Cơ cấu tổ chức là gì? Các loại cơ cấu tổ chức phổ biến hiện nay

Ở mỗi doanh nghiệp đều cần có một cơ cấu tổ chức riêng để đảm bảo kiểm soát tốt các hoạt động nội bộ. Dựa trên cơ cấu này, các doanh nghiệp sẽ có thể phân rõ vai trò, nhiệm vụ, công việc và quyền hành quyết định của từng cấp bậc một cách tối ưu. Vậy, bản chất cơ cấu tổ chức là gì? Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp? Có mấy loại hình phổ biến? Hãy cùng Bí Quyết Quản trị Sản Xuất tìm hiểu chi tiết qua bài viết bên dưới!

 

Cơ cấu tổ chức là gì?

 

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác định cách thức điều hành các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức. Cơ cấu này bao gồm các quy tắc, vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức. 

 

 

Chỉ khi doanh nghiệp xây dựng được cơ cấu tổ chức phù hợp thì mới phát huy tối đa nguồn lực và thúc đẩy phát triển bền vững. Để đạt được sự hợp tác nhịp nhàng và ăn ý giữa các thành viên trong tổ chức nhằm đáp ứng mục tiêu chung, cơ cấu tổ chức cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

 

• Phân chia con người và các nguồn lực vào các hoạt động cụ thể.

• Làm rõ trách nhiệm của các cá nhân và tăng cường hợp tác thông qua mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và phân quyền.

• Truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng của tổ chức cho nhân viên thông qua các nguyên tắc và tiêu chuẩn công việc.

• Thiết lập các quy trình hiệu quả để thu thập và đánh giá thông tin, giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định tốt hơn.

​

Xem thêm: Mô hình 5S - Quản trị sản xuất tinh gọn

 

Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong công ty

 

Một cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ dẫn đến các vấn đề hoạt động nội bộ diễn ra phức tạp, khó kiểm soát và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp. 

 

Điều này có thể bao gồm sự nhầm lẫn về vai trò và chức năng của các thành viên, cũng như sự phối hợp không nhịp nhàng giữa các phòng ban. Những xung đột không mong muốn giữa các cá nhân, đội nhóm cũng có thể phát sinh.

 

 

Ngược lại, một cơ cấu tổ chức phân quyền rõ ràng, được dẫn dắt bởi những nhà lãnh đạo tầm cao lại có thể giúp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực theo từng nhiệm vụ cụ thể. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự và các chi phí sản xuất, từ đó nâng cao lợi nhuận.

 

Đáng chú ý, một cơ cấu tổ chức rõ ràng với các chức năng, trách nhiệm và vai trò của từng thành viên được xác định rõ ràng, sẽ giúp cấp dưới dễ dàng hoàn thành tốt công việc. Đồng thời, cũng giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc định hướng và phát huy năng lực của từng nhân viên.

 

Một số yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức

 

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức thường xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Do đó, khi quản trị doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cần nghiên cứu và đánh giá đúng các tác động sau:

 

Môi trường bên ngoài

 

Môi trường bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh đều có thể ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. 

 

 

Theo đó, một số yếu tố mà doanh nghiệp cần chú ý như sau: 

 

• Khi môi trường nhộn nhịp: doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tổ chức linh hoạt để nhanh chóng thích ứng với những thay đổi từ môi trường bên ngoài. 

• Khi môi trường bên ngoài phức tạp: cơ cấu tổ chức theo mô hình phân quyền sẽ thích hợp hơn trong giai đoạn thị trường nhiều biến động. Bởi cơ cấu này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận và nắm bắt thông tin nhanh chóng hơn. 

• Khi thị trường đa dạng: doanh nghiệp cần tập trung nghiên cứu và mở rộng chủng loại sản phẩm/dịch vụ, khách hàng, phạm vi hoạt động.

• Khi thị trường quá cạnh tranh: doanh nghiệp cần xem xét nguồn lực phía bên trong của mình và đối thủ trên thị trường. Nếu chênh lệch quá nhiều về nguồn lực, doanh nghiệp cần linh hoạt trong ra quyết định để kiểm soát tốt hơn.

 

Chiến lược kinh doanh

 

Chiến lược kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức cơ bản. Bởi tất cả các doanh nghiệp đều hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận, xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp chiến lược kinh doanh đề ra phát triển thành công. 

 

 

Nghiên cứu đầu tiên về mối quan hệ này do Alfred Chandler thực hiện trên 100 doanh nghiệp lớn tại Mỹ. Sau khi thu thập và phân tích dữ liệu về sự phát triển của các công ty, ông kết luận rằng những thay đổi trong chiến lược của đơn vị thường dẫn dắt sự chuyển biến trong cơ cấu tổ chức.

 

Xem thêm: Lợi Ích Của ERP Trong Doanh Nghiệp

 

Công nghệ và nguồn nhân lực

 

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng công nghệ và nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến xây dựng cơ cấu tổ chức. Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ tiên tiến thường có mô hình quản lý đơn giản hơn.

 

 

Bên cạnh đó, nguồn nhân lực cũng là yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các doanh nghiệp có đội ngũ kỹ thuật cao thường lựa chọn cơ cấu tổ chức linh hoạt, phân quyền. 

 

Văn hóa dựa trên giá trị và nguyên tắc sẽ thúc đẩy tính tự giác của nhân viên, họ thường ưa chuộng sự tự do, độc lập và không thích sự kiểm soát chặt chẽ. Do đó, khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị cần chú ý đến nguồn nhân lực và tính chất công việc để sắp xếp cho phù hợp. 

 

Các loại cơ cấu tổ chức phổ biến nhất thời điểm hiện tại

 

Có nhiều cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khác nhau. Trong số đó, các dạng cơ cấu tổ chức bao gồm:

 

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

 

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thường được chia dựa trên các chức năng quản lý. Mỗi bộ phận trong tổ chức đều sẽ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể, trong một phạm vi nhất định. Cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ yêu cầu nhân viên phải có chuyên môn trong lĩnh vực họ quản lý. 

 

 

Các chức năng chính bao gồm tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự và nghiên cứu phát triển, mỗi lĩnh vực sẽ do một chuyên gia chịu trách nhiệm quản lý và điều phối công việc. 

 

Ưu điểm:

 

• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên trong từng bộ phận.

• Trách nhiệm của các phòng ban được xác định cụ thể, giúp họ báo cáo công việc chính xác.

• Mỗi người quản lý là chuyên gia trong lĩnh vực mình đảm trách, tạo nền tảng chuyên môn hóa.

• Chất lượng sản phẩm/ dịch vụ được nâng cao nhờ sự chuyên sâu của người quản lý giỏi chuyên môn. 

 

Nhược điểm:

 

• Thiếu khả năng ra quyết định nhanh chóng do cơ cấu phân cấp.

• Tạo ra rào cản giữa các bộ phận, đặc biệt khi doanh nghiệp đa dạng sản phẩm và thị trường.

• Nhiều người quản lý ngang cấp trong cùng phòng ban dẫn đến xung đột lãnh đạo.

• Chuyên viên khó phát triển toàn diện, ít cơ hội thăng tiến lên các vị trí khác.

​

Cơ cấu tổ chức phân quyền

 

Cơ cấu tổ chức phân quyền là một hình thức đơn giản và đã được áp dụng từ rất lâu, trong đó quyền hạn được phân cấp theo thứ tự từ trên xuống dưới. Các chỉ thị được ban hành từ cấp quản lý cao nhất và truyền đạt đến các cấp dưới.

 

 

Khi nhân viên muốn đề xuất ý kiến, họ phải gửi lên cấp quản lý trực tiếp, sau đó lên các cấp cao hơn để phê duyệt. Kết quả cuối cùng sẽ được trả về cho nhân viên theo hướng ngược lại.

 

Mô hình cơ cấu tổ chức phân quyền có xu hướng khiến doanh nghiệp trì trệ và phân biệt lớn giữa các cấp bậc trong công ty. Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên thường sẽ trở nên xa cách, không có quá nhiều sự tương tác hỗ trợ. Nhân viên chỉ đến làm việc vì nhu cầu về thu nhập, chứ không có mong muốn gắn kết với công ty.

 

Cơ cấu tổ chức ma trận

 

Mô hình tổ chức ma trận vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin trong mô hình này luân chuyển theo cả chiều dọc và chiều ngang.

 

Loại hình tổ chức ma trận ban đầu chỉ được áp dụng trong ngành hàng không, bởi lĩnh vực này có yêu cầu xử lý công việc riêng biệt. Trong trường hợp sử dụng mô hình truyền thống, việc này có thể khiến quá trình công việc bị trì hoãn và gián đoạn.

 

 

Sau này, cơ cấu ma trận được ứng dụng vào những công ty đa dự án hoặc sản xuất nhiều sản phẩm. Đây là cấu trúc khó nhất, do các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng phức tạp và đa chiều. Tuy nhiên, mô hình này có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn.

 

Điểm hấp dẫn của sơ đồ ma trận là cung cấp tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng. Các bộ phận trong mô hình này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau.

 

Xem thêm: Vai Trò Của Kế Hoạch Sản Xuất Trong Doanh Nghiệp Là Gì?

 

Cơ cấu tổ chức phẳng

 

Công ty áp dụng cơ cấu tổ chức phẳng thường không có phân chia chức danh rõ ràng. Tất cả nhân viên trong tổ chức được coi là bình đẳng, thực hiện quản lý và ra quyết định một cách tự chủ. Do đó, mô hình này chỉ phù hợp với các đơn vị quy mô nhỏ, yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên.

 

 

Cơ cấu tổ chức phẳng phát huy tác dụng khi nhân viên gắn kết chặt chẽ với nhau và nhiệm vụ chung. Để đạt được điều này, việc tăng cường truyền thông nội bộ đóng vai trò chủ chốt.

 

Mô hình cấu trúc phẳng thường được áp dụng tại các công ty nhỏ, startup. Ưu điểm nổi bật của nó bao gồm: giảm chi phí quản lý, nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, tinh gọn bộ máy, cải thiện giao tiếp và rút ngắn thời gian ra quyết định.

 

Cách lựa chọn loại cơ cấu phù hợp với doanh nghiệp

 

Không có một mô hình tổ chức cụ thể nào được xem là đúng hoặc gần đúng nhất. Mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng và không có một mô hình hoàn hảo nào. 

 

 

Tuy nhiên, bốn loại mô hình tổ chức phổ biến sẽ là những mẫu hình giúp các doanh nghiệp xây dựng và phát triển. Để xác định mô hình tổ chức phù hợp, doanh nghiệp cần:

 

• Rà soát vai trò và cách tổ chức hiện tại: Đánh giá xem việc tổ chức này có thúc đẩy năng suất hay cản trở sự phát triển.

• Xem lại chiến lược dài hạn của tổ chức: Xác định rõ ràng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

• Thu thập phản hồi từ nhân viên, lãnh đạo và các bên liên quan: Lắng nghe ý kiến, đề xuất từ các đối tượng này.

• Điều chỉnh mô hình tổ chức cho phù hợp: Dựa trên các thông tin trên, doanh nghiệp cần xác định lại mô hình tổ chức thích hợp.

 

Hy vọng những thông tin về cơ cấu tổ chức từ bài viết của Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất sẽ là một nguồn tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc bạn áp dụng thành công những kiến thức này vào thực tế và phát triển doanh nghiệp hiệu quả! Theo dõi website để cập nhật thêm các bài viết thú vị khác về chuyên đề quản trị nhé! 

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Phương Pháp Gia Tăng Lợi Nhuận Doanh Nghiệp

• Những Lãng Phí Thường Gặp Trong Sản Xuất

• Ứng Dụng Của Tháp Nhu Cầu Maslow Vào Quản Trị​

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: