KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên

Ngày đăng: 08/07/2024

KPI là gì? KPI là công cụ quản lý không thể thiếu đối với tất cả các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Bằng cách xác định các mục tiêu và đo lường kết quả đạt được, các KPI cung cấp những thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, để các KPI thực sự phát huy tác dụng, chúng cần được xây dựng một cách cẩn thận và phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

KPI là gì?

Đánh giá theo kpi là gì

Tiêu chí đánh giá KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator. KPI còn có nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc và theo dõi tiến độ làm việc, dựa vào chỉ số đo lường, thước đo, chỉ tiêu định lượng để theo dõi tiến độ và kết quả hoạt động của một cá nhân, tổ chức hay đội nhóm khi thực hiện một kế hoạch, dự án.

Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp

Hầu hết trên mọi lĩnh vực đều có thể sử dụng KPI để đo lường hiệu suất làm việc. Do đó, KPI là một công cụ không thể thiếu trong xuyên suốt các công việc để theo dõi mức độ hoàn thành các mục tiêu chiến lược đề ra nhằm thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, đồng thời hỗ trợ cho từng thành viên nhận thức các tiêu chí rõ ràng.

Xem thêm: Mô tả công việc và vai trò của giám đốc sản xuất

Phân loại KPI

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh là loại quản lý và thúc đẩy hoạt động kinh doanh dựa trên các số liệu cụ thể được định lượng để theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành.

KPI tài chính

KPI tài chính được quản lý bởi bộ phận tài chính của doanh nghiệp thông qua các chỉ số về doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, v.v để kịp thời nắm bắt xu hướng biến động để điều chỉnh hiệu quả các hoạt động và chiến lược thực hiện sắp tới.

KPI bán hàng

KPI bán hàng là loại chỉ số được sử dụng để đánh giá doanh thu bán hàng trong một ngày, một tháng hoặc một quý tùy theo mỗi tổ chức, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng trung bình, số lượng khách hàng mới mỗi ngày, v.v để cung cấp toàn bộ thông tin về hiệu suất và năng lực của đội ngũ bán hàng một cách khách quan. Ngoài ra, doanh nghiệp dựa vào doanh số này để có thể đưa ra các chiến lược mở rộng thị trường, tăng cường vị thế cạnh tranh.

KPI marketing

KPI marketing là theo dõi các tỷ lệ chuyển đổi, số lượt khách hàng tương tác trên các trang mạng truyền thông, v.v dựa trên những chỉ số thông tin quan trọng đó để đưa ra những điều chỉnh và thay đổi mới hiệu quả trong chiến lược marketing tiếp theo.

KPI phòng hành chính nhân sự

Các chỉ số KPI phòng hành chính nhân sự giúp quản lý và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả bằng cách theo dõi dựa trên KPI tỷ lệ vắng mặt của nhân viên được tính theo hàng tháng, tỷ lệ đào tạo và phát triển, mức độ hài lòng của nhân viên về những ưu đãi, chính sách, v.v nhằm quản lý các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, thăng tiến, v.v phù hợp với từng thời điểm.

KPI phòng kế toán

Phân loại KPI

KPI phòng kế toán chú trọng đến việc thiết lập và theo dõi các chỉ số KPI như tỷ lệ hoàn thành báo cáo đúng hạn, tỷ lệ chính xác của số liệu kế toán, tỷ lệ thu hồi nợ, chi phí hoạt động phòng kế toán trên doanh thu, v.v giúp cung cấp những thông tin quan trọng về hiệu quả và năng suất của nhân viên, cũng như tính hiệu quả của các quy trình, quy định và công cụ kế toán để có thể kiểm soát tốt tình hình tài chính và tăng khả năng minh bạch.

KPI khách hàng

KPI khách hàng là chỉ số dùng để đánh giá và cải thiện liên tục chất lượng dịch vụ khách hàng qua chỉ số cụ thể như tỷ lệ hài lòng, tỷ lệ giữ chân khách hàng mới và cũ, v.v nhằm cung cấp hiệu quả những thông tin quan trọng hoạt động chăm sóc khách hàng. Từ đó, đưa ra các chiến lược và giải pháp tốt nhất cho từng thời điểm.

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án giúp cung cấp thông tin chính xác về tình hình triển khai dự án, kế hoạch để đưa ra các quyết định chính xác và phân bổ tài nguyên hợp lý. Từ đó, đảm bảo được dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và chi phí đã được đề ra.

7 Đặc điểm của KPI

Hiểu rõ và ứng dụng đúng các KPI là yếu tố quyết định xem doanh nghiệp có đạt được mục tiêu kinh doanh hay không. Tìm hiểu 7 đặc điểm quan trọng của KPI sau đây:

Phi tài chính

Khái niệm KPI là gì?

KPI phi tài chính không nhất thiết phải hướng đến lợi nhuận hay các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp mà KPI tài chính bao gồm chỉ số như sự hài lòng của khách hàng, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, năng suất lao động, hiệu quả hoạt động, mức độ đổi mới sáng tạo, hay các chỉ số về trách nhiệm xã hội.

Đúng lúc, kịp thời

Tính "đúng lúc, kịp thời" trở nên vô cùng quan trọng đối với chỉ số KPI. Những chỉ số đo lường hiệu quả phải phản ánh chính xác tình hình hoạt động tại thời điểm hiện tại, thay vì dựa trên những số liệu lỗi thời. Chỉ khi nắm bắt được xu hướng và hành vi của khách hàng đúng thời điểm, các nhà quản lý mới có thể đưa ra những quyết định chiến lược kịp thời và hiệu quả.

Sự chú ý của các CEO

Các CEO thường sử dụng đến KPI là các chỉ số để theo dõi tình hình hoạt động của dự án, kế hoạch, năng suất lao động, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, v.v để nắm được thông tin quan trọng, đồng thời xem xét trách nhiệm và hiệu quả công việc của nhân viên.

Đơn giản

KPI đơn giản cần được xác định rõ ràng các chỉ số liên quan cụ thể để có thể dễ dàng phân tích và đưa ra các chiến lược tiếp theo hiệu quả. Hơn hết, KPI đơn giản còn hỗ trợ cho việc truyền đạt thông tin đến các phòng ban dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các cấp khác nhau.

Ràng buộc với nhóm

7 Đặc điểm của KPI

Để áp dụng một cách hiệu quả và phù hợp với vai trò, trách nhiệm cũng như hoạt động của từng nhóm cụ thể các KPI cần được liên kết chặt chẽ tính liên quan với các nhóm để họ cảm thấy các KPI là những mục tiêu cụ thể, liên quan trực tiếp đến công việc của mình, thay vì chỉ là những chỉ số chung của tổ chức.

Có tác động quan trọng

Các nhà quản lý cần phân tích kỹ lưỡng tầm ảnh hưởng của từng KPI, để đảm bảo rằng những chỉ số được lựa chọn thực sự có khả năng tạo ra sự cải thiện đáng kể và bền vững cho tổ chức trong dài hạn. Từ đó, tổ chức tập trung nguồn lực và nỗ lực vào những mục tiêu đã đề ra và đạt được hiệu quả kỳ vọng.

Mặt tối được giới hạn

Mặt tối được giới hạn là những chỉ số có ảnh hưởng tiêu cực đến các khía cạnh của hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến tiến độ cũng như mục đích đã đề ra trước đó. Vì vậy, cần thận trọng các chỉ số KPI đưa ra.

05 bước xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm KPI là gì, bước tiếp theo cùng tìm hiểu các bước xây dựng bộ KPI phù hợp với từng nhân viên. Xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cần cân nhắc đến các mục tiêu của tổ chức, vai trò, trách nhiệm và năng lực của từng cá nhân. 5 bước cơ bản xây dựng hệ thống KPI cá nhân hiệu quả sẽ là thông tin hỗ trợ cho mọi người biết thêm thông qua từng bước cụ thể dưới đây.

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Phần lớn những người xác định KPI là những người có chuyên môn cao, vị trí cấp cao hoặc là sếp, trưởng bộ phận của từng phòng ban. Ngoài những người có vai trò chính trong dự án thì bộ phận nhân lực cũng có thể tham gia vào quyết định KPI.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

Các KPIs phải gắn liền với các hoạt động, trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên. Cụ thể, bộ phận bán hàng dựa trên các chỉ số về doanh thu bán hàng, trung bình giá trị đơn hàng, v.v.

05 bước xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI dựa trên kết quả đo lường, doanh nghiệp có thể xác định được những mục tiêu đã đạt được, đồng thời cũng chỉ ra những lĩnh vực cần cải thiện để điều chỉnh, bổ sung hoặc thay thế các KPI cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của tổ chức.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Khi thiết kế hệ thống đánh giá và lương thưởng dựa trên KPI, các tổ chức cần đảm bảo tính công bằng, minh bạch và áp dụng toàn bộ cho nhân viên doanh nghiệp để đảm bảo sự công bằng. Ví dụ, chỉ số về doanh số bán hàng của một nhân viên kinh doanh hoàn thành vượt mức, họ có thể được hưởng các chính sách thưởng như hoa hồng, thưởng doanh số hoặc các phúc lợi khác. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được động viên, gắn kết hơn với mục tiêu của tổ chức.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Mục tiêu chiến lược hoặc nhu cầu của khách hàng thay đổi, các doanh nghiệp cần rà soát, đánh giá lại hệ thống KPI để đảm bảo nó vẫn phù hợp và hiệu quả. Nếu cần điều chỉnh KPI có thể liên quan đến thay đổi các chỉ số cụ thể, bổ sung các KPI mới. Khi triển khai, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rà soát KPI định kỳ, lắng nghe phản hồi từ nhân viên, cân nhắc các yếu tố bên ngoài và đưa ra những điều chỉnh kịp thời sẽ giúp hệ thống KPI luôn được tối ưu hóa, đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý và ra quyết định của doanh nghiệp.

Phân biệt sự khác nhau giữa KPI và OKR

Mặc dù KPI là (Chỉ số Hiệu suất Chính) và OKR là (Mục tiêu và Kết quả Chính) đều là các công cụ quản lý hiệu suất quan trọng, nhưng chúng có những khác biệt cơ bản.

Phân biệt sự khác nhau giữa KPI và OKR

KPI tập trung vào việc đo lường và theo dõi hiệu suất hoạt động, thường ở cấp độ cá nhân, nhóm hoặc bộ phận. Trong khi đó, OKR được thiết kế để thiết lập và đạt được các mục tiêu chiến lược cao hơn tổ chức, thúc đẩy sự đổi mới.

Một điểm khác biệt quan trọng là tính linh hoạt. OKR được xây dựng để có thể thay đổi và điều chỉnh theo từng quý, đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Ngược lại, KPI thường ít linh hoạt hơn, tập trung vào việc đo lường thành tích. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai công cụ này sẽ giúp các tổ chức lựa chọn phương pháp quản lý hiệu suất phù hợp với chiến lược và nhu cầu của mình.

Về cấu trúc, KPI thường là những chỉ số cụ thể, dễ đo lường, như doanh số, năng suất hay tỷ lệ hoàn thành. Trong khi đó, OKR bao gồm các mục tiêu ở cấp độ tổ chức, được chia thành các mục tiêu cụ thể và các kết quả then chốt, có thể linh hoạt thay đổi theo từng quý.

Tham khảo thêm: Phương pháp 5 whys trong sản xuất

Những sai lầm trong công tác xây dựng KPI là gì?

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn mắc phải những sai lầm cơ bản trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống KPI, khiến cho các chỉ số này không phản ánh chính xác tình hình hoạt động, thậm chí còn gây ra những tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh. Để có được một hệ thống KPI hoàn hảo đầu tiên cần tránh những sai sót này.

Những sai lầm trong công tác xây dựng KPI là gì?

KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Việc chú ý đến xây dựng hệ thống KPIs gắn kết chặt chẽ với các mục tiêu chiến lược, như tăng trưởng doanh số sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Khi KPIs được thiết lập dựa trên những mục tiêu này, chúng sẽ trở thành công cụ hữu ích, giúp định hướng chiến lược của tổ chức. Ngược lại, nếu KPIs chỉ đơn thuần là những chỉ số độc lập, không liên kết với chiến lược, chúng sẽ trở thành những con số vô nghĩa, không thể mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả

Khi chỉ chú trọng đến các KPI kết quả như doanh số, lợi nhuận, các nhà quản lý thường đưa ra các mục tiêu và đưa áp lực quá lớn lên nhân viên mà không xem xét đến các điều kiện về quy trình, nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu này. Có thể khiến nhân viên phải chạy đua theo các chỉ số, làm giảm chất lượng hiệu quả.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên cân bằng việc theo dõi cả các KPI kết quả lẫn các KPI quy trình, như chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động, mức độ hài lòng của khách hàng, v.v. Khi các KPI quy trình được quản lý chặt chẽ, các KPI kết quả sẽ tự động được cải thiện một cách bền vững. Đây mới chính là cách tiếp cận hiệu quả để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Một số câu hỏi thường gặp về xây dựng và triển khai KPI

KPI là một công cụ quản trị quan trọng giúp tổ chức định hướng hoạt động và đo lường hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống KPI tại doanh nghiệp, các nhà quản lý thường gặp phải một số câu hỏi cần được làm rõ. Ví dụ như 4 câu hỏi sau:

Chạy KPI là gì?

"Chạy KPI" là một cụm từ được sử dụng đối với nhân viên, tổ chức, nhóm đang thực hiện một mục tiêu được đề ra trước đó. Họ chỉ có một mục đích để thực hiện hoàn thành một kế hoạch hoặc dự án là cố gắng đạt được chỉ số đó ngắn hạn.

KPI là gì trong nhân sự

Trong một vài tình huống "chạy KPI" còn có ý nghĩa tiêu cực, thay vì tập trung vào cải thiện các quy trình, nâng cao chất lượng công việc và tạo ra giá trị bền vững cho khách hàng mà nhân viên thường sẽ tập trung toàn bộ nỗ lực vào việc đạt được các mục tiêu KPI một cách ngắn hạn. Kết quả có thể dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực như: hy sinh chất lượng, đạt kết quả "chỉ trên giấy", cạnh tranh không lành mạnh giữa các bộ phận, hay thậm chí là gian lận, sai sót.

KPI được đo lường như thế nào?

Trong mỗi doanh nghiệp KPI là khác nhau về cách đo lường. Các chỉ số phải được thiết lập dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, phản ánh đúng hiệu quả hoạt động của từng bộ phận hoặc cá nhân. Cụ thể như KPI về nhân sự các phúc lợi cho từng nhân viên theo quý, thưởng thành tích theo năm, v.v.

Ai là người xác định KPI cho doanh nghiệp?

Hầu hết ai cũng có khả năng xác định KPI, tuy nhiên đối với những mục tiêu kế hoạch, dự án quan trọng KPI sẽ được các ban lãnh đạo cấp cao, sếp, giám đốc, người quản lý thuộc phòng ban đó đặt ra.

Còn đối với cấp độ cá nhân, từng nhân viên vẫn được tham gia đóng góp ý kiến về các KPI liên quan đến công việc của mình. Giúp tăng tính khả thi và cam kết thực hiện của nhân viên khi các KPI được thiết lập.

KPI có nên review thường xuyên không?

KPI cần được review thường xuyên giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện được những chỉ số không còn phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại, hoặc các chỉ số cần được điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp.

Qua bài viết này hy vọng đã giúp anh/chị hiểu rõ hơn về KPI là gì và 5 bước xây dựng hệ thống KPI. Doanh nghiệp cần linh hoạt, sẵn sàng điều chỉnh KPI theo diễn biến của thị trường và rà soát, cập nhật KPI thường xuyên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đừng quên truy cập Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật nhiều thông tin bổ ích hàng ngày.

>>>Có thể bạn quan tâm: