KPI phòng mua hàng là gì? Cách nâng cao hiệu quả mua hàng

KPI là công cụ quan trọng giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mua hàng. Việc áp dụng KPI cho vị trí này không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường kết quả công việc mà còn tập trung nguồn lực để đạt được các mục tiêu nhanh chóng hơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về KPI phòng mua hàng, giúp bạn xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cho vị trí này. Hãy theo dõi để có thêm những kiến thức hữu ích!

 

KPI phòng mua hàng là gì?

 

KPI phòng mua hàng (Key Performance Indicators) là các chỉ số quan trọng giúp đo lường và quản lý hiệu quả hoạt động của bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi sự tối ưu hóa và hiệu quả, việc xây dựng và theo dõi KPI là một phần thiết yếu để đảm bảo các mục tiêu chiến lược và kế hoạch của phòng mua hàng được thực hiện hiệu quả.

 

 

Các tiêu chí KPI phòng mua hàng bao gồm những gì?

 

Phòng mua hàng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm, đàm phán và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với chất lượng và giá cả tối ưu, đồng thời giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn đã đặt ra. Nếu không được quản lý chặt chẽ, hoạt động của phòng mua hàng có thể thiếu nhất quán và gây ra tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

 

Do đó, việc thiết lập KPI là yếu tố quan trọng để đảm bảo bộ phận mua hàng hoạt động hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu trong quy trình mua sắm.

 

KPI về thời gian mua hàng

 

Chỉ số KPI này đo lường tổng thời gian thực hiện một đơn đặt hàng, bao gồm các bước từ khi tạo đơn hàng, phê duyệt, nhận hàng, tạo hóa đơn đến hoàn tất thanh toán. KPI này tập trung vào quy trình xử lý đơn hàng, không bao gồm thời gian sản xuất và vận chuyển sản phẩm. Nhiệm vụ chính của phòng mua hàng là đảm bảo cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Để đạt được điều này, phòng mua hàng cần lập danh sách công việc và xây dựng kế hoạch thực hiện theo thời gian thực.

 

• Xây dựng kế hoạch dựa trên Leadtime

Việc thiết lập KPI yêu cầu sự phối hợp giữa phòng mua hàng và các bộ phận liên quan để thống nhất Leadtime – thời gian cần thiết để hoàn thành quy trình mua hàng, bao gồm cả thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi kế hoạch và chỉ tiêu được xác định, phòng mua hàng sẽ tiến hành công việc theo thời gian đã được yêu cầu.

Leadtime cần được tối ưu hóa để đảm bảo hiệu quả. Nếu thời gian này quá dài, nó có thể phản ánh sự kém hiệu quả của phòng mua hàng, trong khi thời gian quá ngắn lại dễ dẫn đến khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời.

 

 

• Phân loại Leadtime và ngoại lệ

Ví dụ:

• Nhà cung cấp có thời gian chu kỳ dưới 4 ngày được coi là ngắn.

• Thời gian từ 5-8 ngày là trung bình.

• Trên 8 ngày được phân loại là dài.

​

Phòng mua hàng cần tuân thủ tiến độ để duy trì KPI. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt có thể ảnh hưởng đến KPI, chẳng hạn như sự cố thiết bị, thiếu nguyên vật liệu hoặc các yếu tố ngoài tầm kiểm soát. Trong những tình huống này, phòng mua hàng đóng vai trò hỗ trợ quan trọng, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

 

Sau khi hoàn tất công việc, doanh nghiệp cần tiến hành xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố để đưa ra các biện pháp phòng ngừa và khắc phục hiệu quả. Điều này giúp ngăn chặn các tình huống tương tự tái diễn, đảm bảo quy trình mua hàng và hoạt động sản xuất diễn ra ổn định, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển một cách bền vững.

 

 

KPI về chất lượng mua hàng

 

Trong quản lý chất lượng, chỉ số KPI của phòng mua hàng yêu cầu đảm bảo chất lượng ở ba giai đoạn: iQC (kiểm soát chất lượng đầu vào), pQC (kiểm soát chất lượng trong quá trình), và oQC (kiểm soát chất lượng đầu ra).

 

• Đánh giá tiêu chuẩn chất lượng của nhà cung ứng

Yếu tố đầu tiên mà KPI phòng mua hàng cần chú trọng là việc đánh giá tổng quan chất lượng của nhà cung cấp đầu vào. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng mua hàng và bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được đề ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp hiện nay chưa đầu tư đúng mức vào hoạt động này, dẫn đến tổn thất đáng kể về chất lượng hàng hóa và doanh thu.

 

 

• Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và công việc

KPI về chất lượng cũng yêu cầu bộ phận mua hàng đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng chặt chẽ trong quy trình mua sắm. Người phụ trách mua hàng cần thông báo rõ ràng các yêu cầu kiểm định cho nhà cung cấp, giúp họ cung cấp báo giá phù hợp. Đồng thời, nhân sự mua hàng cần am hiểu về sản phẩm và thị trường để hỗ trợ việc mua sắm đạt hiệu quả, đúng tiến độ và đáp ứng các mục tiêu KPI đã đặt ra.

 

 

• Kiểm tra chất lượng đầu vào

Yếu tố cuối cùng trong KPI về chất lượng là việc kiểm tra chất lượng đầu vào của nguyên vật liệu và thiết bị. Công việc này do bộ phận QC và kỹ thuật thực hiện, dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác định trong hợp đồng hoặc hồ sơ chào thầu. Quy trình này đảm bảo rằng mọi hàng hóa nhập về đều đạt yêu cầu chất lượng, đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

 

 

Xem thêm: 4 mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến và hiệu quả nhất

 

KPI về chi phí mua hàng

 

Nhiều người thường cho rằng công việc mua hàng đơn giản, chỉ cần tập trung vào việc giảm giá sản phẩm thông qua thương lượng với nhà cung cấp là đủ để đạt mục tiêu. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí riêng để đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng, và từ đó xây dựng các KPI phù hợp.

 

• Chỉ tiêu giảm giá mua hàng (Soft Cost Saving)

Đây là chỉ số đo lường nỗ lực của phòng mua hàng trong việc ngăn chặn giá tăng thông qua đàm phán, thương lượng hoặc phân tích chuỗi giá trị với nhà cung cấp. Kết quả được đánh giá bằng cách so sánh giá cuối cùng với giá ban đầu từ cùng một nhà cung cấp hoặc với mức giá thấp nhất có thể đạt được. Chỉ tiêu này không chỉ phản ánh khả năng thương lượng mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí trong bối cảnh thị trường biến động.

 

• Chỉ tiêu tiết kiệm chi phí (Hard Cost Saving)

Chỉ số này yêu cầu phòng mua hàng tìm kiếm các nguồn cung ứng hoặc nguyên vật liệu thay thế để mua được sản phẩm tương đương với chi phí thấp hơn so với trước đây. Đây là một mục tiêu thách thức, đòi hỏi sự linh hoạt trong đàm phán, đặc biệt trong bối cảnh lạm phát ngày càng tăng. Khoản tiết kiệm này được phản ánh rõ ràng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, cho thấy sự hiệu quả trong quản lý chi phí.

 

 

KPI về mức độ hài lòng của khách hàng

 

Mục tiêu của KPI phòng mua hàng là đáp ứng đầy đủ các yêu cầu từ khách hàng nội bộ, đảm bảo sự hài lòng của họ. Để đo lường mức độ hài lòng, doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc khảo sát đánh giá về chất lượng dịch vụ, hiệu quả cung ứng, mức độ hợp tác và hỗ trợ từ công ty. Những khảo sát này có thể được thực hiện định kỳ hoặc hàng năm.

 

Một điều quan trọng cần lưu ý là các chỉ tiêu khảo sát thường mang tính chất định tính, và vì vậy dễ bị ảnh hưởng bởi cảm nhận chủ quan của khách hàng, ví dụ như họ chỉ nhớ những sự kiện tiêu cực hoặc ấn tượng trong khoảng thời gian ngắn. Do đó, phòng mua hàng cần triển khai các chiến lược để khuyến khích khách hàng đưa ra đánh giá khách quan và toàn diện, dựa trên các thỏa thuận rõ ràng và minh bạch giữa các bên.

 

 

KPI về mức độ tuân thủ tiêu chuẩn

 

Một trong những ưu tiên hàng đầu của KPI phòng mua hàng là đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình mua sắm của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này được đánh giá dựa trên tỷ lệ giao dịch không tuân thủ quy định, số lượng hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, hoặc kết quả từ các mẫu kiểm tra ngẫu nhiên. Đặc biệt, đối với các công ty có quy trình tiêu chuẩn và yêu cầu khắt khe về chất lượng, việc tuân thủ KPI này càng trở nên nghiêm ngặt hơn.

 

Bên cạnh đó, KPI của phòng mua hàng còn có thể bao gồm các chỉ tiêu khác, chẳng hạn như khả năng sáng tạo trong công việc, hiệu suất làm việc cá nhân và khả năng làm việc nhóm của nhân viên.

 

 

Chiến lược nâng cao hiệu quả KPI phòng mua hàng

 

Tìm cơ hội tiết kiệm chi phí

 

Người quản lý mua hàng theo dõi và tối ưu hóa chi phí bằng các bước sau:

• Dự tính chi phí của hàng hóa và dịch vụ dựa trên nhu cầu và ngân sách của công ty.

• So sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến.

Để đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, người quản lý mua hàng tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu quả ở mỗi bước trong quy trình mua hàng.

 

Một trong những phương pháp hiệu quả để tiết kiệm chi phí là xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp. Điều này giúp người quản lý mua hàng thương lượng được giá tốt hơn, chi phí vận chuyển hợp lý và các điều kiện hợp đồng có lợi hơn. Hơn nữa, việc hoàn thành KPI của  phòng mua hàng có thể được hỗ trợ nhờ vào việc phát triển mối quan hệ giao tiếp tin cậy với các nhà cung cấp, qua đó người quản lý có thể nhận được thông tin sớm về các ưu đãi và giảm giá đặc biệt.

 

Yếu tố tiếp theo để tiết kiệm chi phí là luôn cập nhật và theo dõi các nhà cung cấp cũng như sản phẩm mới trên thị trường, vì chúng có thể mang lại giá trị tốt hơn. Người quản lý mua hàng có thể thiết kế và triển khai một quy trình đánh giá nhà cung cấp hiệu quả, giúp công ty không ngừng tìm kiếm các lựa chọn tối ưu.

 

Ngoài ra, người quản lý mua hàng cũng cần áp dụng chiến lược tương tự với các đối tác giao hàng, theo dõi các ưu đãi và phí dịch vụ mới, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác hiện có. Bằng cách tìm kiếm các phương thức giao hàng đáng tin cậy và chi phí thấp, cũng như thương lượng các mức giá đặc biệt, KPI phòng mua hàng có thể đạt được với chi phí giảm thiểu đáng kể.

 

 

Xem thêm: Order picking là gì? Các phương pháp lấy hàng tiêu biểu

 

Đảm bảo hiệu suất và mức độ tin cậy của các nhà cung cấp theo hợp đồng

 

Phòng mua hàng có thể bắt đầu thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) bằng cách đề ra mục tiêu cho nhà cung cấp, bao gồm các tiêu chí như đảm bảo giao hàng đúng số lượng, đúng hạn, và từ chối hàng hóa hoặc dịch vụ bị lỗi.

 

Sau khi mục tiêu được xác định, người quản lý mua hàng cần theo dõi tỷ lệ hoàn thành mục tiêu của từng nhà cung cấp, đánh giá và nhận diện các vấn đề cần khắc phục.

 

Để đạt được hiệu suất tối ưu, người quản lý mua hàng phải rõ ràng truyền đạt các yêu cầu và kỳ vọng của công ty với các nhà cung cấp. Hai bên nên cùng nhau thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, đồng thời thống nhất về các chỉ số hiệu suất thông qua văn bản.

 

Cuối cùng, người quản lý mua hàng cần thường xuyên đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và phản hồi theo các tiêu chí đã đề ra. Phản hồi có thể được thực hiện qua các báo cáo qua email, hệ thống mua sắm, hoặc trong các cuộc họp trực tiếp, miễn là phương thức giao tiếp này thuận tiện cho cả hai bên.

 

 

Tăng cường hiệu quả quản lý hàng tồn kho

 

Để theo dõi KPI phòng mua hàng trong việc quản lý hàng tồn kho, người quản lý mua hàng cần bắt đầu bằng việc nghiên cứu các số liệu trung bình về hàng tồn kho trên thị trường. Các chỉ số này bao gồm tỷ lệ doanh thu (thường tính theo năm), tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu, và độ chính xác của hồ sơ tồn kho. Ngoài ra, người quản lý cũng nên xem xét dữ liệu lịch sử của công ty để so sánh số lượng hàng tồn kho hiện tại với các số liệu trước đó. Khi hoàn thành nghiên cứu, người quản lý cần hiểu rõ tỷ lệ hàng tồn kho mục tiêu mà công ty mong muốn.

 

Bằng cách so sánh tỷ lệ hàng tồn kho hiện tại với tiêu chuẩn ngành, người quản lý cũng có thể đánh giá xem các đối thủ cạnh tranh có thực hiện các biện pháp hiệu quả để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho hay không, và nếu có, cần phân tích phương thức họ áp dụng.

 

Trong nhiều trường hợp, việc quản lý hàng tồn kho có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài ngoài tầm kiểm soát của công ty, như sự biến động nhu cầu theo mùa hoặc hạn chế giao hàng do các quy định địa phương. Điều này có thể khiến công ty không đạt được mức trung bình ngành. Trong trường hợp này, người quản lý cần xem xét dữ liệu lịch sử để xác định xu hướng quản lý hàng tồn kho trong công ty và đánh giá xem liệu quy trình này có thể được cải thiện và hiệu quả hơn trong tương lai không.

 

Mặt khác, nếu dữ liệu quản lý hàng tồn kho không đạt mức tối ưu, điều này có thể chỉ ra tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc hàng hóa không được luân chuyển kịp thời. Các nhóm sản xuất, marketing và bán hàng có thể giúp phát hiện các điểm yếu trong quy trình hiện tại, nhưng người quản lý mua hàng cần chủ động theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho một cách liên tục.

 

Để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, các chuyên gia mua hàng có thể áp dụng giải pháp tự động hóa. Phần mềm chuyên dụng giúp giảm thiểu sai sót do tác động thủ công, từ đó nâng cao độ chính xác trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Hệ thống này cũng cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết, giúp người quản lý đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt và điều hành chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

 

 

Tìm sự cân bằng hoàn hảo giữa chất lượng và giá trị

 

Để đảm bảo sự cân bằng giữa chất lượng và giá trị, người quản lý mua hàng cần phải hiểu rõ và tổng hợp đầy đủ các yêu cầu của công ty đối với các sản phẩm và dịch vụ, cũng như giá trị của chúng.

 

Một bước quan trọng là lập danh sách các tiêu chuẩn bắt buộc, bao gồm các yếu tố chất lượng của vật liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết. Danh sách này có thể thay đổi tùy theo ngành và từng công ty, nhưng mục tiêu chính là phải xác định và mô tả rõ ràng các tiêu chí chất lượng cần đạt.

 

Để cải thiện KPI phòng mua hàng trong việc cân bằng chất lượng và giá trị, người quản lý nên phát triển mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hiện tại, thường xuyên yêu cầu báo giá và đàm phán các hợp đồng có lợi. Việc mua số lượng lớn có thể giúp đạt được giá bán buôn, và nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá ưu đãi cho các doanh nghiệp có giá trị tương thích, chẳng hạn như những công ty chú trọng đến tính bền vững trong sản xuất.

 

Ngoài việc đàm phán hợp đồng tốt với các đối tác đã chọn, người quản lý mua hàng cần liên tục tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế. Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu và sự phát triển công nghệ nhanh chóng, thị trường luôn thay đổi. Vì vậy, người quản lý mua hàng cần nắm bắt xu hướng thị trường và nhận diện những nhà cung cấp đang hoặc sẽ đưa ra các giải pháp mới.

 

 

Giảm tình trạng mua hàng khẩn cấp

 

Để đạt được KPI phòng mua hàng, việc giảm tỷ lệ mua hàng khẩn cấp là điều cần thiết, thông qua việc hạn chế các giao dịch mua sắm đột xuất. Người quản lý cần tập trung vào việc xây dựng mối liên kết chặt chẽ với đồng nghiệp và các trưởng bộ phận, thường xuyên đối chiếu kế hoạch mua sắm ban đầu với phản hồi từ họ, những người có thể cung cấp cái nhìn thực tế về tình hình.

 

Nếu các kế hoạch không thực hiện được đúng như dự định, đó là dấu hiệu cho thấy quy trình hoặc kế hoạch cần được điều chỉnh để khắc phục. Điều này giúp giảm thiểu việc mua sắm gấp gáp vào cuối cùng và giữ kiểm soát tình hình.

 

Một yếu tố quan trọng khác trong việc giảm tỷ lệ mua hàng khẩn cấp là thiết lập một quy trình mua sắm rõ ràng, bao gồm các hướng dẫn và thủ tục chi tiết cho từng bước mua hàng, phê duyệt và xem xét. Quy trình được truyền đạt rõ ràng trong toàn công ty sẽ giúp dễ dàng xử lý và ngăn ngừa các tình huống bất ngờ.

 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng góp phần giảm thiểu tỷ lệ mua hàng khẩn cấp. Việc duy trì mức tồn kho phù hợp giúp tổ chức tránh được tình trạng phải mua sắm gấp. Để nâng cao hiệu quả, tổ chức có thể áp dụng phần mềm quản lý tồn kho, giúp các nhà quản lý theo dõi mức tồn kho, đặt mức giới hạn và kiểm soát chu kỳ hàng hóa.

 

Việc nắm rõ tình trạng tồn kho giúp tổ chức tránh được thiếu hụt hàng hóa và giảm tỷ lệ mua sắm khẩn cấp.

 

Cuối cùng, việc quản lý và đánh giá rủi ro có thể giúp giảm thiểu mua hàng khẩn cấp. Quan trọng là nhận diện những mối đe dọa tiềm ẩn đối với chuỗi cung ứng và sản xuất. Người quản lý mua hàng có thể thiết lập các quy trình và phương án dự phòng để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, từ đó giảm thiểu các giao dịch mua sắm khẩn cấp, chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.

 

 

Tổng kết lại, việc thiết lập và theo dõi KPI phòng mua hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu trong quản lý chuỗi cung ứng. Các KPI rõ ràng và có tính khả thi sẽ hỗ trợ đội ngũ mua hàng tập trung vào các ưu tiên chiến lược, giảm thiểu chi phí và tối ưu quy trình mua sắm. Hãy bắt đầu triển khai KPI cho phòng mua hàng ngay hôm nay để cải thiện hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Bí Quyết Quản Trị Sản Xuất để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!

 

>>>Có thể tham khảo thêm:

• Onboarding là gì? Cách thực hiện onboarding nhân viên mới

• Quy trình mua hàng là gì? 8 bước thiết lập quy trình chuẩn

• SaaS là gì? Tại sao doanh nghiệp nên chọn mô hình SaaS

​

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: