Quy trình quản lý kho theo ISO đầy đủ và mới nhất

Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả, các doanh nghiệp thường áp dụng những tiêu chuẩn nhất định, trong đó ISO là lựa chọn phổ biến hiện nay. Vậy quy trình quản lý kho theo ISO là gì? Lợi ích của việc áp dụng ISO trong quản lý kho? Các bước chi tiết để thực hiện quy trình quản lý kho chuẩn ISO là gì? Tham khảo bài viết sau để tìm hiểu thêm!

 

Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

 

Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO bao gồm các bước tối ưu hóa quản lý kho dựa trên kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp hàng đầu. Quy trình này giúp luân chuyển và lưu trữ hàng hóa, đảm bảo quản lý chi tiết hàng tồn, cung cấp thông tin chính xác để doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh.

 

 

Việc áp dụng ISO trong quản lý kho không chỉ giúp tối ưu tài chính cho hàng tồn kho mà còn nâng cao hiệu quả cung cấp sản phẩm cho khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Tạo dựng niềm tin và sự hài lòng, đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng khi khách hàng cần.

 

Xem thêm: Mô hình pestel là gì? Quy trình phân tích mô hình PESTEL

 

Lợi ích của việc quản lý kho theo ISO

 

Kho hàng là nơi lưu trữ tài sản và hàng hóa quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, nếu quy trình quản lý thiếu chặt chẽ, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng thất thoát, tồn kho dư thừa hoặc hàng hóa hư hỏng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và quy trình vận hành.

 

Việc áp dụng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích như:

 

• Đảm bảo luồng vận hành hàng hóa trôi chảy, giảm thời gian chờ đợi do các bước đã được thiết lập sẵn, hạn chế thủ tục xác nhận thủ công dễ sai sót. 

• Giúp người quản lý giám sát sát sao tình trạng kho, theo dõi tiến độ và năng suất của nhân viên, cải thiện quy trình.

• Tăng khả năng tự động hóa các khâu nhập, xuất và lưu kho, phân định rõ trách nhiệm cho từng nhân sự để quy trình diễn ra liên tục.

• Rút ngắn thời gian lao động, giảm chi phí và tiết kiệm nhân lực cho doanh nghiệp.

​

 

Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO đòi hỏi sự đầu tư chuyên sâu, nhưng cũng giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín với khách hàng, nâng cao vị thế cạnh tranh.

 

Quy trình quản lý kho theo ISO được thực hiện như thế nào? 

 

Tính chất và đặc điểm của hàng hóa khác nhau yêu cầu các phương pháp sắp xếp, bảo quản và xử lý riêng biệt. Mỗi ngành có yêu cầu quản lý kho đặc thù. Quy trình quản lý kho theo ISO thường bao gồm 2 mục chính: Quy trình nhập kho và Quy trình xuất kho. Dưới đây là sơ đồ quy trình quản lý kho chi tiết để bạn tham khảo và điều chỉnh cho doanh nghiệp của mình:

 

Quy trình nhập kho theo tiêu chuẩn ISO

 

Quy trình nhập kho được tiến hành khi nguyên vật liệu thiếu hoặc hết hàng cần cho sản xuất. Đây là yếu tố quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp lưu trữ và quản lý hàng hóa hiệu quả. Bên dưới là sơ đồ quy trình nhập kho tiêu chuẩn, tối ưu hóa từ thông báo nhập kho đến khi hàng được nhập và cập nhật vào sổ kho:

 

Bước 1: Thông báo nhập kho

 

Khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sắp hết, nhân viên mua hàng hoặc kế toán kho cần lập yêu cầu nhập kho. Người yêu cầu sẽ gửi email hoặc thông báo nhập kho, liệt kê chi tiết các mặt hàng cần nhập, gồm vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ và tài sản cố định. Thông báo này là chỉ dẫn ban đầu cho các bên liên quan trong quy trình nhập kho để chuẩn bị cho các nhiệm vụ tiếp theo.

 

 

Yêu cầu này cần được lãnh đạo xét duyệt và thông báo tới các bộ phận liên quan. Thời gian xử lý và ký duyệt không nên kéo dài để đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra đúng hạn.

 

Xem thêm: Phương pháp nhập trước xuất trước là gì? Ưu và nhược điểm

 

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

 

Sau khi nhận được thông báo, kế toán kho hoặc kế toán trưởng sẽ lập phiếu nhập kho. Đây là tài liệu quan trọng, ghi rõ từng mặt hàng, số lượng và các thông tin liên quan cần thiết cho việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa khi nhập kho.

 

 

Phiếu nhập kho sau đó cần được các bên có thẩm quyền trong doanh nghiệp ký duyệt để xác nhận tính hợp pháp và độ chính xác của việc nhập hàng.

 

Bước 3: Nhập kho

 

Khi phiếu nhập kho được ký duyệt, hàng hóa sẽ chính thức được nhập vào kho. Thủ kho có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa nhập vào đúng với thông tin trên phiếu.

 

 

Hàng hóa sẽ được kiểm tra về chất lượng và số lượng trước khi được chuyển đến vị trí lưu trữ phù hợp. Sau khi hoàn tất nhập kho, phiếu nhập sẽ được ký xác nhận và sổ kho sẽ được cập nhật để phản ánh các mục mới.

 

Quy trình xuất kho theo ISO

 

Quy trình xuất kho được xây dựng để đảm bảo tính chính xác trong quản lý và phân phối hàng hóa từ kho đến các bộ phận sử dụng hoặc khách hàng. Các quy trình có thao tác tương tự nhau, doanh nghiệp chỉ cần nắm rõ một số bước sau:

 

Bước 1: Lập đề nghị xuất kho

 

Quy trình nhập kho bắt đầu khi nhân viên từ bộ phận sản xuất hoặc bán hàng nhận thấy cần thiết phải sử dụng hàng hóa.

 

 

Người yêu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho, bao gồm thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng và mục đích sử dụng. Đề nghị này sau đó sẽ được người có thẩm quyền kiểm duyệt và ký tên. Kết quả của bước này là một đề nghị xuất kho hoàn chỉnh với đầy đủ chữ ký, sẵn sàng cho kiểm tra và phê duyệt tiếp theo.

 

Xem thêm: Top 8 Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Tốt Nhất 2024

 

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho & duyệt xuất kho

 

Sau đó, đề nghị xuất kho sẽ được gửi đến kế toán kho và người kiểm tra hàng hóa để xác minh số lượng và tình trạng hàng hóa so với yêu cầu. Sau khi kiểm tra, người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt phiếu xuất kho nếu mọi thứ đều phù hợp.

 

 

Bước 3: Xuất kho

 

Cuối cùng, sau khi phiếu xuất kho được duyệt, thủ kho sẽ sắp xếp và chuẩn bị hàng hóa cho xuất kho. Thủ kho và người nhận hàng (có thể là bộ phận sử dụng hoặc khách hàng) sẽ kiểm tra và xác nhận số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. 

Thông tin này sẽ được ghi lại trên phiếu xuất kho và ký nhận bởi cả hai bên. Đồng thời, sổ kho sẽ được cập nhật để phản ánh chính xác số lượng hàng hóa đã xuất.

 

 

Quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO đơn giản với phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay - LINKQ

 

Phần mềm quản lý kho LinkQ được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giúp các hoạt động nhập, xuất, và tồn kho trở nên nhanh chóng và chính xác. 

 

 

Tích hợp công nghệ mã vạch và QR code, phần mềm LinkQ giúp kết nối các bộ phận như lập kế hoạch sản xuất, thu mua và kế toán, từ đó cung cấp dữ liệu cần thiết để dự báo nhu cầu, tối ưu chi phí và nâng cao tốc độ vòng quay sản phẩm.

 

Các tính năng nổi bật của phần mềm LinkQ:

 

• Quản lý nhập xuất tồn kho: Hoạt động nhập xuất kho hoàn toàn tự động thông qua công nghệ quét mã vạch, giúp nhập liệu nhanh chóng và dễ dàng truy xuất thông tin.

• Quản lý từ xa: Người quản lý có thể theo dõi hoạt động kho mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị như máy tính và điện thoại.

• Quản lý nhiều loại hàng hóa: Hỗ trợ quản lý nhiều loại hàng hóa theo lô và ngày sản xuất, đảm bảo hiệu quả trong việc sắp xếp và truy xuất.

• Giảm thiểu sai sót: Công nghệ mã vạch giúp giảm 100% tình trạng xuất nhập nhầm hàng và giảm 50% thời gian thao tác tại kho.

• Liên kết dữ liệu: Dữ liệu kho được cập nhật liên tục, cho phép các bộ phận liên quan truy xuất thông tin dễ dàng, đảm bảo tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.

• Đa ngôn ngữ: Phần mềm hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp các thành viên quốc tế dễ dàng sử dụng.

​

Với những tính năng nổi bật và khả năng tự động hóa quy trình quản lý, phần mềm LinkQ không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo việc quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. 

 

Bài viết trên đã cung cấp thông tin chi tiết về quy trình quản lý kho theo ISO. Hy vọng doanh nghiệp sẽ áp dụng phù hợp và tối ưu hóa quy trình quản lý hiện tại. Hãy theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật những tin tức mới nhất về quản lý và vận hành sản xuất.

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Phần mềm Quản lý kho sản xuất

• 4M là gì? Cách cải thiện 4M trong sản xuất là gì?

• Vòng quay hàng tồn kho là gì?

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: