Quy trình kinh doanh là gì? Các bước lập quy trình kinh doanh

Trước bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc xây dựng và tuân thủ các quy trình kinh doanh là yếu tố then chốt để quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Quy trình kinh doanh không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả mà còn đảm bảo sự nhất quán, minh bạch và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trước những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Vậy bản chất quy trình kinh doanh là gì? Tại sao nó lại quan trọng và doanh nghiệp cần phải lập ra các quy trình như thế nào? Hãy cùng Bí quyết quản trị sản xuất tìm hiểu trong bài viết bên dưới!

 

Quy trình kinh doanh là gì? Ví dụ

 

Quy trình kinh doanh là một hệ thống các hoạt động được sắp xếp logic và tuần tự, được giao cho các bộ phận liên quan để thực hiện các công việc cụ thể. Mục đích là để đạt được mục tiêu cụ thể, có thể liên quan đến thị trường, khách hàng hay nội bộ doanh nghiệp.

 

 

Việc hoàn thành các nhiệm vụ này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, nhằm mang lại kết quả tối ưu.

 

Ví dụ: Quy trình ra mắt ứng dụng mới của một công ty phần mềm:

• Nghiên cứu thị trường

• Xác định nguồn lực và phát triển ứng dụng

• Đánh giá ứng dụng và điều chỉnh 

• Kế hoạch tiếp thị và phát hành

• Kiểm tra mô hình doanh thu

• Phát hành ứng dụng

 

Xem thêm: Toàn cảnh về Chuyển Đổi Số Tại Việt Nam (Digital Transformation)

 

Các loại quy trình kinh doanh

 

 

Các loại quy trình kinh doanh là gì? Thực chất, có rất nhiều cách để phân loại quy trình kinh doanh, như dựa trên chức năng của các bộ phận trong doanh nghiệp, mức độ tự động hóa của quy trình, hoặc ngành/lĩnh vực hoạt động. 

 

Tuy nhiên, thông thường các doanh nghiệp Việt Nam thường phân chia quy trình kinh doanh dựa trên vai trò của từng phòng ban trong tổ chức. Theo đó, có thể chia thành các phân loại chính sau:

 

• Nguồn nhân lực: Bao gồm các quy trình như tuyển dụng, đào tạo, quản lý kỷ luật nhân viên.

• Tài chính: Lập kế hoạch, ngân sách, báo cáo tài chính (có thể ứng dụng phần mềm quản trị tài chính LinkQ).

• Quản lý: Hoạch định chiến lược, đánh giá hiệu quả, quản trị toàn diện doanh nghiệp.

• Bán hàng: Phát triển và chăm sóc khách hàng, đáp ứng nhu cầu của họ.

• Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề, sự cố.

• Sản xuất và Vận hành: Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

​

Vai trò của quy trình kinh doanh

 

Quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. 

 

 

Các công ty sử dụng quy trình để chuẩn hóa trình tự hoạt động, duy trì, cải thiện hiệu quả công việc. Theo đó, vai trò cốt lõi của quy trình kinh doanh trong công ty như sau:

 

• Xác định mục tiêu cụ thể và kế hoạch hành động: Quy trình cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ hướng đi và lập kế hoạch chi tiết tối ưu. 

• Kiểm soát và quản lý tiến độ dự án: Giúp theo dõi tiến độ, điều chỉnh và hạn chế các sai sót trong quá trình thực thi. 

• Tự động hóa và tăng tốc quy trình giao việc: Quy trình kinh doanh giúp trình tự hóa các đầu việc, giúp đẩy nhanh tiến độ và hoàn thành tốt mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

• Đo lường và đánh giá hiệu suất: Dễ dàng đo lường kết quả từng giai đoạn kinh doanh, sau đó đánh giá và điều chỉnh nguồn lực tốt hơn. 

​

Cách xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả

 

Tiêu chuẩn ký hiệu sơ đồ quy trình

 

 

 

Trong việc thiết kế sơ đồ quy trình kinh doanh, bạn có thể áp dụng các ký hiệu phổ biến để truyền tải ý nghĩa một cách rõ ràng. Các ký hiệu phổ biến cụ thể như:

 

• Hình chữ nhật: Biểu diễn các hoạt động, nhiệm vụ hay bước thực hiện trong quy trình, do một cá nhân cụ thể đảm nhiệm.

• Hình kim cương: Đại diện cho các điểm ra quyết định trong quy trình.

• Mũi tên: Minh họa mối liên kết và sự chuyển tiếp giữa các bước.

• Hình Pill: Chỉ ra điểm bắt đầu hoặc kết thúc của toàn bộ quy trình.

 

Cách thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh

 

Xác định mục tiêu và chọn loại sơ đồ quy trình

 

Quy trình kinh doanh chỉ đạt hiệu quả khi xác định đúng mục tiêu, đối tượng và vẽ đúng sơ đồ quy trình. Để làm được điều này, bạn cần xem xét những điểm quan trọng sau:

 

• Nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên trong quy trình hoạt động kinh doanh. Cần nêu rõ vai trò và nhiệm vụ cụ thể của mỗi thành viên.

• Cung cấp tổng quan về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty cho nhân viên mới. Điều này giúp họ hiểu rõ các bước và mối liên hệ trong toàn bộ quy trình.

• Thời lượng và tiến độ thực hiện của từng phần trong quy trình. Cần nêu rõ thời gian hoàn thành các nhiệm vụ trọng yếu.

• Xác định các điểm then chốt, các bước quan trọng trong quy trình hoạt động kinh doanh. Những điểm này cần được chú trọng và quản lý chặt chẽ.

• Đề xuất những bước cần thực hiện nhằm hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng hoàn thành công việc. Ví dụ như hướng dẫn, đào tạo, tạo điều kiện thuận lợi.

​

 

Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

 

Để làm cho lưu đồ quy trình kinh doanh rõ ràng và dễ theo dõi hơn, bạn có thể thực hiện các điều sau:

 

• Sắp xếp các hình ảnh có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau.

• Sử dụng các liên kết bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước trong quy trình.

• Giữ các khoảng cách giữa các bước nhất quán.

• Giảm số lượng các nhánh trong các đường kết nối để tránh làm lộn xộn sơ đồ.

​

Xem thêm: 3 mô hình quản trị hiện đại cho doanh nghiệp thời đại 4.0

 

Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

 

 

Việc sử dụng màu sắc và hình ảnh là vô cùng quan trọng để tạo ra một sơ đồ quy trình dễ hiểu và hấp dẫn. Bạn có thể thực hiện những điều sau để cải thiện sơ đồ của mình:

• Sử dụng các màu sắc tương phản để phân biệt các ý tưởng đối lập trong quy trình.

• Thêm các biểu tượng để thu hút sự chú ý tới các bước quan trọng.

• Áp dụng lý thuyết màu, như dùng cặp màu đối lập để biểu thị "có" hoặc "không", hoặc dùng màu nổi bật để nhấn mạnh các thao tác quan trọng.

• Tham khảo các mẫu lưu đồ sẵn có trên các nền tảng thiết kế để lấy cảm hứng về màu sắc, kiểu dáng phù hợp với quy trình của bạn.

 

Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

 

Để nâng cao tính trực quan và dễ hiểu của sơ đồ quy trình kinh doanh, bạn có thể:

 

• Sử dụng các yếu tố như đường viền và hình dạng để phân biệt rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận trong quy trình.

• Bổ sung đường thời gian để thể hiện tính tuần tự và thời gian thực hiện của các bước trong quy trình.

 

Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

 

Để tăng tính dễ hiểu và sử dụng của sơ đồ quy trình kinh doanh, bạn có thể bổ sung các nhãn hoặc chú giải khi các ký hiệu trong quy trình không quá rõ ràng. Tuy nhiên, cần tránh dùng quá nhiều nhãn hoặc chú giải dài, để tránh gây phân tán sự chú ý của người xem.

 

 

 

Sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại

 

Công ty thương mại là trung gian quan trọng trong chuỗi phân phối, giúp giảm chi phí và thời gian mua sắm cho khách hàng. Quy trình kinh doanh của công ty thương mại là quá trình mang sản phẩm và dịch vụ đến người tiêu dùng, nhằm mục tiêu tạo lợi nhuận.

 

Bước 1: Chuẩn bị

 

Để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, công ty cần có chuẩn bị tổng thể và kỹ lưỡng, bao gồm:

• Nguồn hàng: Lựa chọn nguồn cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng là khâu quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cung cấp cho khách hàng.

• Thông tin sản phẩm, dịch vụ: Nắm rõ thông tin về sản phẩm, dịch vụ để tư vấn và giới thiệu cho khách hàng.

• Kế hoạch bán hàng: Xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể để xác định rõ ràng hơn về chân dung khách hàng tiềm năng và bán hàng hiệu quả hơn.

• Tài liệu hỗ trợ bán hàng: Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết như giấy giới thiệu sản phẩm, báo giá rõ ràng cho khách hàng.

​

 

Bước 2: Xác định khách hàng mục tiêu

 

Phân loại và xác định khách hàng đích là nhiệm vụ chủ chốt khi lập sơ đồ quy trình kinh doanh. Bạn cần xác định rõ thị trường mục tiêu và đối tượng khách hàng cụ thể để tiếp cận hiệu quả. Tích cực tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh truyền thông, sẵn sàng chăm sóc khách hàng với thái độ nhiệt tình và chuyên nghiệp nhất. 

 

 

Bước 3: Tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng

 

Để tiếp cận các khách hàng tiềm năng, công ty cần lập kế hoạch cụ thể. Trước khi giới thiệu sản phẩm, cần tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng nhằm cung cấp giải pháp phù hợp nhất.

 

 

Bước 4: Giới thiệu thông tin giá trị về dịch vụ, sản phẩm

 

Sau khi tiếp cận khách hàng, nhiệm vụ quan trọng tiếp theo là cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, tập trung vào các lợi ích cụ thể đáp ứng nhu cầu khách hàng. Điều quan trọng là luôn giữ thái độ trung thực và chuyên nghiệp, qua đó xây dựng niềm tin với khách hàng.

 

 

Bước 5: Thông báo giá và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ

 

Sau khi thuyết phục khách hàng thành công, việc quan trọng tiếp theo là đảm bảo chuyển đổi khách hàng mua hàng. Ngay lúc này bạn nên tập trung vào những nhu cầu của khách hàng, nhấn mạnh những lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ mang lại, đồng thời chia sẻ phản hồi tích cực từ khách hàng đã mua trước đó. 

 

 

Bước 6: Tiến hành chốt đơn hàng

 

Một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình bán hàng là kết thúc thành công giao dịch. Tại thời điểm này, khách hàng đã có đủ hiểu biết về sản phẩm/dịch vụ, vì vậy cần tập trung vào việc cho khách hàng thấy các trải nghiệm tuyệt vời sẽ nhận được khi chọn sản phẩm/dịch vụ, qua đó thúc đẩy họ ra quyết định mua hàng từ công ty.

 

 

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng thành công

 

Bước chăm sóc khách hàng sau bán hàng là không thể thiếu trong quy trình bán hàng. Việc này không chỉ quyết định đơn hàng hiện tại mà còn ảnh hưởng đến việc khách hàng có mua hàng trong những lần tiếp theo hay không. Do đó, cần thực hiện bước này một cách chuyên nghiệp.

 

 

Các mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh được ứng dụng nhiều nhất hiện nay

 

Tùy vào đặc thù mô hình, quy mô và mục tiêu hoạt động, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình kinh doanh riêng, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là một số ví dụ về quy trình kinh doanh mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp của mình:

 

Sơ đồ quy trình quản lý của công ty

 

Để đảm bảo dự án được triển khai thành công, doanh nghiệp có thể tuân thủ quy trình quản lý dự án cơ bản sau:

 

• Thiết lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, ngân sách, tiến độ và phạm vi dự án.

• Quản lý nguồn lực dự án: Điều phối và sử dụng các nguồn lực tham gia dự án.

• Giám sát và kiểm soát: Theo dõi tiến độ, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

• Kết thúc dự án: Đánh giá kết quả dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án tương lai.

​

 

Sơ đồ quy trình quản lý nhân lực

 

Quy trình quản lý nhân sự là một khâu mấu chốt đối với hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài. Cụ thể:

 

• Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định nhu cầu, tiêu chí tuyển dụng và nguồn lực phù hợp.

• Tuyển dụng nhân sự: Thiết lập và thực hiện các kênh tuyển dụng để thu hút ứng viên tài năng, đánh giá sự hòa hợp với văn hóa và yêu cầu của công việc.

• Đào tạo nhân sự: Cung cấp cho nhân sự mới những kiến thức, kỹ năng và văn hóa doanh nghiệp.

• Đánh giá nhân sự: Thực hiện đánh giá định kỳ, từ đó điều chỉnh kế hoạch và chương trình đào tạo.

 

 

Xem thêm: Kế hoạch sản xuất là gì, quy trình lập kế hoạch hiệu quả

 

Sơ đồ quy trình bán hàng

 

Đối với các doanh nghiệp mới, đang trong giai đoạn xác định thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đây có thể là mô hình quy trình bán hàng phù hợp:

 

• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Xác định đối tượng khách hàng phù hợp với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

• Tiếp cận khách hàng: Liên hệ với khách hàng tiềm năng, giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ.

• Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Xây dựng quan hệ, giải đáp thắc mắc của khách hàng.

• Chốt giao dịch: Thuyết phục khách hàng tiềm năng thực hiện hoạt động mua sắm.

• Chăm sóc khách hàng: Xây dựng các chương trình chăm sóc khách sau mua hàng, bao gồm dịch vụ hậu mãi, bảo hành, hỗ trợ giải quyết thắc mắc,... 

​

 

Các bước cải tiến quy trình kinh doanh của công ty

 

Để nâng cao hiệu suất hoạt động của quy trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước cải tiến sau:

 

Phân tích hoạt động

 

Để tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ, cần xác định và thực hiện các hoạt động sau:

 

• Marketing: Nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược và kế hoạch marketing để tiếp cận và thu hút khách hàng.

• Bán hàng và đặt hàng: Cải thiện quy trình bán hàng, đặt hàng và giao dịch để mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.

• Vận hành: Tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, cung ứng và phân phối nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ và thời gian giao hàng.

• Vận chuyển: Cải thiện quy trình vận chuyển, giao hàng nhanh chóng và an toàn, giảm thiểu sự cố trong quá trình giao nhận.

• Chăm sóc khách hàng: Xây dựng một hệ thống hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, giải quyết kịp thời các yêu cầu, phản hồi và khiếu nại của khách hàng.

​

 

Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

 

Bạn nên liệt kê các yếu tố tạo nên giá trị cho khách hàng và liên kết với các hoạt động trong quy trình kinh doanh. Sau đó, xác định những hành động cần thiết để tối ưu hóa và tăng cường giá trị của các yếu tố này.

 

Như vậy, qua bài viết này, Bí quyết quản trị sản xuất đã cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về quy trình kinh doanh và cách thiết lập sơ đồ kinh doanh hiệu quả nhất. Hy vọng rằng bài viết sẽ hữu ích và hỗ trợ quý doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu kinh doanh của mình!

 

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Tìm hiểu nguyên tắc và các hệ thống quản lý chất lượng

• 4 Giải pháp nâng cao kế hoạch năng lực sản xuất

• Vai trò quản lý chuỗi cung ứng – SCM trong sản xuất

​

 

Để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ phần mềm ERP, mời bạn đăng ký theo thông tin sau: