Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc tính và áp dụng hiệu quả

Ngày đăng: 21/05/2025

Chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng từng đặt câu hỏi: "Làm thế nào để bố trí đúng người, đúng việc và đúng lúc?" – đó chính là lúc vai trò của định biên nhân sự trở nên đặc biệt quan trọng. Vậy định biên nhân sự là gì? Làm sao để xác định số lượng và cơ cấu nhân sự phù hợp cho từng vị trí, từng phòng ban? Nguyên tắc và phương pháp tính toán ra sao để không bị dư thừa hay thiếu hụt nguồn lực? Hãy cùng Bí quyết quản trị sản xuất khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây

Định biên nhân sự là gì? Điều kiện áp dụng?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng nhân sự cần thiết, kèm theo yêu cầu về năng lực và chuyên môn, nhằm đảm bảo mỗi vị trí trong doanh nghiệp hay tổ chức đều được phân bổ nguồn lực phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc trong tương lai.

Khái niệm này không còn xa lạ, đặc biệt phổ biến trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước, nơi định biên còn được gọi là biên chế lao động hoặc biên chế cán bộ.

Định biên nhân sự là gì? Điều kiện áp dụng?

Để triển khai định biên nhân sự hiệu quả, tổ chức cần đáp ứng một số điều kiện nhất định, tùy theo cấp độ:

Ở cấp công ty:

Phải có chiến lược phát triển rõ ràng, định hướng dài hạn.
Có kế hoạch kinh doanh cụ thể, kèm ngân sách và các phương án dự phòng rủi ro.

Ở cấp bộ phận:

Cần xây dựng hệ thống vị trí công việc chi tiết, kèm nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng.
Xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ và quy trình liên quan.
Đặt ra tiêu chuẩn về mức độ thành thạo, kết quả đầu ra kỳ vọng cho từng vị trí.
Xem xét mức độ tự động hóa và hệ thống dữ liệu hiện có để phân bổ nhân lực hợp lý.

Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Trước khi tiến hành tính toán định biên nhân sự, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc nền tảng. Đây là yếu tố cốt lõi giúp quá trình định biên diễn ra chính xác, phù hợp với thực tế vận hành. Trong đó, có 3 nguyên tắc phổ biến mà doanh nghiệp nhất định phải hiểu rõ và áp dụng đúng.

Nguyên tắc 1: Dựa trên tỷ lệ tương quan

Khi xây dựng định biên nhân sự, doanh nghiệp cần căn cứ vào sự tương quan giữa các chỉ số vận hành để đảm bảo sự cân đối và tối ưu nguồn lực. Cụ thể:

Nguyên tắc 1: Dựa trên tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tăng/giảm nhân sự nên phản ánh sự thay đổi về doanh thu. Ví dụ, nếu doanh thu tăng 30%, thì số lượng nhân sự có thể tăng khoảng 20%, tránh tuyển vượt mức cần thiết.
Phân bổ giữa vị trí trực tiếp và gián tiếp cần rõ ràng. Thông thường, nhân sự trực tiếp (như sản xuất, kinh doanh) chiếm khoảng 65%, còn nhóm gián tiếp (hành chính, kế toán, nhân sự…) chiếm 35%. Tỷ lệ giữa quản lý và nhân viên cũng nên duy trì ở mức hợp lý, thường là 15% quản lý và 85% nhân viên.
Ngân sách nhân sự cần phân chia phù hợp theo vai trò. Ví dụ: nếu tổng chi phí chiếm 78% doanh thu, thì quỹ lương có thể dao động trong khoảng 22% đến 78% tổng chi phí, tùy thuộc vào cơ cấu quản lý và nhân viên, cũng như tỉ trọng trực tiếp – gián tiếp.

Nguyên tắc 2: Dựa trên định mức lao động

Các phương pháp tính định biên nhân sự có thể linh hoạt tùy theo tính chất công việc, trong đó phổ biến nhất là các cách sau:

Dựa trên khối lượng công việc: Áp dụng cho các vị trí liên quan đến sản xuất hoặc dịch vụ. Số lượng nhân sự được xác định dựa vào năng suất thực tế và trình độ tay nghề của người lao động. Ví dụ: một công nhân có thể hoàn thành 30 sản phẩm mỗi ca, một dây chuyền có thể xử lý 100 sản phẩm, hoặc một nhân viên phục vụ 15 khách hàng mỗi ngày.
Theo hệ thống chỉ tiêu hiệu suất: Áp dụng cho bộ phận kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào chỉ tiêu về doanh thu và số lượng khách hàng mục tiêu trong năm để xác định số lượng nhân sự cần thiết.
Dựa theo định mức thao tác nghề nghiệp: Phương pháp này thường dùng cho các vị trí văn phòng hoặc hành chính, dựa trên số lượng chứng từ, báo cáo, giao dịch phải xử lý cũng như tần suất thực hiện trong một năm. Ví dụ: số giao dịch/ngày hay số báo cáo/tháng.
Theo số lượng đối tượng phục vụ: Thường áp dụng cho các phòng ban gián tiếp như nhân sự, IT, kế toán,... Số lượng nhân sự được tính toán dựa trên quy mô người lao động hoặc đơn vị mà họ phục vụ.

Nguyên tắc 3: Dựa trên tần suất và thời lượng

Nguyên tắc dựa trên tần suất và thời lượng công việc được xây dựng dựa vào cơ cấu chức danh, mức độ lặp lại và thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ cụ thể.

Chẳng hạn, với vị trí kế toán chi phí, cần tính đến khối lượng và tần suất công việc như sau:

Xử lý và kiểm tra khoảng 100 chứng từ/ngày, bao gồm hạch toán và thanh toán.
Cuối mỗi tháng, lập báo cáo tài chính liên quan đến chi phí.
Mỗi quý, phối hợp làm việc với cơ quan thanh tra thuế.
Vào cuối năm, hoàn tất các hồ sơ thanh toán như hóa đơn, biên bản nghiệm thu, chứng từ đối chiếu,…

Xem thêm: Networking là gì? Bí quyết xây dựng mạng lưới quan hệ

Công thức tính định biên nhân sự là gì?

Thực tế, định biên nhân sự không có một công thức cố định, mà cần linh hoạt dựa trên từng hoàn cảnh cụ thể và áp dụng theo một trong ba nguyên tắc đã nêu ở trên.

Công thức tính định biên nhân sự là gì?

Dưới đây là một ví dụ thực tiễn giúp bạn hình dung rõ hơn cách tính định biên theo tần suất làm việc:

Tình huống giả định:

Một cửa hàng hoạt động liên tục 8 tiếng mỗi ngày, không phân biệt ngày thường, chủ nhật hay lễ tết. Mỗi ngày chỉ cần 1 ca làm việc.

Theo quy định của pháp luật, mỗi nhân viên được nghỉ tổng cộng 88 ngày/năm, bao gồm:
- 52 ngày Chủ nhật
- 12 ngày phép năm
- 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ tết

Như vậy, số ngày làm việc thực tế trong năm của một nhân viên là: 365 – 88 = 277 ngày công/năm

Để đảm bảo cửa hàng luôn có người trực ca mỗi ngày trong suốt cả năm, cần chia tổng số ngày hoạt động cho số ngày công mỗi nhân viên làm được: 365 / 277 ≈ 1,32.

Đây chính là hệ số bù trừ nhân sự tiêu chuẩn.

Nếu cửa hàng cho nhân viên nghỉ thêm nửa ngày thứ Bảy hàng tuần, thì số ngày làm việc còn lại trong năm chỉ còn: 365 – 88 – 26 = 251 ngày công/năm.

Khi đó, hệ số bù trừ sẽ thay đổi thành: 365 / 251 ≈ 1,45.

Từ đó có thể rút ra công thức:

Số nhân sự cần = N × C × H

Trong đó:

N: Số lượng người cần cho mỗi ca
C: Số ca làm việc mỗi ngày
H: Hệ số bù trừ (thường là 1,32 hoặc 1,45 tùy chính sách nghỉ)

Tham khảo thêm: Turnover Rate Là Gì? Cách Tính Tỷ Lệ Nhảy Việc

Sơ đồ quy trình quản lý định biên nhân sự

Quy trình quản lý định biên nhân sự là một phần quan trọng trong chiến lược quy hoạch nguồn lực, nhằm giúp doanh nghiệp chủ động đáp ứng nhu cầu nhân sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh và đảm bảo hiệu quả vận hành. Một quy trình bài bản thường bao gồm 3 bước chính:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch định biên

Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, phòng ban hoặc nhóm chức năng. Việc thiết lập này nên dựa trên khối lượng công việc, chỉ tiêu kinh doanh, và mục tiêu phát triển dài hạn.

Bước 2: Đề xuất tuyển dụng theo định biên

Dựa trên bảng định biên được duyệt, các trưởng bộ phận sẽ tiến hành rà soát nhân sự thực tế và gửi đề xuất tuyển dụng nhằm bổ sung đủ số lượng người cho từng vị trí theo kế hoạch.

Bước 3: Giám sát và cập nhật định biên định kỳ

Hoạt động theo dõi, đối chiếu số lượng nhân sự thực tế với kế hoạch định biên cần được thực hiện hàng tháng. Việc này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực.

Xem thêm: VUCA là gì? Cách doanh nghiệp thích ứng với môi trường VUCA

Ví dụ xây dựng định biên nhân sự

Lập kế hoạch định biên nhân sự cần được triển khai linh hoạt theo đặc thù và quy mô của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả, quá trình này phải được thực hiện trên cơ sở thông tin rõ ràng, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

Thông thường, quá trình xây dựng một kế hoạch định biên nhân sự bài bản sẽ trải qua 5 bước cơ bản.

Bước 1: Dự báo nhu cầu về nguồn lực

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu phát triển cả trước mắt lẫn tương lai xa, đồng thời nắm bắt lĩnh vực hoạt động và quy mô sản xuất hiện tại. Dựa trên những yếu tố này, doanh nghiệp sẽ dự đoán chính xác nhu cầu nhân lực, bao gồm thời điểm cần tuyển dụng, số lượng nhân sự cho từng vị trí cụ thể, cùng các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cần có.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ điểm mạnh và điểm yếu hiện có, dựa trên hai nhóm yếu tố chính:

Yếu tố hệ thống:

Đánh giá về số lượng, cơ cấu, trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và thái độ làm việc của nhân viên, cùng các đặc điểm cá nhân quan trọng.
Xem xét cơ cấu tổ chức, bao gồm các loại hình hoạt động, phân công trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong tổ chức.
Đánh giá các chính sách quản lý nhân sự đang áp dụng, như tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng hay xử lý kỷ luật.

Phân tích thực trạng nguồn lực

Yếu tố quá trình:

Mức độ thu hút công việc đối với nhân viên và sự hài lòng của họ với môi trường làm việc.
Văn hóa doanh nghiệp và không khí làm việc trong tổ chức.
Phong cách lãnh đạo, sự minh bạch và cụ thể trong việc đặt ra các mục tiêu kinh doanh.
Nhận diện những khó khăn, hạn chế đang tồn tại trong doanh nghiệp.
Khả năng cải tiến và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Bước 3: Quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực

Sau khi có kết quả dự báo nhu cầu nhân lực và phân tích thực trạng nguồn lực hiện tại, doanh nghiệp cần tiến hành đối chiếu để xác định rõ bộ phận hoặc vị trí nào đang dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự. Doanh nghiệp sẽ triển khai những giải pháp phù hợp nhằm điều chỉnh, cân đối lại nguồn lực sao cho đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển.

Quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện định biên nhân sự

Để hoàn chỉnh kế hoạch định biên nhân sự, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng các phương án sau đây:

Lập kế hoạch tuyển dụng nhằm bổ sung nhân sự phù hợp cho công ty.
Thực hiện tái cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả vận hành.
Xây dựng chính sách đề bạt, luân chuyển nhân viên giữa các phòng ban để phát huy tối đa năng lực.
Triển khai các biện pháp tinh giảm nhân sự dư thừa.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá hiệu quả thực hiện sẽ giúp bạn phát hiện những điểm khác biệt giữa kế hoạch đề ra và kết quả thực tế, từ đó xác định nguyên nhân gây ra sai lệch để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.

Khi đã hiểu rõ về hoạch định nguồn nhân lực cũng như xây dựng được kế hoạch phù hợp cho cả ngắn hạn và dài hạn, doanh nghiệp cần nhanh chóng bắt đầu quá trình tuyển dụng để luôn đảm bảo nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng khi cần thiết.

Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch

Sử dụng phần mềm LINKQ HRM để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự

Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả chính là chìa khóa then chốt quyết định thành công của mỗi doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng nhu cầu này, hệ thống quản lý nhân sự LINKQ ra đời, mang đến giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa công tác nhân sự với hàng loạt tính năng thông minh như sau:

Quản lý hồ sơ nhân viên

Lưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân như lý lịch, liên hệ, bằng cấp, kinh nghiệm, tình trạng hôn nhân và thành viên gia đình.
Thông tin công việc gồm bộ phận, chức vụ, lịch sử thăng tiến, các khen thưởng, kỷ luật và đánh giá hiệu suất.
Theo dõi sức khỏe nhân viên qua lịch sử khám chữa bệnh và các tai nạn lao động.
Ngoài ra còn lưu trữ thông tin đặc thù như tình trạng đảng viên, mẫu vân tay phục vụ chấm công, kỹ năng ngoại ngữ, tin học.

Quản lý hợp đồng lao động

LinkQ cung cấp bộ mẫu hợp đồng đa dạng như hợp đồng lao động, thử việc, học việc, đồng thời cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo từng loại hình.
Hệ thống tự động cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng.
Tất cả hợp đồng và phụ lục đều được lưu trữ điện tử an toàn, dễ dàng truy cập khi cần.

Sử dụng phần mềm LINKQ HRM để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự

Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Quy trình tuyển dụng được quản lý toàn diện từ đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến quyết định tuyển chọn, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lập kế hoạch đào tạo phù hợp với từng cá nhân, bộ phận; theo dõi sát sao tiến độ và đánh giá kết quả sau đào tạo.
Hệ thống lưu trữ chi tiết thông tin về các khóa học, giảng viên và tài liệu đào tạo để tiện theo dõi.

Đánh giá và xếp loại nhân viên

Cho phép thiết kế biểu mẫu đánh giá phù hợp với từng vị trí, bộ phận và mục tiêu công việc cụ thể.
Hỗ trợ nhắc nhở kịp thời để đảm bảo tiến trình đánh giá được hoàn thành đúng hạn.
Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết kết quả đánh giá, làm cơ sở cho các quyết định tăng lương, thăng chức hay đào tạo tiếp theo.

Quản lý phép và chấm công

Tích hợp dữ liệu từ máy chấm công tự động, giúp nâng cao độ chính xác và tiết kiệm thời gian xử lý.
Quản lý linh hoạt các loại phép như nghỉ năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản…
Tính toán lương chính xác dựa trên hệ số, phụ cấp, thưởng và phạt theo quy định công ty.
Báo cáo chi tiết về chi phí nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách.

Quản lý lương và bảo mật dữ liệu

Dữ liệu được mã hóa nghiêm ngặt để bảo vệ trước các truy cập trái phép.
Phân quyền truy cập chặt chẽ, đảm bảo mỗi nhân viên chỉ tiếp cận thông tin phù hợp với vai trò của mình.
Hệ thống sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát và đảm bảo hoạt động liên tục.

Nói tóm lại, định biên nhân sự chính là nền tảng thiết yếu giúp doanh nghiệp hoạch định và phát triển nguồn lực một cách bài bản, đảm bảo vững chắc các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Hy vọng qua những chia sẻ trong bài, bạn đã nắm rõ được bản chất của định biên nhân sự, hiểu từng bước thực hiện cùng phương pháp tính toán chuẩn xác để áp dụng hiệu quả trong chiến lược quản trị nhân sự toàn diện của doanh nghiệp. Theo dõi Bí quyết quản trị sản xuất để cập nhật thêm nhiều kiến thức quản trị khác.

>>>Có thể bạn quan tâm: