sản phẩm, bạn nên dành thời gian nghiên cứu và lên kế hoạch để tạo ra mã SKU phù hợp. Việc thống nhất cách trình bày và cấu trúc mã SKU sẽ giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh và quản lý hàng hóa tốt hơn. 

 

 

Đảm bảo tính nhất quán trong sắp xếp các trường thông tin

 

Để sắp xếp thông tin trong mã SKU một cách hợp lý và dễ hiểu, bạn nên tuân theo một quy tắc nhất định. Cách sắp xếp từ danh mục lớn đến nhỏ sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện và phân biệt các sản phẩm một cách nhanh chóng.

 

 

Lựa chọn ký tự phù hợp

 

Khi tạo mã SKU, bạn nên tránh sử dụng các ký tự dễ gây nhầm lẫn, như số 0 và chữ "o", chữ "I" hoa và chữ "l" thường. Bên cạnh đó, hạn chế sử dụng các ký tự đặc biệt như %, @, #, *, "… vì chúng có thể gây lỗi định dạng và làm cho việc tìm kiếm sản phẩm trở nên khó khăn.

 

 

Ngoài ra, bạn cũng nên tránh bắt đầu mã SKU bằng số 0. Khi quản lý bằng Excel, số 0 sẽ bị mất đi, dẫn đến nhầm lẫn và khó tìm kiếm sản phẩm. Ví dụ, nếu mã SKU là 01234ABCD, phần mềm sẽ chỉ hiển thị là 1234ABCD.

 

Trên đây là những thông tin chi tiết về SKU là gì và các ứng dụng của nó. Việc sử dụng mã SKU trong quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt đối với các doanh nghiệp bán lẻ và các đơn vị kinh doanh trực tuyến. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho bạn. Hãy theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất.

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• 8 Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

• Quy trình quản lý kho thép ống bằng mã vạch

• Phần mềm kế toán kho cho doanh nghiệp sản xuất